Kiến thức quản trị
Home Products news DMS - GIẢI PHÁP HỮU ÍCH THÚC ĐẨY CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO DOANH NGHIỆP
Thu Huong
(14.07.2022)

DMS - GIẢI PHÁP HỮU ÍCH THÚC ĐẨY CHUYỂN ĐỔI SỐ CHO DOANH NGHIỆP

Đứng trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường, các doanh nghiệp cần xem xét và chọn lựa những hướng đi giúp gia tăng sức mạnh kinh doanh, tối ưu hiệu quả quy trình vận hành. Và ứng dụng một giải pháp công nghệ vào quy trình quản lý văn bản, tài liệu sẽ là một con đường tiềm năng mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.

DMS (Document Management System) là hệ thống giải pháp quản lý tài liệu được sử dụng để lưu giữ, theo dõi, quản lý tài liệu và giúp giảm thiểu tối đa giấy tờ trong văn phòng, đồng thời có khả năng lưu giữ các phiên bản khác nhau được tạo và sửa đổi bởi từng người dùng. Khi áp dụng hệ thống DMS, doanh nghiệp sẽ được trải nghiệm những tính năng hữu ích để tối ưu quy trình vận hành, quản trị văn bản và tài liệu thông minh:

Tìm kiếm nhanh chóng

Khi lưu giữ tất cả những tài liệu, hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, người dùng chỉ cần vài thao tác nhấp chuột là đã có thể tìm kiếm được văn bản cần dùng. Tính năng này của DMS mang đến lợi ích vượt trội giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho lưu trữ hay tìm kiếm gấp những giấy tờ cần thiết.

Tích hợp thông minh

Một hệ thống có khả năng lưu trữ đầy đủ tất cả những tài liệu, văn bản, DMS có thể tích hợp với các phần mềm khác liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau như: Kế toán tài chính, Quản trị nhân sự, tiền lương,... Với sự tích hợp đồng thời những dữ liệu đó, doanh nghiệp có thể đồng bộ các thao tác quản trị, đưa ra báo cáo chính xác, kịp thời.

Kiểm soát chặt chẽ

DMS sở hữu tính năng mở hoặc khoá tài liệu theo yêu cầu, phân quyền và điều phối chặt chẽ đến từng phòng ban, bộ phận, chức danh trong doanh nghiệp như: Quyền được xem, được chính sửa, thiết lập,... Ngoài ra, hệ thống cho phép quản lý các phiên bản tài liệu để người dùng có thể xem, so sánh giữa tài liệu đã được chỉnh sửa và chưa được chỉnh sửa, hay xem xét sự thay đổi giữa các phiên bản.

Quản lý theo quy trình

Hệ thống DMS được thiết kế kiểm soát chặt chẽ theo quy trình, đáp ứng được tính chủ động, khách quan giữa các bộ phận, giữa cấp trên và cấp dưới để tối ưu hiệu quả quản trị trong doanh nghiệp, đặc biệt là với những doanh nghiệp có quy mô tập đoàn, nhiều công ty con, chi nhánh. Mọi quy trình đều sẽ được áp dụng trên phần mềm và tuân thủ theo những nguyên tắc riêng, tùy chỉnh riêng của nhà quản lý, sao cho việc ứng dụng hệ thống sẽ giúp nâng cao được hiệu quả vận hành và gia tăng năng lực cạnh tranh cho doanh nghiệp.

Cải tiến từng ngày

Đã là một hệ thống sinh ra để áp dụng vào việc quản trị trong doanh nghiệp, DMS giữ sứ mệnh lớn lên cùng doanh nghiệp, lớn lên cùng với quy mô của tổ chức, và không ngừng cải tiến những tính năng để phù hợp với doanh nghiệp hiện hành. Trong quá trình sử dụng một hệ thống DMS, tất cả các file tài liệu, văn bản, hợp đồng, chứng từ,... đều sẽ được cập nhật theo thời gian thực để nhà quản lý nắm bắt mọi thông tin một cách chính xác, đầy đủ.

Xu hướng “văn phòng không giấy” đang rất thịnh hành tại nhiều công ty, tổ chức và việc áp dụng một hệ thống quản lý văn bản như DMS cũng đang mang đến những dấu hiệu tích cực trong công cuộc quản trị và điều hành của các nhà lãnh đạo trong thời đại chuyển đổi số.

Tham khảo phần mềm quản lý văn bản, quy trình của 1C Việt Nam ngay: https://quanlyvanban.1c.com.vn/

Deploy a digital transformation solution for your business today