Home Products news SỐ HÓA VĂN BẢN - BƯỚC TIẾN VƯỢT TRỘI CHO DOANH NGHIỆP TỐI ƯU QUY TRÌNH
Thu Huong
(06/07/2022)

SỐ HÓA VĂN BẢN - BƯỚC TIẾN VƯỢT TRỘI CHO DOANH NGHIỆP TỐI ƯU QUY TRÌNH

Một phần mềm quản lý văn bản trong thời đại số giúp nhà quản trị tối ưu quy trình làm việc, vận hành hiệu quả và tiết kiệm tối đa kinh phí cho doanh nghiệp.

Hình ảnh những tập hồ sơ, văn bản ở văn phòng hay trên các kệ, tủ đã trở nên quen thuộc tại nhiều doanh nghiệp. Cơn bão giấy tờ đó đang là vấn đề nhức nhối đối với các nhà quản lý trong thời đại số hóa bởi nó mang đến nhiều phiền toái như:

Tốn diện tích lưu trữ:

Tài liệu giấy có thể chiếm một không gian đáng kể để lưu trữ và nó sẽ tăng lên từng ngày tùy theo tính chất công việc, quy mô của doanh nghiệp. Không chỉ như vậy, khu vực để văn bản, giấy tờ cũng cần có đầy đủ điều kiện tốt nhất để tránh việc hư hỏng trong quá trình lưu trữ.

Vấn đề bảo mật thông tin

Bất kể hình thức, quy mô doanh nghiệp như thế nào thì việc bảo mật giấy tờ, tài liệu, văn bản, hợp đồng,... cũng luôn là vấn đề quan trọng. Và một trong những rủi ro bảo mật lớn nhất cho các doanh nghiệp là văn bản giấy, vì các tài liệu in có thể bị đánh cắp, nhầm lẫn trong khi xử lý làm rò rĩ thông tin ra ngoài.

Dễ bị hư hỏng, thất lạc, mất giấy tờ

Tài liệu giấy dễ dàng bị hư hỏng, thất lạc khi doanh nghiệp lưu trữ số lượng lớn trong một không gian kín, ít người người sử dụng. Hoặc một vụ cháy hay thảm họa tự nhiên sảy ra thì cũng có nghĩa là doanh nghiệp sẽ mất thông tin, tài liệu cần thiết hoặc khó có thể khôi phục lại được như ban đầu.

Chi phí chuyển phát nội bộ nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh

Với doanh nghiệp nhiều chi nhánh, việc vận chuyển tài liệu giấy trong nội bộ sẽ chậm, khá phức tạp và tốn chi phí bởi vì người sử dụng sẽ mất thêm thời gian chờ đợi giấy tờ của mình được chuyển phát đến tay hoặc thông qua đơn vị chuyển phát.

Mất thời gian tìm kiếm thông tin

Theo báo cáo thống kê cho thấy một ngày có gần 80% nhân viên hành chính lãng phí khoảng nửa giờ để tìm kiếm tài liệu khi làm việc. Bên cạnh đó, khi nhà quản trị cần gấp giấy tờ để phục vụ cho công việc ký kết hay đàm phán thì khả năng có tài liệu ngay lập tức cũng sẽ rất khó, hoặc tốn nhiều thời gian tìm kiếm.

Chi phí lớn cho văn phòng phẩm: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…

Mỗi năm, doanh nghiệp sẽ tốn một khoản chi phí khá lớn cho việc mua sắm văn phòng phẩm như: bút, mực, giấy, kẹp ghim, in, ấn…để phục vụ trong việc sử dụng và lưu trữ giấy tờ. Đây là khoản hoàn toàn có thể cắt giảm để giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận hành doanh nghiệp.

Đối diện với những khó khăn đó, một phần mềm quản lý văn bản sẽ là cứu tính cho các nhà quản trị, giúp xử lý các vấn đề trong quản lý văn bản, giấy tờ chỉ bằng những thao tác đơn giản, trực quan:

  • Tối ưu bảo mật các văn bản giấy tờ
  • Không giới hạn file upload
  • Cải tiến hàng ngày cùng doanh nghiệp
  • Phân quyền rõ ràng, chi tiết
  • Tra cứu tài liệu nhanh chóng, kịp thời Tham khảo ngay thông tin phần mềm tại: https://quanlyquytrinh.1c.com.vn/

subscribe