Hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết cho doanh nghiệp

Hệ thống ERP hiện nay đang là giải pháp quản trị tân tiến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Bài viết dưới đây 1C Việt Nam sẽ hướng dẫn cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết để giúp các doanh nghiệp triển khai ERP thành công, đạt được sự phát triển bền vững trên thị trường.

>>>> XEM THÊM: 1C:ERP - Giải pháp hỗ trợ quản trị doanh nghiệp toàn diện

1. Hệ thống ERP là gì? 

Lập kế hoạch quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP - Enterprise Resource Planning) là một dạng hệ thống hỗ trợ các tổ chức quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh trọng yếu để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động. 

Hệ thống ERP điều tiết luồng thông tin giữa các bộ phận trong công ty, cung cấp một nguồn dữ liệu chính xác, thống nhất và đồng bộ hóa trên toàn doanh nghiệp. Hệ thống này cũng có khả năng kết nối các hoạt động tài chính, chuỗi cung ứng, vận hành, thương mại, báo cáo, sản xuất và nhân sự của doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất.

Trước khi tìm hiểu về cách sử dụng hệ thống ERP và triển khai trên thực tế, các tổ chức cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ cũng như đạt được hiệu quả tối đa. Dưới đây là những điều quan trọng mà doanh nghiệp cần lưu ý trước khi sử dụng hệ thống ERP.

2.1 Hiểu rõ bản chất của hệ thống ERP 

Việc triển khai hệ thống ERP thực chất là áp dụng một mô hình công nghệ với chức năng thu thập, lưu trữ, phân tích và lập báo cáo dữ liệu vào quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Quá trình triển khai ERP không chỉ dừng lại ở việc cài đặt phần mềm mà còn bao gồm việc xây dựng các quy trình chuẩn, hỗ trợ hoạt động dựa trên một nguồn tài nguyên duy nhất. Nắm rõ bản chất của việc triển khai ERP sẽ giúp doanh nghiệp đi đúng hướng và tránh được những sai lầm không đáng có.

Sau khi hiểu rõ bản chất của việc triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng các mục tiêu cụ thể của dự án, các phân hệ ERP cần thiết, những tính năng mong muốn cũng như kế hoạch ngân sách. Mục tiêu của doanh nghiệp có thể bao gồm tạo ra luồng thông tin chính xác và liên tục giữa các bộ phận, cũng như cung cấp cho đội ngũ quản lý khả năng xem báo cáo tài chính theo thời gian thực.

2.3 Xây dựng đội ngũ quản lý chuyên nghiệp

Dù đơn vị triển khai hệ thống ERP có uy tín và tận tâm đến đâu, sự thành công của dự án vẫn phụ thuộc phần lớn vào chính doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng một đội ngũ quản lý dự án nội bộ là một bước chuẩn bị quan trọng, giúp doanh nghiệp chủ động trong suốt quá trình triển khai, từ trước, trong đến sau khi thực hiện, đồng thời tránh phụ thuộc quá mức vào nhà cung cấp.

Một trong những yếu tố khác có ảnh hưởng lớn đến khả năng thành công của các công ty sử dụng hệ thống ERP chính là chất lượng phần mềm. Hiện nay, có nhiều đơn vị triển khai ERP uy tín trên thị trường, trong đó nổi bật là 1C Việt Nam với giải pháp ERP linh hoạt.

Năm 2022, Tập đoàn Tonmat đã quyết định chọn 1C Việt Nam làm nhà cung cấp giải pháp ERP. Theo ông Alexander Evchenko, CEO của 1C Việt Nam, low-code đang trở thành xu hướng công nghệ phổ biến trong quá trình chuyển đổi số trên toàn thế giới. 1C Việt Nam dẫn đầu với giải pháp 1C:ERP được phát triển trên nền tảng low-code, mang lại khả năng linh hoạt và dễ ứng biến cho doanh nghiệp. Giải pháp này cung cấp các công cụ chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng và hiệu quả hơn.

1C Việt Nam cung cấp giải pháp 1C:ERP giúp nâng tầm doanh nghiệp, tăng lợi thế cạnh tranh và vượt qua các thách thức công nghệ trong kỷ nguyên số. Hệ thống 1C:ERP Việt Nam có các điểm mạnh sau:

• Tự động hóa toàn bộ quy trình, hoạt động và công việc liên quan.
• Loại bỏ công việc trùng lặp và thao tác thủ công để tăng hiệu quả công việc.
• Màn hình lãnh đạo trực quan, giúp quản lý dễ dàng mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
• Kiểm tra nhanh chóng mức độ hàng tồn kho, chính sách vận chuyển, ghi nhận phản hồi của khách hàng để phát hiện sớm các vấn đề không tốt trong quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ, từ đó tối ưu trải nghiệm khách hàng. 
• Hỗ trợ tích hợp, tùy chỉnh, mở rộng và linh hoạt  điều chỉnh tùy vào nhu cầu thực thế của doanh nghiệp. 
• Hỗ trợ nhà quản lý lập báo cáo theo nhu cầu tại bất kỳ thời điểm nào. 

Dưới đây là cách sử dụng hệ thống ERP chi tiết do 1C Việt Nam tổng hợp để doanh nghiệp có thể ứng dụng ERP vào thực tế một cách chính xác, hiệu quả. 

