Ứng dụng AI trong xử lý văn bản đang trở thành xu hướng tất yếu khi doanh nghiệp phải xử lý khối lượng lớn hợp đồng, báo cáo và công văn mỗi ngày. Nhờ ứng dụng AI, doanh nghiệp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, trích xuất thông tin chính xác, và tối ưu quy trình làm việc. 

Bài viết này của 1C Việt Nam sẽ làm rõ các công nghệ nền tảng, ứng dụng thực tiễn và giá trị của việc ứng dụng AI mang lại cho hệ thống quản lý văn bản hiện đại.

1. Ứng dụng AI trong xử lý văn bản là gì?

Ứng dụng AI trong xử lý văn bản là việc đưa công nghệ trí tuệ nhân tạo vào quá trình đọc hiểu, xử lý nội dung tài liệu và tự động hóa các thao tác như nhận diện, phân loại, tìm kiếm, trích xuất hoặc tóm tắt thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Khác với phương pháp truyền thống và phần mềm quản lý văn bản thông thường chỉ lưu trữ, hiển thị hoặc tìm kiếm theo từ khóa cố định, ứng dụng AI trong xử lý văn bản mang lại những nâng cấp vượt trội:

• Cách hoạt động: Thay vì chỉ lưu trữ tài liệu hoặc tìm kiếm theo từ khóa cố định, hệ thống quản lý văn bản ứng dụng AI có khả năng “hiểu” ngữ cảnh và học từ dữ liệu đã xử lý để phân tích nội dung, nhận diện mối liên hệ giữa các thông tin và đề xuất phù hợp.
• Khả năng xử lý tài liệu: Hệ thống có thể nhận diện ký tự và xử lý nhiều loại văn bản khác nhau như tài liệu scan, chữ viết tay, hình ảnh, file PDF, Excel, biểu mẫu phức tạp hoặc tài liệu đa ngôn ngữ, thay vì chỉ xử lý các văn bản giấy hoặc tệp tin có cấu trúc sẵn.
• Tự động hóa đa dạng nghiệp vụ: Hệ thống ứng dụng AI trong xử lý văn bản có thể tự động bóc tách thông tin, phân loại theo nội dung, tìm kiếm theo từ khóa liên quan hoặc ngữ nghĩa, trả lời câu hỏi và tạo bản tóm tắt hoặc dịch tài liệu trực tiếp trên nền tảng.
• Giá trị đầu ra: Hệ thống cung cấp dữ liệu đã được trích xuất, phân loại hoặc tóm tắt các nội dung chính, giúp người dùng truy xuất và khai thác thông tin nhanh chóng và thuận tiện.

2. 4 công nghệ AI lõi được ứng dụng trong xử lý văn bản

Để hiểu rõ hơn về cách AI hoạt động trong xử lý văn bản, doanh nghiệp cần nắm được 4 công nghệ nền tảng sau đây:

Công nghệ OCR 

OCR (Optical Character Recognition) là công nghệ nhận dạng ký tự quang học, cho phép chuyển đổi văn bản từ tài liệu giấy, PDF scan, hình ảnh hoặc chữ viết tay thành dữ liệu số có thể chỉnh sửa và tìm kiếm trên hệ thống.

Trong doanh nghiệp, công nghệ OCR thường được ứng dụng để:

• Số hóa văn bản giấy hành chính như hợp đồng, công văn, hóa đơn, chứng từ,...
• Trích xuất thông tin quan trọng phục vụ quản lý và xử lý công việc trên hệ thống.
• Tự động điền thông tin vào biểu mẫu thay vì nhập liệu thủ công.

Công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR có khả năng nhận dạng ký tự tài liệu nhanh chóng, độ chính xác cao lên đến 98%. Khi được tích hợp thêm công nghệ AI nâng cao, hệ thống không chỉ nhận dạng chữ mà còn hiểu cấu trúc tài liệu, xác định vị trí trường dữ liệu như: số hợp đồng, ngày ký, giá trị thanh toán, tên đối tác…  Nhờ đó, quá trình xử lý hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ hành chính trở nên nhanh chóng và nhất quán hơn.

