Tin tức

Phần mềm quản lý văn bản: Công cụ giúp đơn giản hóa quy trình xử lý văn bản đến và đi

Với phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN, quy trình xử lý tài liệu, hồ sơ của các công ty, doanh nghiệp sẽ trở nên đơn giản và dễ thực hiện hơn.

Trong quá trình truyền tải và lưu giữ thông tin, văn bản hay công văn là tài liệu không thể thiếu. Nhận – gửi – lưu trữ là những hoạt động thường xuyên diễn ra trong các doanh nghiệp, công ty và tốn rất nhiều thời gian trong việc phân bổ, và xử lý. Vì thế, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp các doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình xử lý văn bản đến và đi.

Phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN sẽ hỗ trợ người dùng trong việc xử lý văn bản, tài liệu, hồ sơ như thế nào?

Trên thực tế, mỗi công ty, doanh nghiệp đều có khối lượng văn bản đến, văn bản đi hay văn bản nội bộ khá lớn khiến cho việc xử lý theo cách truyền thống như photo, chuyển đến các bộ phận liên quan gặp nhiều khó khăn. Điều này sẽ dễ dẫn đến tình trạng thất lạc hoặc không kịp xử lý kịp thời những công việc quan trọng. Dù tài liệu được lưu trữ một cách khoa học nhưng với số lượng lớn dần theo ngày, bạn sẽ mất rất nhiều cho việc tìm kiếm và lưu trư văn bản, tài liệu.

 

document-management-systems.jpg

Phần mềm quản lý văn bản sẽ giúp quy trình xử lý các văn bản đến, đi và tài liệu khác một các dễ dàng hơn.

 

Với 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN, tất cả các văn bản này sẽ được lưu giữ trên hệ thống phần mềm. Các văn bản, hồ sơ đưa lên hệ thống sẽ được scan, đánh số thứ tự, gán thẻ trước khi lưu trữ. Các chức này sẽ giúp cho người dùng tìm kiếm tài liệu một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn.

Đặc biệt, với nền tảng là công nghệ điện toán đám mây (Cloud), phần mềm cho phép người dùng có thể truy cập, tìm kiếm dữ liệu ở mọi nơi có kết nối Internet. Ngoài ra, công nghệ này sẽ đảm bảo việc không bị mất dữ liệu do lỗi phần cứng gây ra. Kèm theo đó, dữ liệu được lưu trữ phân tán với nhiều bản sao khác nhau.

Quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý hồ sơ với phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN

Hoạt động xử lý văn bản đến với phần mềm quản lý văn bản sẽ được thức hiện thông qua 3 bước là:

  • Ghi nhận sơ bộ văn bản đến: Nhân viên có nhiệm vụ tiếp nhận văn bản ký xác nhận.
  • Xem xét: Xem xét dạng văn bản, bao gồm: tính cấp bách, thời gian cần giải quyết văn bản; dựa theo quy tắc đánh số văn bản có sẵn để phân loại văn bản.
  • Thực hiện: Scan, đánh số theo quy định, gắn thẻ văn bản và trình lên cấp lãnh đạo để phân bổ công việc, cuối cùng là chuyển đến phòng ban có trách nhiệm xử lý, giải quyết văn bản.

Đối với văn bản đi, phần mềm có hỗ trợ việc tạo độc lập hoặc trên cơ sở trả lời văn bản đến trong cùng 1 dự án. Văn bản đến và đi sẽ tự động liên hệ với nhau bởi đường dẫn. Sơ đồ thông thường khi xử lý văn bản đi, sẽ là:

  • Tạo văn bản đi: Sau khi nhận được yêu cầu xử lý văn bản đến, phòng ban liên quan sẽ chịu trách nhiệm giải quyết và trả lời theo đúng chức năng, nhiệm vụ.
  • Thống nhất ý kiến của phòng ban có liên quan đến nội dung văn bản đi
  • Trình văn bản lên cấp lãnh đạo xử lý
  • Lãnh đạo xử lý
  • Đăng ký văn bản đi trên hệ thống

Trên đây là một bước cơ bản về quy trình xử lý văn bản đến trong doanh nghiệp bằng phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM).

Nếu bạn quan tâm đến việc tìm hiểu chi tiết và đầy đủ hơn tính năng của phần mềm, vui lòng gọi theo số Hotline hoặc gửi thông tin về địa chỉ email: sales@1c.com.vn