Các giai đoạn chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay
Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng trong thời gian gần đây. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết ứng dụng chuyển đổi số một cách hiệu quả. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin về các giai đoạn chuyển đổi số cũng như các bước áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp.
1. Các giai đoạn chuyển đổi số trong doanh nghiệp
Các giai đoạn chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình chuyển đổi các hoạt động kinh doanh từ cách thức truyền thống sang các phương thức hiện đại. Hiện nay, chuyển đổi số trong doanh nghiệp được phân chia thành 3 giai đoạn bao gồm:
1.1. Số hoá thông tin - Digitization
Số hóa thông tin là quá trình chuyển đổi các dạng thông tin từ hình thức vật lý (giấy tờ, hồ sơ, tài liệu bảng in) thành dạng số hóa tiên tiến. Quá trình được thực hiện nhằm mục đích tối ưu việc quản lý các dữ liệu, giúp quá trình truy cập và chia sẻ dễ dàng hơn. Mặt khác, việc số hóa các thông tin và dữ liệu cũng làm giảm sự phụ thuộc vào các tài liệu giấy, tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả trong việc tìm kiếm và sử dụng thông tin trong doanh nghiệp.
Một số lưu ý cần quan tâm trong giai đoạn này gồm:
- Phân loại và xác định các loại thông tin, dữ liệu quan trọng cần được số hoá.
- Cẩn thận trong quá trình chọn công cụ và phương pháp để chuyển đổi dữ liệu.
- Tiến hành xử lý dữ liệu trước để đảm bảo dữ liệu đầy đủ và chính xác. Sau đó, thực hiện lưu trữ dữ liệu số hóa một cách có tổ chức.
1.2. Số hoá quy trình - Digitalization
Trong các giai đoạn chuyển đổi số, Digitalization tập trung áp dụng công nghệ số để tối ưu quy trình làm việc trong tổ chức. Giai đoạn này bao gồm khả năng tự động hóa các bước trong quy trình, cách sử dụng phần mềm và ứng dụng để giám sát, quản lý công việc. Số hóa quy trình giúp tăng tương tác giữa các phòng ban qua nền tảng trực tuyến, nâng cao tính chính xác và khả năng theo dõi quy trình.
1.3. Chuyển đổi số toàn diện - Digital Transformation
Giai đoạn chuyển đổi số toàn diện (Digital Transformation) là quá trình thay đổi toàn bộ mô hình và phương pháp trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là cột mốc quan trọng giúp các doanh nghiệp tạo nên bước tiến đột phá trong quá trình số hóa. Hoạt động chuyển đổi số toàn diện tác động đến hầu hết các mặt của doanh nghiệp từ chiến lược kinh doanh, quy trình quản lý, văn hóa đến nhân sự, khách hàng,…
>>> TÌM HIỂU THÊM: Al viết tắt là gì? Ưu và nhược điểm khi sử dụng Al vào đời sống
2. Lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp
Một số lợi ích mà quá trình chuyển đổi số mang lại cho doanh nghiệp như:
- Chuyển đổi trải nghiệm người dùng:
Khách hàng đánh giá cao việc trải nghiệm công nghệ số. Trải nghiệm khách hàng (CX) là chiến trường mới của các doanh nghiệp, là động lực chính cho sự tăng trưởng của kinh doanh bền vững. Vì vậy, doanh nghiệp phải chuyển đổi số để mang lại trải nghiệm đa kênh và hoàn thiện hơn cho người tiêu dùng.
- Thấu hiểu khách hàng:
Thông qua phân tích dữ liệu từ quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ thấu hiểu hơn nhu cầu khách hàng, từ đó đề ra chiến lược kinh doanh hiệu quả. Bằng cách sử dụng dữ liệu có cấu trúc (thông tin khách hàng) và dữ liệu phi cấu trúc (số liệu truyền thông xã hội), doanh nghiệp có thể gia tăng doanh số một cách đáng kể.
- Tăng cường phối hợp giữa các phòng ban:
Các giai đoạn chuyển đổi số tạo ra cơ hội tuyệt vời để các phòng ban trao đổi và hợp tác với nhau. Quá trình chuyển đổi 4.0 của doanh nghiệp chỉ diễn ra suôn sẻ và thành công khi tất cả mọi người đều hướng tới một mục đích chung.
- Cải thiện sự linh hoạt và sáng tạo của công ty:
Việc áp dụng công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp đẩy nhanh tốc độ ra mắt và cải tiến các sản phẩm mới, đồng thời đề xuất những ý tưởng kinh doanh sáng tạo, mới mẻ.
- Tăng tính cạnh tranh cho doanh nghiệp:
Quá trình chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới, từ đó mở rộng thị trường và gia tăng vị thế cạnh tranh trên thị trường.
- Tối ưu chi phí kinh doanh:
Các giai đoạn chuyển đổi số giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí kinh doanh bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, tránh lãng phí và cải tiến hoạt động quản lý chuỗi cung ứng.
>>> XEM THÊM: Ví dụ về chuyển đổi số trong 5 lĩnh vực thành công điển hình
3. Các bước chuyển đổi số áp dụng trong doanh nghiệp
3.1. Đánh giá hiện trạng và nhu cầu chuyển đổi số doanh nghiệp
Trong quá trình chuyển đổi số, điều đầu tiên mà các doanh nghiệp cần làm là đánh giá lại hiện trạng và nhu cầu của mình để lựa chọn chiến lược và công nghệ chuyển đổi số phù hợp. Bước đánh giá này được tiến hành như sau:
- Phân tích tác động, xu hướng bên ngoài của chuyển đổi số:
Công ty nên phân tích các nhân tố bên ngoài có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình, bao gồm tác động của môi trường kinh doanh, sự biến đổi trong ngành công nghiệp và sự cạnh tranh từ các đối thủ cũ hoặc mới.
- Xác định và ưu tiên mong muốn của khách hàng trong các giai đoạn chuyển đổi số
Công ty cần nắm rõ nhu cầu người dùng và các bên khác như nhà cung cấp, đối tác, cộng đồng và cả nhân viên. Xác định được các điểm yếu và nhu cầu của khách hàng sẽ giúp doanh nghiệp điều chỉnh, cải tiến sản phẩm/dịch vụ của mình sao cho phù hợp với thị hiếu khách hàng hơn.
- Phân tích các loại công nghệ số phù hợp giúp nâng cao trải nghiệm người tiêu dùng
Công ty cần nghiên cứu và tìm ra các công nghệ số phù hợp để có thể cải thiện trải nghiệm mua hàng. Ví dụ như: cung cấp các app trên điện thoại di động, trang web tương tác, dịch vụ chăm sóc khách hàng tự động,...
- Phân tích mô hình kinh doanh hiện tại
Tiến hành nghiên cứu và đánh giá lại phương pháp hoạt động, kinh doanh của doanh nghiệp ở các khâu như: xác định quy trình làm việc, cách tương tác với khách hàng, mô hình thu nhập, cơ cấu tổ chức,.... Điều này giúp doanh nghiệp xác định rõ các thay đổi cần thiết để tiến hành chuyển đổi số hóa và cải thiện hiệu suất hoạt động có hiệu quả.
- Phân tích nguồn lực và tiềm năng văn hoá để chuyển đổi số
Việc phân tích này bao gồm quá trình đánh giá năng lực của nhân viên trong cách sử dụng các công nghệ mới, có cần đào tạo hay hỗ trợ không. Ngoài ra, phân tích tiềm năng văn hoá có thể đảm bảo rằng việc chuyển đổi 4.0 sẽ không gây ra các xáo trộn trong văn hóa của một tổ chức.
3.2. Xây dựng chiến lược phù hợp với doanh nghiệp
Trong các giai đoạn chuyển đổi số, bước xây dựng chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp phải đưa ra được một tầm nhìn mục tiêu rõ ràng, bao gồm các chiến lược và mục tiêu kinh doanh cụ thể. Điều này sẽ giúp các công ty tạo sự liên kết giữa chiến lược số hóa 4.0 và chiến lược kinh doanh tổng thể, qua đó gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
Trong quá trình xây dựng chiến lược chuyển đổi số, có 3 câu hỏi mà doanh nghiệp cần trả lời được, bao gồm:
- Ngành nghề mà doanh nghiệp đang kinh doanh sẽ phát triển ra sao tương lai?
- Doanh nghiệp sẽ thay đổi như thế nào và có vai trò gì trong tương lai đó?
- Làm sao để mở ra một con đường tiến về phía trước mà vẫn duy trì được sự cân bằng giữa định hướng và khả năng thích nghi liên tục?
3.3. Lên kế hoạch thực hiện
Việc tạo ra một kế hoạch triển khai chi tiết cho các giai đoạn chuyển đổi số đóng vai trò rất quan trọng, đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả:
- Xác định các sáng kiến số dựa trên mục tiêu đã đề ra trước đó: Các sáng kiến cần phù hợp với tình trạng hiện tại của công ty. Mỗi sáng kiến nên được tập trung vào ít nhất một mục tiêu cụ thể để tránh sự trùng lặp và chống chéo mất trật tự.