Công nghệ NLP

NLP (Natural Language Processing - Xử lý ngôn ngữ tự nhiên) là nhánh của AI chuyên xử lý và hiểu ngôn ngữ con người. Nếu OCR giúp hệ thống "đọc" được chữ, thì NLP giúp "hiểu" được ý nghĩa và bối cảnh của nội dung đó.. Đây là nền tảng quan trọng để AI không chỉ trích xuất dữ liệu mà còn phân tích, phân loại và xử lý thông tin theo ngữ cảnh.

Trong công tác xử lý văn bản, công nghệ NLP cho phép hệ thống:

• Nhận diện chủ đề tài liệu.
• Phân tích nội dung theo ngữ nghĩa.
• Trích xuất thực thể như tên người, tổ chức, hiệu lực, giá trị thanh toán.
• Hỗ trợ tìm kiếm và trả lời câu hỏi từ nội dung.

Ví dụ, thay vì tìm kiếm theo từ khóa chính xác, người dùng có thể đặt câu hỏi như: “Tìm hợp đồng có giá trị 5 tỷ đã ký trong quý 1”, hệ thống vẫn có thể hiểu và trả về kết quả phù hợp. Đây là bước tiến quan trọng trong ứng dụng AI giúp xử lý văn bản chính xác và hiệu quả hơn.

Công nghệ Machine Learning (Học máy)

Machine Learning (ML) là công nghệ cho phép hệ thống học từ dữ liệu lịch sử để cải thiện độ chính xác theo thời gian mà không cần lập trình lại.

Trong xử lý văn bản, Machine Learning được ứng dụng để:

• Tự động phân loại tài liệu: phân biệt hợp đồng, hóa đơn, đơn đặt hàng, báo cáo... dựa trên nội dung và cấu trúc
• Dự đoán và gợi ý: đề xuất cách phân loại tài liệu hoặc người phụ trách xử lý, dự đoán luồng phê duyệt phù hợp dựa trên lịch sử.
• Phát hiện bất thường: nhận diện các tài liệu có nội dung hoặc thông tin bất thường cần xem xét kỹ

Ví dụ, nếu hệ thống ghi nhận các hợp đồng trên 10 tỷ thường phải qua 5 cấp phê duyệt, AI có thể tự động đề xuất quy trình phê duyệt tương ứng ngay khi văn bản được tạo. Nhờ đó, ứng dụng AI không chỉ xử lý văn bản mà còn tối ưu luồng công việc.

Công nghệ Generative AI (Gen AI)

Generative AI (Gen AI) là công nghệ có khả năng tạo nội dung mới dựa trên dữ liệu đầu vào. Với sự bùng nổ của các mô hình ngôn ngữ lớn như GPT, Claude, Gen AI mở ra những khả năng chưa từng có trong xử lý văn bản.

Các ứng dụng Gen AI phổ biến trong xử lý văn bản bao gồm:

• AI Chatbot: Ứng dụng AI cho phép người dùng hỏi đáp trực tiếp từ tài liệu đính kèm.
• AI Summary: Tóm tắt văn bản thành các nội dung chính, tiết kiệm thời gian đọc hiểu.  
• AI Translation: Dịch thuật tài liệu đa ngôn ngữ ngay trong hệ thống mà không cần chuyển file ra ngoài, đảm bảo bảo mật thông tin.

Đây là nhóm công nghệ đang được phát triển mạnh mẽ trong hệ thống văn phòng điện tử.

3. Các công việc ứng dụng AI trong xử lý văn bản

Dưới đây là những công việc thường được ứng dụng AI trong quy trình xử lý văn bản hàng ngày của doanh nghiệp:

Tự động trích xuất và xử lý dữ liệu văn bản

Nếu thông tin từ hợp đồng, đề xuất thanh toán, hóa đơn, hồ sơ nhân sự vẫn phải nhập lại thủ công vào hệ thống, quy trình xử lý dễ phát sinh sai sót và chậm trễ, đặc biệt ở các khâu đối soát, thanh toán hoặc phê duyệt.

Ứng dụng AI cho phép hệ thống tự động nhận diện và bóc tách các trường dữ liệu quan trọng và chuyển trực tiếp vào quy trình xử lý văn bản. Ví dụ:

• Trích xuất hợp đồng: nhận diện các điều khoản quan trọng như thời hạn hợp đồng, giá trị, điều kiện thanh toán, điều khoản phạt, điều khoản chấm dứt…
• Trích xuất hóa đơn: AI tự động nhận diện số hóa đơn, ngày phát hành, tên nhà cung cấp, mã số thuế, danh sách hàng hóa, đơn giá, thành tiền, VAT, tổng tiền... 
• Trích xuất CV ứng viên: tự động lấy thông tin tên, ngày sinh, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng... 

Nhờ đó, dữ liệu được chuẩn hóa ngay từ đầu vào, giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý hồ sơ giữa các phòng ban

Tìm kiếm và truy xuất văn bản theo ngữ nghĩa

Tìm kiếm theo từ khóa cố định thường cho kết quả hạn chế, đặc biệt khi người dùng không nhớ chính xác cụm từ đã sử dụng trong tài liệu. Điều này khiến việc truy xuất thông tin mất thời gian và phụ thuộc vào cách đặt tên văn bản.

Ứng dụng AI cho phép hệ thống hiểu ý nghĩa đằng sau câu hỏi và tìm ra kết quả phù hợp, ngay cả khi tài liệu không chứa chính xác từ khóa đó. Ví dụ:

• Khi người dùng tìm “quy trình nghỉ việc”, hệ thống sẽ trả về các tài liệu liên quan đến “chấm dứt hợp đồng lao động”, hoặc “quy định bàn giao công việc”.
• Khi người dùng tìm “hợp đồng liên quan đến vận chuyển hàng hóa quốc tế”, hệ thống sẽ trả về hợp đồng logistics, hợp đồng xuất nhập khẩu hoặc thỏa thuận với đại lý vận chuyển.

Khả năng này đặc biệt hữu ích khi nhân viên mới chưa quen thuật ngữ nội bộ vẫn có thể tìm đúng tài liệu cần thiết hoặc người dùng cần tìm thông tin liên quan nhưng không nhớ chính xác từ khóa. 

Theo nghiên cứu của McKinsey, tìm kiếm ngữ nghĩa có thể cải thiện độ chính xác kết quả lên khoảng 40–60% so với tìm kiếm từ khóa truyền thống, giảm đến 35% thời gian tìm kiếm thông tin.

Tóm tắt nội dung văn bản

Tài liệu dài như hợp đồng, báo cáo dự án hoặc kế hoạch đầu tư thường chứa nhiều thông tin quan trọng nhưng mất thời gian để đọc toàn bộ. Ứng dụng AI tóm tắt văn bản có thể tự động tạo bản tóm tắt nội dung chính đầy đủ các ý theo cấu trúc thiết lập sẵn. 
 

Các trường hợp sử dụng điển hình bao gồm: 

• Tóm tắt báo cáo dài: Một báo cáo nghiên cứu thị trường 80 trang có thể được AI tóm tắt thành 2-3 trang nội dung tổng quan, làm nổi bật các insight quan trọng, số liệu chính và khuyến nghị hành động.
• Tóm tắt biên bản họp: Từ bản ghi chép đầy đủ buổi họp 2 tiếng, AI tạo ra bản tóm tắt ngắn gọn các vấn đề đã bàn, quyết định đạt được, và công việc cần làm tiếp theo.

Đây là một trong những ứng dụng tiết kiệm thời gian nhất cho nhân viên và ban lãnh đạo.

Dịch thuật và hỗ trợ đa ngôn ngữ

Đối với doanh nghiệp có hoạt động quốc tế hoặc làm việc với đối tác nước ngoài, việc xử lý ngôn ngữ thường yêu cầu sử dụng công cụ dịch thuật online của bên thứ ba. Điều này làm gián đoạn quy trình và tiềm ẩn rủi ro bảo mật. 

AI cho phép dịch trực tiếp nội dung hiểu ngữ cảnh và văn hóa để đưa ra bản dịch tự nhiên, chính xác ngay trên hệ thống. Điều này đặc biệt quan trọng với các tài liệu nhạy cảm như hợp đồng, báo cáo tài chính, hoặc thông tin khách hàng. Các tình huống ứng dụng:

• Dịch hợp đồng và tài liệu pháp lý: Dịch hợp đồng, thỏa thuận từ tiếng Anh sang tiếng Việt (hoặc ngược lại) để tất cả các bên liên quan đều hiểu rõ nội dung.
• Dịch email hoặc thư từ giao dịch: Nhân viên có thể viết email bằng tiếng Việt, AI dịch sang tiếng Anh gửi cho đối tác quốc tế, và dịch ngược lại email trả lời - tất cả diễn ra liền mạch trong hệ thống.
• Dịch tài liệu đào tạo: Công ty đa quốc gia có thể nhanh chóng dịch tài liệu đào tạo, quy trình làm việc, chính sách công ty sang nhiều ngôn ngữ để áp dụng thống nhất tại các chi nhánh.

Nhờ đó, quy trình xử lý tài liệu duy trì liền mạch, đảm bảo bảo mật dữ liệu nội bộ, rút ngắn thời gian xử lý và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng trong môi trường hợp tác quốc tế.

4. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng AI trong xử lý văn bản

Ứng dụng AI trong xử lý văn bản đem lại cho lãnh đạo, nhân viên và doanh nghiệp những lợi ích bao gồm:

• Nâng cao khả năng ra quyết định: Ứng dụng AI giúp truy xuất, tổng hợp và tóm tắt thông tin kịp thời, giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin hợp đồng, báo cáo hoặc đề xuất nhanh chóng.
• Tăng khả năng kiểm soát điều hành: Dữ liệu được chuẩn hóa và theo dõi xuyên suốt quá trình xử lý văn bản, giúp ban quản lý kiểm soát tiến độ, trách nhiệm và trạng thái công việc minh bạch, rõ ràng.
• Giảm sai sót và rủi ro vận hành: Hệ thống ứng dụng AI tự động trích xuất và xử lý dữ liệu, hạn chế nhầm lẫn trong thanh toán, ký kết hợp đồng hoặc quản lý hồ sơ, từ đó giảm rủi ro tài chính và pháp lý.
• Nâng cao hiệu suất làm việc của đội ngũ: Nhờ tự động hóa các thao tác lặp lại, nhân sự có thể tập trung vào công việc chuyên môn thay vì xử lý giấy tờ thủ công.
• Tối ưu chi phí và nguồn lực: Khi thời gian xử lý và phê duyệt được rút ngắn, doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn, tránh chậm trễ do quy trình nội bộ, giảm chi phí phát sinh, giải phóng nguồn lực để đội ngũ tập trung vào các công việc mang lại giá trị cao hơn.

5. Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management ứng dụng AI trong xử lý văn bản và công việc

Với hơn 30 năm kinh nghiệm triển khai giải pháp tại các tập đoàn lớn trong nước và quốc tế, 1C Việt Nam tự hào giới thiệu Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management tích hợp công nghệ AI tiên tiến giúp tự động hóa và tối ưu quy trình xử lý văn bản. Giải pháp đặc biệt phù hợp với tổ chức có nhiều chi nhánh, phòng ban, nhiều cấp phê duyệt và yêu cầu kiểm soát chặt chẽ.

Các tính năng ứng dụng AI nổi bật của 1C:Document Management:

• Tích hợp OCR: Tự động nhận dạng và trích xuất thông tin từ tài liệu giấy, PDF scan, hình ảnh; hỗ trợ số hóa nhanh và giảm nhập liệu thủ công.
• AI Summary: Tự động tóm tắt khái quát nội dung hợp đồng, báo cáo hoặc biên bản họp dựa trên các mô hình AI tích hợp, cho phép lựa chọn phong cách tóm tắt phù hợp với mục tiêu quản trị và ra quyết định của từng nhóm bộ phận, vai trò.
• AI Translation: Dịch trực tiếp tài liệu đa ngôn ngữ ngay trên hệ thống, hạn chế sử dụng công cụ bên ngoài và đảm bảo bảo mật dữ liệu.
• AI Chatbot: cho phép người dùng đặt câu hỏi và tra cứu thông tin từ tài liệu đính kèm, hỗ trợ truy xuất thông tin nhanh chóng và ra quyết định chính xác.

Bên cạnh AI, hệ thống còn quản lý tài liệu tập trung, tự động hóa quy trình phê duyệt, tích hợp chữ ký số và báo cáo đa chiều, giúp doanh nghiệp nâng cao minh bạch, kiểm soát tiến độ và tăng tốc ra quyết định.

Tìm hiểu chi tiết Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management và để lại thông tin để triển khai ứng dụng AI hiệu quả trong quản lý văn bản và điều hành doanh nghiệp ngay hôm nay.