Chương 16. In hóa đơn

Thực hành kế toán máy trên phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 Bài tập - Chỉ dẫn - Kết quả.

Chương 16. In hóa đơn

Mục đích:
  • Tạo và thiết kế mẫu hóa đơn cho doanh nghiệp;
  • Lập thông báo và quyết định;
  • Thực hiện nghiệp vụ bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng đồng thời ghi nhận doanh thu, công nợ và ghi nhận dữ liệu trong bảng kê đầu ra cuối tháng;
  • Thực hiện nghiệp vụ bán hàng và xuất hóa đơn cho đối tác là cá nhân/tổ chức nước ngoài (hóa đơn xuất khẩu);
  • Thực hiện xuất hàng điểu chuyển kho và in hóa đơn;
  • Ghi nhận việc mất hóa đơn;
  • Ghi nhận việc hủy hóa đơn;
  • Thực hiện lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cuối kỳ.
Quy trình kế toán

Kế toán bán hàng ghi nhận việc bán hàng sau đó chuyển sang cho kế toán xuất hóa đơn. Người có đủ quyền mới được xuất hóa đơn. Khi xuất  hóa đơn ghi nhận doanh thu, công nợ cũng như phản ánh số thuế GTGT đầu ra của doanh nghiệp.
Trong quá trình bán hàng có thể xảy ra việc điều chuyển hàng hóa nội bộ giữa các kho với nhau, và việc này cần lập hóa đơn và nó là chứng từ cơ sở để hạch toán.
Khi xuất hóa đơn có xảy ra các tình huống như viết sai, mất hóa đơn…kế toán cần lập thông báo hủy, báo cáo mất cháy hỏng tương ứng.
Cuối quý và cuối năm kế toán cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và các báo cáo khác liên quan.
Thiết lập hệ thống
Đối với việc phản ánh thuế GTGT đầu ra trong chương trình có thiết lập sẵn tài khoản 3311 - thuế GTGT đầu ra phản ánh số thuế đầu ra phải nộp;
Đối với việc thiết kế hóa đơn và các báo cáo về hóa đơn, chương trình có sẵn các danh mục và báo cáo với việc in hóa đơn.

Thông tin 16.1. Thiết kế mẫu hóa đơn

Bắt đầu năm 2011, ban lãnh đạo công ty quyết định tiến hành tự in hóa đơn khi xuất bán cho khách hàng, đây cũng là chủ trương phù hợp với quy định mới về chế độ chứng từ hóa đơn. Công ty chọn mẫu hóa đơn theo mẫu bên dưới để in khi xuất bán hàng.

Phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Bài tập 16.1

Đưa vào mẫu hóa đơn các thông tin về mẫu số, ký hiệu, Số, tên, địa chỉ, mã số thuế, ngân hàng, số liên…

Chỉ dẫn: 

Menu Công ty / Quản lý hóa đơn / Mẫu hóa đơn / Ấn nút "Thêm" / [Doanh nghiệp] chọn Công ty cổ phần đồ gỗ An Dương / [loại hóa đơn] chọn "hóa đơn giá trị gia tăng" / [Số liên] để là số 3 / [Thứ tự mẫu] chương trình tự mặc định lần đầu là 001 những lần tiếp theo / [Khuôn mẫu] tích "chọn mẫu sẵn có" / [ký hiệu] chọn AD / [Tên gọi] chọn theo tên có sẵn hoặc tự gõ tên gọi vào ô

Phần mềm kế toán 1C: KẾ TOÁN 8
Hình 16-2. Tạo mẫu hóa đơn giá trị gia tăng 
Thông tin 16.2 

Chèn logo của công ty vào trong mẫu hóa đơn.

Bài tập 16.2

Chèn logo của Công ty có sẵn vào trong mẫu hóa đơn.

Chỉ dẫn: 

Phần bảng bên dưới có ô vuông bên góc trái là logo. Nhấp chuột phải vào ô vuông logo / Chọn thuộc tính / Một cửa sổ hiện ra ở khung bên phải / Trong "phần chính" chọn tới "hình vẽ" / Nhấp nút   / nhấp "Từ tệp ngoài" / Lựa chọn tệp / chọn hình logo từ ổ đĩa của máy tính. 

Phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Hình 16-3. Chèn logo và hình ảnh

Thông tin 16.3
Cần căn chỉnh mẫu hóa đơn theo kích thước cụ thể.

Bài tập 16.3

Đưa vào mẫu hóa đơn tên website: anduong.com.vn. Cần thực hiện thao tác chỉnh sửa thông tin hóa đơn như định dạng, cỡ chữ, font chữ, màu sắc, tách giãn.

Chỉ dẫn: 
Trong phần bảng mẫu hóa đơn, để con trỏ chuột tới dòng dưới ô của Logo gõ trực tiếp tên địa chỉ website vào vị trí này.
Phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8
Hình 16-4. Chèn thêm thông tin vào mẫu hóa đơn
Căn chỉnh cỡ chữ, tách giãn.
Ngoài việc chèn thêm logo, chèn thêm địa chỉ website…có thể tùy chỉnh thêm các định dạng khác nhau của mẫu hóa đơn như: tô đậm, căn trái, căn giữa, căn phải, tách giãn.

Chỉ dẫn: 

Từ thanh formating của giao diện chương trình / Nhấp chuột phải / tích "Định dạng" / Xuất hiện các nút công cụ để tiến hành thao tác.

Phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 Mở tính năng

Hình 16.5. Mở tính năng

Phần mềm kế toán 1C:KẾ TOÁN 8 Thanh công cụ để làm việc

Hình 16-6. Thanh công cụ để làm việc

Việc chỉnh sửa, thêm dòng, thêm cột, bôi đậm chữ, viết chứ nghiêng, viết chữ hoa, tô màu cho chữ được thao tác giống như trong bảng tính Excel.

Thông tin 16.4. In bản mẫu hóa đơn

Khi áp dụng theo nghị định và thông tư mới của BTC, Doanh nghiệp cần in bản mẫu hóa đơn sau đó đính kèm cùng thông báo phát hành hóa đơn để nộp cho cơ quan thuế.

Bài tập 16.4

Thực hiện lệnh in hóa đơn ra bản mẫu.

 Chỉ dẫn: 

Trong chứng từ Mẫu hóa đơn phần dưới góc bên phải nhấn nút  / Hiện bản mẫu / Để xem trước nhấp biểu tượng xem trước khi in / Nếu không xem trước thì nhấp vào biểu tượng máy in hoặc lệnh Ctrl +P.