- Ưu tiên danh sách sáng kiến số: Đối với mỗi sáng kiến số, doanh nghiệp nên cấp ngân sách và nguồn lực riêng. Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tiến hành phân tích chi phí/lợi ích, tầm quan trọng của mục tiêu để xác định sự ưu tiên và phân chia ngân sách phù hợp.
- Xác định các tiêu chí đo lường và KPI: Theo dõi tiến độ các sáng kiến cần phải xác định tiêu chí đo lường và các hạng mức KPI đi kèm. Mỗi KPI nên được ghi chép lại rõ ràng về các nguồn dữ liệu đã sử dụng, thời điểm thu thập, người tiến hành, cách phân tích dữ liệu và đo lường.
- Lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số yêu cầu phải có kế hoạch cụ thể, xác định mục tiêu, phạm vi, người liên quan, tiến trình dự án và dự báo rủi ro. Khả năng quản lý dự án là điều cần thiết để duy trì các kế hoạch lâu dài.
- Đánh giá mức độ thành công: Doanh nghiệp cần theo dõi và đánh giá quá trình thực hiện chuyển đổi số để đảm bảo quá trình này luôn được các bên liên quan ưu tiên thực hiện. Nếu có vấn đề gì xuất hiện trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra được giải pháp kịp thời.
3.4. Xây dựng nền tảng công nghệ, chuẩn bị dữ liệu
Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp chỉ cần tập trung đầu tư cơ sở hạ tầng dữ liệu và các loại công nghệ tiên tiến, cụ thể như sau:
- Cơ sở hạ tầng nội bộ: Các công cụ hiện đại giúp tối ưu quản lý tài liệu, nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu chi phí tuyển dụng nhân sự mới,...
- Cơ sở hạ tầng khi làm việc với khách hàng và đối tác: Bao gồm các công nghệ giúp thu thập thông tin người tiêu dùng một cách hiệu quả, đáp ứng nhu cầu khách hàng nhanh chóng.
>>> KHÁM PHÁ NGAY: Big data là gì? Đặc điểm và ứng dụng Big data vào doanh nghiệp
3.5. Đào tạo đội ngũ nhân lực số
Ở bước tiếp theo, doanh nghiệp cần chuẩn bị và đào tạo nguồn nhân lực phù hợp để đảm bảo có đủ các điều kiện đạt được mục tiêu và duy trì tính cạnh tranh trên thị trường. Các phương pháp giúp xây dựng một đội ngũ nhân sự số hiệu quả bao gồm:
- Đánh giá: Xác định kỹ năng và năng lực nào đó, nên được phát triển qua việc đào tạo nội bộ hay nên được tuyển dụng từ bên ngoài.
- Đào tạo nội bộ: Xây dựng các chương trình đào tạo có mục tiêu cho nhân viên để bù đắp các lỗ hổng kỹ năng cụ thể, nâng cao khả năng lãnh đạo và thúc đẩy văn hóa học hỏi, phát triển không ngừng.
- Chiến lược tuyển dụng: Đề ra một chiến lược tuyển dụng chi tiết về các kỹ năng và phẩm chất cụ thể mà doanh nghiệp đang tìm kiếm.
- Hội nhập: Xây dựng quy trình hội nhập hiệu quả cho cả nhân sự nội bộ và nhân sự mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập vào tổ chức.
- Quản lý hiệu suất: Tiến hành triển khai hệ thống quản lý hiệu suất nhằm hỗ trợ sự phát triển liên tục cho tất cả nhân viên.
3.6. Ứng dụng chuyển đổi số vào doanh nghiệp
Thực hiện chuyển đổi công nghệ số theo các giai đoạn chuyển đổi trên, mỗi giai đoạn sẽ có phương pháp tiếp cận và phương pháp triển khai khác nhau.
Giai đoạn 1: Số hoá dữ liệu
- Giai đoạn chuyển đổi độc lập: Sử dụng các giải pháp công nghệ tập trung vào việc cải thiện mô hình kinh doanh, nâng cao trải nghiệm khách hàng và duy trì ổn định chuỗi cung ứng.
- Giải pháp công nghệ hiện đại phát triển kinh doanh: Sử dụng các giải pháp công nghệ hiện đại như thương mại điện tử, bán hàng đa kênh, truyền thông và marketing online, thanh toán trực tuyến,...
- Tính tiếp cận của doanh nghiệp vừa và nhỏ: Xu hướng số hóa 4.0 cho phép các công ty vừa và nhỏ tiếp cận dễ dàng các giải pháp công nghệ với mức phí hợp lý cho dù chưa có kinh nghiệm trong việc chuyển đổi số.
- Trải nghiệm khách hàng và đáp ứng mục tiêu thay đổi: Mục tiêu chuyển đổi công nghệ số liên quan chặt chẽ đến khả năng trải nghiệm của khách hàng. Bởi vậy, doanh nghiệp cần áp dụng công nghệ số trong việc thay đổi và quản lý chuỗi cung ứng một cách đa dạng, linh hoạt và bền vững hơn để đáp ứng được nhu cầu biến đổi liên tục.
Giai đoạn 2: Số hoá quy trình
Trong giai đoạn này, công ty cần tập trung vào việc áp dụng các công nghệ số phổ biến, liên kết chức năng để thay đổi mô hình quản lý và thiết lập kết nối ban đầu với mô hình kinh doanh, với mục tiêu tối ưu hóa hiệu quả điều hành, duy trì sự bền vững và đạt tăng trưởng. Doanh nghiệp bắt đầu ứng dụng công nghệ để xây dựng hệ thống các báo cáo quản trị toàn diện và kết nối với các dữ liệu nền sẵn có như doanh số bán hàng, số liệu xuất nhập kho và số liệu kế toán.
Giai đoạn 3: Chuyển đổi số toàn diện
Đây là giai đoạn chuyển đổi số một cách toàn diện, khi hệ thống kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp được tích hợp hoạt động dựa trên thông tin thời gian thực. Doanh nghiệp cần tập trung đầu tư vào các sáng kiến số để tiến hành đổi mới và tạo giá trị, đồng thời thúc đẩy các bước tiến vượt trội để cạnh tranh với các doanh nghiệp có quy mô hơn.
4. Bí quyết thành công trong từng giai đoạn chuyển đổi số
Nhìn chung, chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay được chia thành 3 giai đoạn với từng cấp độ khác nhau. Doanh nghiệp có thể tham khảo qua những bí quyết dưới đây để thực hiện thành công các giai đoạn chuyển đổi số sau:
- Xây dựng hệ thống tài liệu hướng dẫn chi tiết:
Khi ứng dụng các nền tảng công nghệ hiện đại, doanh nghiệp cần mất một khoảng thời gian nhất định để nhân viên làm quen và sử dụng thành thạo. Cách tốt nhất giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, thời gian và nhân lực khi thực hiện chuyển đổi số đó chính là xây dựng nên một hệ thống tài liệu hướng dẫn cụ thể, chi tiết về cách sử dụng các nền tảng công nghệ tiên tiến.
- Tạo nên hệ thống tổ chức điều phối dạng mạng lưới:
Xây dựng hệ thống tổ chức điều phối mạng lưới là cách để doanh nghiệp xác định rõ vai trò, trách nhiệm và công việc cụ thể của từng cá nhân/ tổ chức tham gia vào hoạt động chuyển đổi số. Từ đó, doanh nghiệp có thể đảm bảo phối hợp nhịp nhàng, giám sát được tiến độ công việc cũng như nâng cao hiệu quả chuyển đổi số.
- Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả:
Các giai đoạn chuyển đổi số đòi hỏi cao về kỹ năng, kiến thức và trình độ của từng nhân sự để có thể tiếp nhận và ứng dụng các công nghệ mới. Do đó, quá trình chuyển đổi số cần được thực hiện song song với các hoạt động đào tạo và phát triển nhân lực.
- Tham vấn từ chuyên gia:
Tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về những kỹ thuật, chiến lược và giải pháp cần có trong quá trình chuyển đổi số. Ngoài ra, sự tham vấn của chuyên gia còn giúp doanh nghiệp tránh được những sai lầm mà các công ty khác đã từng mắc phải.
Như vậy, bài viết trên đã tổng hợp các giai đoạn chuyển đổi số cũng như các thông tin liên quan về việc chuyển đổi số. Trong quá trình chuyển đổi số, doanh nghiệp nên ứng dụng các phần mềm quản lý chuyên nghiệp như 1C:Document Management. Đây là giải pháp văn phòng số giúp lưu trữ tài liệu và quản lý văn bản số tập trung, hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa vận hành, đẩy nhanh tăng trưởng. Liên hệ ngay 1C Việt Nam qua số hotline để được cung cấp thêm thông tin về phần mềm này nhé!
>>> TIN TỨC LIÊN QUAN: