Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản cho doanh nghiệp?

Quản lý văn bản là công việc thường xuyên của các Công ty và doanh nghiệp. Để tổ chức, sắp xếp và quản lý hồ sơ một cách khoa học, dễ dàng cho việc tìm kiếm, tránh mất mát, rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý văn bản.

3 lợi ích của quản lý văn bản

Giúp doanh nghiệp thiết lập được một quy trình quản lý văn bản chặt chẽ. Trong đó, các văn bản đến và đi sẽ được chuyển đến các phòng ban, đơn vị có chuyên môn chịu trách nhiệm xử lí kịp thời. Tạo không gian riêng cho việc lưu trữ văn bản. Văn bản, hồ sơ, giấy tờ liên quan được sắp xếp một cách gọn gàng, có khoa học – điều này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc tìm kiếm, tra cứu; giúp các phòng ban tiết kiệm thời gian. Và khi có một không gian riêng để lưu trữ, doanh nghiệp sẽ hạn chế tối đa tình trạng mất mát, thất lạc hoặc thiếu sót văn bản. Tạo điều kiện để đổi mới, cải tiến quy trình làm việc và đẩy nhanh thời gian xử lý văn bản.

Vì sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản?

Trước khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản, các công ty và doanh nghiệp sẽ sử dụng 2 phương pháp quản lý hồ sơ, đó là:

• Quản lý văn bản – hồ sơ giấy: Đây là cách phương pháp có thể coi là “kinh điển” và truyền thống và được sử dụng rộng rãi cho đến bây giờ. Tuy nhiên, việc sử dụng phương thức này lại gây ra rất nhiều khó khăn như cần có một không gian lưu trữ lớn, tốn nhiều thời gian cho việc sắp xếp – quản lý cũng như tìm kiếm hồ sơ, văn bản. Đặc biệt, doanh nghiệp có thể không kiếm soát được số chứng từ, văn bản, hồ sơ bị mất hoặc thất thoát.
• Quản lý văn bản bằng file Excel hoặc Word: Phương thức quản lý này giúp nhiều người tiếp cận với kho dữ liệu, tuy nhiên, cần lưu ý trong quá trình lưu trữ tài liệu. Bởi vì, kho tài liệu được lưu trữ trên máy tính sẽ có khả năng bị mất dữ liệu.
• Sử dụng Phần mềm quản lý văn bản (ECM): ECM là phương pháp lưu trữ văn bản được coi là chuyên nghiệp và khoa học nhất hiện nay. Phần mềm này sẽ giúp cho các doanh nghiệp và công ty lưu trự, quản lý văn bản, hồ sơ theo một chuẩn nhất định. Ngoài ra, phần mềm này có thể lưu trữ được dung lượng lớn các tài liệu, được kết nối quản lý thông qua mạng nội bộ, bạn hoàn toàn có thể truy cập tìm kiếm tài liệu từ xa thông qua internet, trên máy tính hoặc qua các thiết bị thông minh. Trên thị trường hiện nay, có nhiều phần mềm này, tuy nhiên, phần mềm 1C:Document Management do Công ty TNHH 1C Việt Nam phát triển đang được rất nhiều Công ty, doanh nghiệp và cơ quan nhà nước tin dùng. Giải pháp phần mềm 1C:Document Management: sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết được nhiều bài toán khác nhau, không chỉ là lưu trữ văn bản mà còn giúp sự phối hợp làm việc giữa các nhân viên được tốt hơn, kiểm soát và phân tích tiến độ thực hiện văn bản, đó là: Quản lý văn bản đến, văn bản đi và Văn bản nội bộ; Lưu và tìm kiếm các tệp đã lưu trong khoảng thời gian ngắn; Kiểm soát thời gian làm việc của các thành viên được giao việc; Ghi nhận và quản lý hòm thư điện tử (Email; Dự án); Quản lý lịch làm việc của cá nhân và nhóm. Với ứng dụng thông minh (như di động, máy tính bảng), người dùng có thể sử dụng phần mềm quản lý văn bản thông qua các thiết bị có hệ điều hành iOS và Android. Bạn có thể tải ứng dụng này từ Google Play hoặc App Store. For further information, please contact: Mọi thông tin về phần mềm quản lý văn bản ECM vui lòng xin liên hệ: Công ty TNHH 1C Việt Nam Địa chỉ: Office 07, T10, TTTM Times City, số 458 Minh Khai, Vĩnh Tuy, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: 02471066667/ 02471088887