3.1 Đánh giá hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đánh giá hoạt động kinh doanh tổng thể giúp doanh nghiệp xác định những quy trình cần cải tiến và cách đo lường hiệu quả sau khi triển khai ERP. Các tiêu chí cần đánh giá bao gồm yếu tố đầu vào, đầu ra, quy trình phối hợp, các tác nhân ảnh hưởng đến quá trình triển khai, công cụ hỗ trợ và nguồn dữ liệu. Đồng thời, doanh nghiệp cần thực hiện các phân tích như đánh giá về thời gian, chi phí, năng lực và chất lượng hoạt động của từng quy trình hiện có trong doanh nghiệp.

Nhiều doanh nghiệp đã mắc phải sai lầm khi cho rằng việc đào tạo ban đầu là đủ để thành công với hệ thống ERP. Tuy nhiên, ERP không chỉ là việc triển khai và sử dụng hệ thống trong thời gian ngắn mà còn là quá trình liên tục phát triển. Vì vậy, nhân viên cũng như ban lãnh đạo trong doanh nghiệp cần được đào tạo một cách toàn diện, từ trước, trong và sau dự án để tận dụng tối đa sức mạnh của hệ thống ERP, nhanh chóng thích ứng với các bản cập nhật và thay đổi của hệ thống. Doanh nghiệp nên hợp tác với nhà cung cấp ERP uy tín để thiết lập các chương trình đào tạo chuyên môn, giúp người dùng nâng cao kiến thức để tối ưu hóa lợi ích của phần mềm. 

Trong quá trình hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP, bước đầu tiên và quan trọng nhất là cấu trúc lại toàn bộ dữ liệu. Việc này bao gồm chuẩn hóa yếu tố đầu ra, đầu vào, quy trình phối hợp và luồng thông tin giữa các phòng ban. Đối với dữ liệu, doanh nghiệp cần chuẩn hóa các tiêu chuẩn nhập dữ liệu, thiết lập quy ước đặt tên, cấu trúc lại các dữ liệu cũ và loại bỏ thông tin trùng lặp hoặc không cần thiết để tăng hiệu quả cho hệ thống ERP.

Hiện nay, phần lớn các hệ thống ERP được phát triển như một giải pháp đa ngành, linh hoạt và có thể tùy chỉnh phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp. Vì vậy, việc thiết kế một giải pháp hiện đại, phù hợp với nhu cầu kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp là cách tối ưu để sử dụng hệ thống ERP.

 

3.5 Xây dựng lộ trình phát triển cho hệ thống

Để sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ lộ trình phát triển theo từng giai đoạn và các bước cụ thể để triển khai hệ thống. Để thực hiện bước này, doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc họp với nhà quản lý dự án từ cả hai bên để thảo luận để đưa ra kế hoạch cụ thể. Qua đó, doanh nghiệp sẽ có hướng hoạch định các nguồn lực cần thiết để đảm bảo thực hiện lộ trình phát triển một cách mạch lạc.

Tích hợp ERP với khách hàng và đối tác là một bước cực kỳ quan trọng. Quá trình này đảm bảo rằng các bên liên quan có thể nhận thông tin nhanh chóng, kịp thời, chính xác từ hệ thống. Đồng thời, hệ thống cũng cam kết bảo mật mọi thông tin, dữ liệu được chia sẻ.

Nhà lãnh đạo cần liên tục theo dõi và điều chỉnh quy trình kinh doanh để đảm bảo phản ánh đúng với hoạt động của hệ thống ERP và hạn chế các vấn đề có thể phát sinh trong quá trình triển khai.

Sau khi doanh nghiệp đã nắm được cách sử dụng hệ thống ERP, 1C Việt Nam sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm để sử dụng ứng dụng ERP hiệu quả:

• Phân bổ ngân sách hợp lý cho dự án ERP: Lập dự toán chi phí cho việc triển khai hệ thống ERP một cách chi tiết, cụ thể. Lưu ý các chi phí khác như bảo trì, nhân sự quản lý hệ thống và bảo mật.
• Tối ưu hóa quy trình quản lý doanh nghiệp: Trước khi triển khai ERP, cần chuẩn hóa lại các quy trình vận hành, kinh doanh và luồng thông tin phối hợp giữa các phòng ban. 
• Xác định rõ nhu cầu, mục tiêu và kỳ vọng: Đề ra các mong muốn rõ ràng để đảm bảo rằng ERP hỗ trợ đạt được hiệu quả mong đợi.
• Lựa chọn đơn vị triển khai ERP: Chọn các đối tác triển khai ERP uy tín để đảm bảo kết quả tốt.
• Xem xét kỹ về việc tùy chỉnh giải pháp ERP: Cẩn trọng khi tùy chỉnh để tránh phát sinh chi phí không cần thiết.
• Lựa chọn nhân sự phù hợp cho dự án ERP: Tạo một nhóm dự án với thành viên có đầy đủ kinh nghiệm và kiến thức từ các phòng ban khác nhau.
• Luôn bám sát quy trình triển khai ERP: Tuân thủ quy trình triển khai để giảm nguy cơ bỏ lỡ các khía cạnh quan trọng.
• Quản lý thời gian hợp lý: Sắp xếp thời gian phù hợp để đảm bảo mỗi giai đoạn được thực hiện kỹ lưỡng, tỉ mỉ, theo đúng kế hoạch đề ra. 
• Đào tạo và triển khai hệ thống ERP với nhân sự: Truyền tải đầy đủ thông tin về lợi ích của ERP đối với công việc hàng ngày và cung cấp đào tạo chi tiết cho những nhân viên trực tiếp sử dụng hệ thống.