1C Việt Nam sánh bước cùng Austdoor trong công cuộc chuyển đổi số
Lĩnh vực hoạt động: Sản xuất
Trong những năm gần đây, chuyển đổi số không chỉ là xu hướng phát triển toàn cầu trong lĩnh vực công nghệ, mà còn có tác động rất lớn lên tất cả mọi ngành nghề đa dạng, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam đang tích cực mở cửa hội nhập quốc tế. Không để chậm chân với thị trường, Tập đoàn Austdoor cũng là một trong những doanh nghiệp Việt Nam tiên phong trong công tác chuyển đổi số, chú trọng tận dụng sức mạnh của công nghệ để đưa thương hiệu Việt xứng tầm thế giới.
- Đôi nét về Tập đoàn Austdoor
Được thành lập từ tháng 10/2003, với 10 năm kinh nghiệm trên thị trường trong nước, Tập đoàn Austdoor đã gây dựng thành công thương hiệu Cửa cuốn Austdoor, chuyên cung cấp những bộ cửa cuốn êm nhẹ, bền đẹp, an toàn tới người tiêu dùng khắp Việt Nam.
Với quy mô nội bộ hơn 1500 nhân viên làm việc trong hệ thống 9 công ty thành viên và chi nhánh, cùng hơn 600 nhà phân phối và 2000 điểm bán trên toàn quốc, Austdoor hiện là một trong những doanh nghiệp Việt Nam dẫn đầu trong ngành sản xuất Nhôm, góp phần nâng cao chất lượng đời sống người dân Việt, đồng thời đưa ngành sản xuất Nhôm Việt vươn tầm thế giới.
Với tầm nhìn: “Trở thành niềm tự hào của Việt Nam trong việc cung cấp giải pháp tổng thể về cửa, vật liệu xây dựng hoàn thiện ứng dụng công nghệ cao và chuyển đổi số toàn diện”, Tập đoàn Austdoor mong muốn tìm kiếm một giải pháp tự động nhằm số hóa toàn bộ quy trình xử lý công việc, một công cụ hữu hiệu có thể đồng hành, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững trên chặng đường chuyển đổi số, hỗ trợ doanh nghiệp không ngừng đổi mới, sáng tạo, tối ưu quy trình quản lý, vận hành.
- Khó khăn trong quy trình quản lý của doanh nghiệp
Với quy mô nhân sự đông đảo từ hệ thống 9 công ty con, cộng với đặc thù quản trị phức tạp trong ngành sản xuất, Tập đoàn Austdoor đã gặp không ít khó khăn từ quy trình quản lý thủ công truyền thống:
Với đội nhóm tổng thể
- Nhiệm vụ được giao rời rạc qua Email, Zalo, Skype...
- Không kiểm soát được trạng thái thực hiện công việc
- Deadline sắp tới nhưng không hay biết; Thường xuyên lỡ mất deadline
- Tốc độ xử lý công việc chậm trễ, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính
Với nhân viên
- Không theo dõi được trạng thái phê duyệt của các tài liệu đề xuất
- Không nắm được tài liệu cần phê duyệt có vướng mắc gì, ai là người đang phê duyệt
Với ban lãnh đạo
- Tốn nhiều thời gian phê duyệt, không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt khỏi văn phòng
Với bộ phận hành chính
- Tốn kém chi phí và thời gian chuyển phát hồ sơ trình ký
- Văn bản, tài liệu, hợp đồng lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, dẫn tới mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc
Với toàn thể doanh nghiệp
- Doanh nghiệp đang dùng nhiều phần mềm khác nhau, không tích hợp dữ liệu chung gây mất thời gian và công sức khi sử dụng
- 1C Việt Nam đồng hành cùng Austdoor trong công cuộc chuyển đổi số
Sau quá trình thảo luận chặt chẽ, 1C Việt Nam rất vinh hạnh khi được Tập đoàn Austdoor lựa chọn làm đơn vị triển khai giải pháp tự động hóa quản lý tài liệu và luồng công việc. Với mục tiêu giúp doanh nghiệp:
- Tái cấu trúc công tác lưu trữ thông tin tập trung, có khoa học
- Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, phí chuyển phát hồ sơ giấy, diện tích lưu trữ
- Hỗ trợ nhân viên trình đề xuất và lãnh đạo phê duyệt hồ sơ, điều hành công việc ở mọi lúc mọi nơi hiệu quả hơn, nhanh chóng hơn
Phần mềm 1C:Document Management, sau hơn 1 năm áp dụng, đã đem lại cho Tập đoàn Austdoor những bước tiến lớn trong công cuộc chuyển đổi số:
- Số hóa toàn bộ các quy trình phối hợp công việc như: Quy trình duyệt bảng so sánh giá, Quy trình mua hàng sản xuất, Quy trình tạm ứng/thanh toán/hoàn ứng, Quy trình đăng ký xe đi công tác, Quy trình đặt vé đi công tác,... và nhiều quy trình phức tạp khác. Các quy trình đều được gán điều kiện để phù hợp với từng vai trò, bộ phận phê duyệt khác nhau.
- Hỗ trợ lãnh đạo duyệt hồ sơ, đề xuất qua thiết bị cầm tay (Mobile App) ở mọi lúc mọi nơi.
- Từ khi 1C:Document Management được đưa vào vận hành, mọi quy trình đều trở nên sống động, minh bạch và chuẩn xác. Tất cả đội ngũ Tập đoàn Austdoor đều cảm thấy quy trình làm việc đã có sự thay đổi rõ rệt về hiệu quả, đặc biệt, quá trình luân chuyển giấy tờ trở nên trơn tru, không gặp phải bất kì rào cản nào như trước kia, giúp tiết kiệm thời gian, công sức đáng kể của cả nhân viên và ban lãnh đạo.
- Hơn nữa, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép doanh nghiệp có thể tự xây dựng, thiết lập những quy trình (mới) được ban hành và chỉnh sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần tới sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.
Ngoài giải pháp 1C:Document Management, Tập đoàn Austdoor cũng đang triển khai song song giải pháp 1C:HRM&Payroll để quản lý nhân sự số lượng lớn và tính chuẩn xác những công thức lương phức tạp của Tập đoàn. Với ưu điểm cùng thuộc hệ sinh thái 1C Ecosystem, giải pháp 1C:Document Management và giải pháp 1C:HRM&Payroll có thể trao đổi dữ liệu và phối hợp hoạt động trôi chảy với nhau, từ đó giúp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí vận hành cho doanh nghiệp