Chuyện vui: Hỗ trợ 1C:KẾ TOÁN 8 hay câu chuyện "Bán nồi đất"

Khách hàng đồng ý mua phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8 với điều kiện là 1VS sẽ hỗ trợ miễn phí cho họ để thực hiện nghiệp vụ bán 2 cái nồi đất. Một công việc không khó, và tất nhiên, chúng tôi đồng ý với điều kiện này. Sau 2 ngày, chúng tôi nhận được cuộc gọi của khách hàng, và sau đây là cuộc nói chuyện giữa phòng hỗ trợ (HT) và khách hàng (KH)...

Xin được chia sẻ một câu chuyện trong công việc hỗ trợ khách hàng của chúng tôi, có một chút gì đó được phóng đại, nhưng cũng không quá xa so với thực tế.

Một lần, khách hàng ghé vào văn phòng 1VS để hỏi mua phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8.

Công ty khách hàng mới mở được hơn 1 tuần, chuyên kinh doanh nồi đất, trong thời gian qua đã bán được 2 chiếc.  

Khách hàng đồng ý mua với điều kiện là: 1VS sẽ hỗ trợ miễn phí cho họ để thực hiện nghiệp vụ bán 2 cái nồi này.  

Một công việc không khó, và tất nhiên, chúng tôi đồng ý với điều kiện này.


Sau 2 ngày, chúng tôi nhận được cuộc gọi của khách hàng, và sau đây là cuộc nói chuyện giữa phòng hỗ trợ (HT) và khách hàng (KH). 


HT. Allo, công ty 1VS, phòng hỗ trợ xin nghe!

KH. Em ơi, hôm trước anh có mua phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8, và bên em hứa là sẽ hỗ trợ để bán 2 cái nồi. Hôm nay anh gọi đến để được hỗ trợ đây.

HT. Vâng. Trong chương trình 1C:KẾ TOÁN 8, việc nhập hàng được ghi nhận bằng chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ", còn bán hàng thì bằng chứng từ "Giao hàng và cung cấp dịch vụ".

KH. Ừ, anh nhập các chứng từ này rồi, nhưng không hiểu, khi nhập hàng thì làm thế nào, bởi vì anh không nhập nồi đất, mà anh nặn từ đất sét? 

HT. Anh tự nặn à? Nếu vậy, bên anh có sản xuất nhé, để tạo ra nồi đất. Anh nhập đất sét bằng chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ", chuyển vào sản xuất bằng chứng từ "Phiếu yêu cầu vật tư", tiếp theo là xuất xưởng nồi đất bằng chứng từ "Báo cáo sản xuất theo ca", và sau cùng là bán nồi bằng chứng từ "Giao hàng và cung cấp dịch vụ". Được chưa anh?

KH. Được rồi, nhưng trừ 1 điểm, anh mua đất sét bằng ngoại tệ? Nước mình không có sét tốt, nên phải mua từ nước ngoài. 

HT. Từ từ đã anh, nếu như đất sét của anh là nhập khẩu thì cần làm các thủ tục hải quan và nộp thuế. Lúc này, trên cơ sở chứng từ tiếp nhận đất sét, anh tạo ra chứng từ "Tờ khai hải quan nhập khẩu", trong đó chỉ ra thuế nhập khẩu, thuế GTGT và lệ phí hải quan, và chỉ ra cơ sở để phân bổ vào giá vốn theo hàng đã mua. Những bước còn lại: tiếp nhận, đưa vào sản xuất, xuất xưởng thành phẩm, bán hàng thì anh làm giống như em đã chỉ lúc trước nhé.

KH. Ừ. Anh gần như xong. Giờ thì mọi thứ có vẻ ổn, chứ nếu không thì anh không biết ghi nhận thủ tục hải quan vào đâu… À, còn 1 chỗ nữa: chi phí vận chuyển đất sét, anh cần ghi vào đâu à em? 

HT. Dạ, bằng chứng từ "Tiếp nhận chi phí bổ sung" đó anh, và cũng được lập trên cơ sở chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ". Trong chứng từ này cần chỉ ra cơ sở phân bổ chi phí mà sẽ làm tăng giá vốn của đất sét.   

KH. Ôi, anh thấy rối tung lên rồi. Em nhắc lại cho anh cái?   

HT. Nhắc lại ah? (hơi sẵng giọng) Anh ơi, em hướng dẫn cho anh hơn 1 giờ rồi, tiếp theo là mất phí đấy. 

KH. Sao lại mất phí? Bên em đã hứa là sẽ hỗ trợ anh để để bán 2 cái nồi mà. Không phải 5, không phải 10 hay 100, mà chỉ có 2 thôi. Bọn em không giữ lời ah?   

HT. Có chứ! Nhưng anh chú ý cho em nhé: lập chứng từ "Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ", trên cơ sở đó lập chứng từ "Tờ khai hải quan nhập khẩu", trong đó chỉ ra thuế nhập khẩu, thuế GTGT, lệ phí hải quan và cơ sở phân bổ. Cũng trên cơ sở chứng từ “Tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ”, lập chứng từ "Tiếp nhận chi phí bổ sung", và cũng chỉ ra cơ sở phân bổ chi phí vận chuyển. Sau khi nhập đất sét là chuyển vào sản xuất bằng chứng từ "Phiếu yêu cầu vật tư", rồi xuất xưởng thành phẩm bằng chứng từ "Báo cáo sản xuất theo ca", và cuối cùng là bán nồi đất bằng chứng từ "Giao hàng và cung cấp dịch vụ".

KH. Thế chứ, giờ anh hiểu rồi… anh đã làm: tiếp nhận, sản xuất, xuất xưởng. Nhưng vẫn không hiểu về bán hàng, bởi vì anh nhờ mẹ vợ anh bán ở tiệm tạp hóa và anh cũng phải mất một chút quà nhỏ cho bà.   

HT. Mẹ vợ và tiệm tạp hóa? (chặn ống nghe và cố trấn tĩnh: "Không biết đến bao lâu nữa đây").

KH. Allo, em nghe thấy không? Đây rồi. Đúng đấy em, chuyện bình thường mà, giờ hầu hết mọi người đều làm thế mà.   

HT. (tự trấn tĩnh lại) Trong trường hợp này, đây là bán hàng ký gửi, mẹ vợ của anh là người nhận bán hộ. Anh tạo hợp đồng với dạng "Với người nhận bán hộ" nhé, và bán hàng bằng chứng từ "Giao hàng và cung cấp dịch vụ", trong đó có chỉ ra hàng hóa cần gửi bán hộ. Theo số lượng được tiêu thụ thực tế, anh nhập chứng từ "Bảng kê hàng bán của người nhận bán hộ", trong đó chỉ ra số lượng đã bán và chi phí tiền quà cho mẹ vợ. Thế thôi. Như vậy, anh đã đi qua tất cả các bước từ việc nhập đất sét cho đến việc bán nồi đất. Phần bên em hứa đã hoàn thành rồi nhé. Em cúp máy đây?

KH. Từ từ đã em ơi! Anh đã xong đâu? Mới chỉ có bán được 1 cái nồi, thỏa thuận là bên em sẽ giúp anh bán 2 cái nồi mà. 

HT. Sao cơ anh? Vậy là mẹ vợ anh mới chỉ bán 1 cái nồi thôi ah? Thế còn cái thứ 2 thì thế nào? (đầu óc cảm thấy quay quay).   

KH. Đơn giản thôi. Hàng xóm anh họ chuyên nặn tượng, bởi vậy cũng có đất sét. Họ có nhờ anh làm cho họ 1 cái nồi bằng đất sét của họ.    

HT. Nói thực nhé anh, quá nhiều nghiệp vụ đấy. Có khi bên em mua lại phần mềm đã bán cho anh thì còn đơn giản hơn.

KH. Không! Anh không bán lại đâu. Hôm trước cũng có một bên tư vấn đến, và cũng lấy lại phần mềm của họ rồi, nhưng anh với họ thậm chí còn chưa xong được cái nồi đầu tiên. Từ nãy tới giờ, anh với bọn em đã đi xa hơn rồi. Bởi vậy, không có chuyện bán lại đâu!   

HT. Vâng! Em đang đợi hết giờ làm việc, nhưng giờ lại thấy tò mò xem anh bán 2 chiếc nồi ra sao đấy. Anh chú ý này: trong trường hợp của anh, đất sét hàng xóm là nguyên vật liệu nhận gia công, và bởi vì nó không thuộc quyền sở hữu của anh nên sẽ tiếp nhập vào tài khoản ngoài bảng. Tiếp theo, giống như các bước trước đây, anh sản xuất bằng chứng từ "Phiếu yêu cầu vật tư" và "Báo cáo sản xuất theo ca". Việc chuyển giao nồi thành phẩm cho hàng xóm sẽ bằng chứng từ "Chuyển giao thành phẩm gia công", còn tất cả chi phí để sản xuất thì anh ghi nhận bằng chứng từ "Cung cấp dịch vụ gia công". Anh có kịp theo không?

KH. Đợi chút, gần như xong rồi. À, thế nhập xong dữ liệu rồi thì sao nữa em?

HT. Dạ, trong chương trình có một loạt các báo cáo. Ví dụ, với các nghiệp vụ anh đã nhập để theo dõi công nợ, anh mở "Báo cáo công nợ", để xem số lượng và giá trị nguyên vật liệu tồn kho, có "Báo cáo biến động hàng tồn kho", để xem giá thành sản xuất: "Bảng tính giá thành sản xuất", để xem kết quả bán hàng: "Báo cáo bán hàng". Tất cả ở trong phần "Báo cáo".

KT. Được rồi em. Xong, cảm ơn em nhé! 

HT. Xong thật chứ ạ? Em thấy nghi ngờ quá! Năm phút nữa sẽ hết giờ làm việc. Mất một ngày để bán được 2 cái nồi đất. Có khi anh vẫn còn câu hỏi đấy?

KH. Nếu như thực lòng thì có… Anh mua phần mềm 1C, đây không phải là hàng hóa để có thể bán lại, mà cũng không phải là nguyên vật liệu để đưa vào sản xuất. Vậy phải ghi thế nào?

HT. Thực tế thì anh mua quyền sử dụng phần mềm 1C:KẾ TOÁN 8, có nghĩa là anh cần ghi giảm giá trị của phần mềm một cách đều đặn trong khoảng thời gian giống như là chi phí trả trước. Trong chứng từ tiếp nhận, anh điền tài khoản chi phí trả trước và cách thức phân bổ hàng tháng. Anh hiểu hết chứ?

KH.Ừ! Tuyệt vời!!! Cảm ơn em nhé!

HT. Dạ. Anh có dự tính phát triển kinh doanh thế nào không?

KH. Sắp tới anh sẽ mua một cái máy trộn đất sét dưới dạng thuê tài chính, sẽ mở rộng và xuất khẩu sang mấy nước xung quanh nữa.

HT. Vâng! Có vẻ đã hết các nghiệp vụ, không thì cứ băn khoăn là còn nghiệp vụ nào chưa nhập vào chương trình không… Chúc anh thành công! Hết giờ làm việc rồi. Xin chào anh nhé!