Chi phí bán hàng là gì? Cách hạch toán và tối ưu chi phí

Chi phí bán hàng là một yếu tố quan trọng trong quản lý tài chính doanh nghiệp. Hiểu rõ và quản lý hiệu quả các khoản chi phí này giúp doanh nghiệp cải thiện khả năng cạnh tranh cũng như gia tăng lợi nhuận. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về chi phí bán hàng, cách hạch toán chi phí bán hàng và tối ưu chi phí để đạt hiệu quả cao nhất. Cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay nhé! 

>>>> XEM THÊM:

• Công nợ là gì? Hướng dẫn cách quản lý công nợ tối ưu nhất
• Mẫu Báo cáo kết quả kinh doanh (Tải xuống miễn phí)
• Các khoản giảm trừ doanh thu là gì? Cách hạch toán giảm trừ

1. Chi phí bán hàng là gì?

Theo quy định tại khoản 1, Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng là các khoản chi thực tế phát sinh trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Các chi phí này có thể bao gồm chi phí quảng cáo, hoa hồng bán hàng, chi phí bảo hành, chi phí bảo quản, đóng gói và vận chuyển.

Đơn giản hơn, chi phí bán hàng là tất cả các khoản chi liên quan đến việc đưa sản phẩm đến tay khách hàng. Việc tối ưu hóa chi phí bán hàng giúp doanh nghiệp nâng cao sức cạnh tranh và tối ưu hóa lợi nhuận.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Lợi nhuận thuần là gì? Cách tính toán và tối ưu lợi nhuận thuần

2. Chi phí bán hàng gồm những thành phần gì?

Theo khoản 2, Điều 91 Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được ghi nhận và phản ánh qua Tài khoản 641, bao gồm:

• Chi phí nhân viên: Gồm tiền lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, y tế, các khoản liên quan đến nhân viên bán hàng.
• Chi phí vật liệu, bao bì: Chi phí cho vật liệu đóng gói, bảo quản và vận chuyển sản phẩm.
• Chi phí dụng cụ, đồ dùng: Bao gồm công cụ, dụng cụ phục vụ cho quá trình tiêu thụ sản phẩm.
• Chi phí khấu hao TSCĐ: Chi phí khấu hao tài sản cố định như nhà kho, phương tiện vận chuyển và thiết bị đo lường.
• Chi phí bảo hành: Chi phí cho việc bảo hành sản phẩm và hàng hóa (trừ công trình xây lắp).
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi phí thuê dịch vụ bên ngoài phục vụ cho bán hàng, chẳng hạn như thuê kho, bãi và hoa hồng cho đại lý.
• Chi phí bằng tiền khác: Các chi phí khác phát sinh trong quá trình bán hàng như chi phí tiếp khách và quảng cáo.

>>>> THAM KHẢO NGAY: 10 Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng phổ biến (Tải miễn phí)

3. Công thức tính chi phí bán hàng đơn giản nhất

Để tính toán chi phí bán hàng, bạn có thể sử dụng công thức đơn giản sau:

Chi phí bán hàng = Chi phí nhân viên + Chi phí khấu hao + Chi phí dụng cụ +  Chi phí bảo hành + Chi phí bao bì + Chi phí phát sinh

Ví dụ minh họa:

Giả sử một doanh nghiệp sản xuất và phân phối máy lọc không khí. Dưới đây là các khoản chi phí bán hàng phát sinh trong một tháng:

• Chi phí nhân viên bán hàng: 40 triệu VNĐ (bao gồm lương và phụ cấp cho đội ngũ bán hàng)
• Chi phí bao bì và đóng gói: 15 triệu VNĐ (bao gồm chi phí cho hộp, túi và vật liệu đóng gói)
• Chi phí vận chuyển: 12 triệu VNĐ (chi phí cho việc giao hàng đến tay khách hàng)
• Chi phí quảng cáo và khuyến mại: 8 triệu VNĐ (bao gồm chi phí cho các chiến dịch quảng cáo trực tuyến và truyền thông)
• Chi phí bảo hành sản phẩm: 5 triệu VNĐ (chi phí dành cho dịch vụ bảo hành sản phẩm)

Áp dụng công thức tính chi phí bán hàng:

Chi phí bán hàng = 40 triệu VNĐ + 15 triệu VNĐ + 12 triệu VNĐ + 8 triệu VNĐ + 5 triệu VNĐ = 80 triệu VNĐ

Vậy, tổng chi phí bán hàng cho doanh nghiệp trong tháng là 80 triệu VNĐ.

4. Hướng dẫn hạch toán chi phí bán hàng theo nghiệp vụ chi tiết

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về cách hạch toán chi phí bán hàng, phân loại theo từng loại chi phí bán hàng và cách ghi sổ kế toán tương ứng:

4.1 Chi phí cho nhân viên thực hiện quá trình bán hàng

Chi phí này bao gồm lương, phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các khoản phúc lợi khác cho nhân viên bán hàng.

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 334 – Phải trả cho người lao động
• Có các TK 338 – Các khoản phải trả khác (nếu có)

4.2 Giá trị dụng cụ, vật liệu phục vụ cho quá trình bán hàng

Chi phí này bao gồm chi phí cho bao bì, vật liệu bảo quản và các dụng cụ cần thiết cho quá trình bán hàng.

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu
• Có các TK 153 – Công cụ, dụng cụ
• Có các TK 242 – Chi phí trả trước (nếu vật liệu dùng trong nhiều kỳ)

4.3 Trích khấu hao tài sản cố định của bộ phận bán hàng

Khấu hao tài sản cố định sử dụng trong bộ phận bán hàng như kho, cửa hàng và phương tiện vận chuyển.

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

4.4 Chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ bán hàng

Bao gồm chi phí điện, nước, thông tin liên lạc và các dịch vụ sửa chữa  tài sản cố định không lớn.

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
• Có các TK 111 – Tiền mặt
• Có các TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
• Có các TK 141 – Các khoản phải thu ngắn hạn
• Có các TK 331 – Phải trả cho người bán

4.5 Chi phí sửa chữa TSCĐ phục vụ cho bán hàng

Trường hợp trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ:

• Khi trích trước chi phí sửa chữa:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 335 – Chi phí phải trả (nếu sửa chữa đã thực hiện nhưng chưa nghiệm thu hoặc chưa có hóa đơn)
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả (trích trước cho bảo trì định kỳ)
• Khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh:
  • Nợ các TK 335, 352
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có các TK 331, 241, 111, 112, 152, …

Trường hợp chi phí sửa chữa lớn phát sinh một lần:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có TK 242 – Chi phí trả trước (chi phí phân bổ từng kỳ)

4.6 Chi phí bảo hành sản phẩm, hàng hóa

Kế toán hạch toán:

• Khi lập dự phòng bảo hành:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
• Cuối kỳ kế toán:
  • Nếu số dự phòng phải trả tăng:
    • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
    • Có TK 352 – Dự phòng phải trả
  • