Tin tức

Thực trạng và giải pháp quản lý văn bản trong các doanh nghiệp Việt Nam

Công tác quản lý văn bản có một vai trò rất quan trọng trong hệ thống quản trị của các công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, việc lưu trữ hồ sơ, văn bản tại các doanh nghiệp hiện đang gặp phải nhiều khó khăn.

Những khó khăn mà doanh nghiệp gặp phải trong quá trình tiếp nhận và xử lý văn bản là gì? Vì sao phần mềm quản lý văn bản lại là giải pháp tối ưu được các công ty, doanh nghiệp sử dụng?

Thực trạng quản lý văn bản tại doanh nghiệp

Việc tổ chức quản lý văn bản một cách khoa học không chỉ đảm bảo yếu tố cung cấp, xem xét, giải quyết kịp thời cũng như bảo mật thông tin mà còn giúp cải cách các thủ tục hành chính, giúp công việc được giải quyết nhanh và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, thực tế cho thấy, rất nhiều doanh nghiệp, công ty vướng phải những khó khăn và trở ngại trong quy trình lưu trữ văn bản.

Thứ nhất, ở các công ty, doanh nghiệp thường không có nhân sự chuyên về lưu trữ hồ sơ, văn bản; khiến cho công tác quản lý văn bản trở nên rời rạc và dễ dẫn đến tình trạng thất thoát tài liệu, hồ sơ quan trọng.

Thứ hai, việc không có sổ theo dõi hoặc có nhưng không được phân loại một cách khoa học, trong khi văn bản ngày càng nhiều sẽ khiến cho việc tìm kiếm, tra cứu của các phòng ban trở nên khó khăn và mất thời gian hơn.

 

Thực trạng và giải pháp quản lý văn bản trong các doanh nghiệp Việt Nam.jpg

Nếu thời gian là tiền bạc thì phần mềm quản lý văn bản chính là tài khoản tiết kiệm.

 

Thứ ba, khi tiến hành điều chỉnh sai sót sẽ sinh ra nhiều bất cập. Nếu lưu trữ bằng sổ sẽ phải gạch xóa hoặc làm mới; nếu lưu bằng file excel, word,… khi tùy chỉnh, nếu không chú ý sẽ dẫn đến tình trạng mất hoặc lộ văn bản, ảnh hưởng nghiêm trọng đến tính bảo mật thông tin trong doanh nghiệp.

Thứ tư, các công ty hay doanh nghiệp sẽ phải đầu tư một không gian lớn nếu lưu trữ hồ sơ, giấy tờ theo phương pháp truyền thống kể trên.

Doanh nghiệp nào cũng cần có Phần mềm quản lý văn bản

Từ những khó khăn kể trên, rất nhiều doanh nghiệp đã hướng đến một giải pháp tối ưu và hiện đại hơn, đó là sử dụng 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM).

Quản lý văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ

Khi văn bản được chuyển đến, người phụ trách tiếp nhận văn bản sẽ tiến hành đánh số bằng phần mềm 1C. Một trong những ưu điểm của phần mềm này chính là việc linh hoạt trong việc tạo số thứ tự đăng ký của văn bản. Khách hàng có thể  đánh số văn bản tùy thuộc vào ngày, dạng văn bản, người trao đổi tin (đối với văn bản đi và văn bản đến) và bộ phận hoặc quy định bộ đánh số riêng cho mỗi dạng văn bản.

Mỗi văn bản được đưa vào hệ thống sẽ được tự động đưa ra thẻ đăng ký ghi nhận. Người sử dụng có thể tự tùy chỉnh nội dung thẻ và tập hợp các trường của thẻ đối với mỗi dạng văn bản. Thẻ này sẽ giúp người dùng xem toàn bộ lịch sử đi và đến của tài liệu hay văn bản.

 

Thực trạng và giải pháp quản lý văn bản trong các doanh nghiệp Việt Nam2(1).jpg

Phần mềm 1C: QUẢN LÝ VĂN BẢN sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng được hệ thống quản trị khoa học, chặt chẽ.

 

Lưu trữ các tệp với định dạng khác nhau

Ngoài các dạng file trong Microsoft Office, phần mềm Quản lý văn bản còn có thể lưu các tệp với định dạng khác như: hình ảnh; tệp hình và tiếng; các file thiết kế,…

Tìm kiếm văn bản, hồ sơ

Phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN cung cấp tính năng tra cứu văn bản. Người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí khác nhau từ đơn giản đến phức tạp. Ngoài ra phần mềm còn cung cấp tính năng phân quyền xem, tìm kiếm, quản lý văn bản.

Tích hợp với các ứng dụng khác trên cùng 1 nền tảng

Được xây dựng dựa trên nền tảng của 1C:DOANH NGHIỆP 8, các doanh nghiệp, công ty đang sử dụng phần mềm quản lý văn bản có thể tích hợp với các phần mềm khác như 1C:KẾ TOÁN, 1C:BÁN LẺ, 1C:QUẢN LÝ THƯƠNG MẠI. Đây là đặc điểm nổi bật và đặc trưng chỉ có tại phần mềm 1C.

Mọi thông tin về phần mềm 1C:QUẢN LÝ VĂN BẢN (ECM) vui lòng xin liên hệ:

Công ty TNHH 1C Việt Nam

Địa chỉ: Office 07, T10, TTTM Times City, số 458 Minh Khai, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội

Điện thoại: 02471066667/ 02471088887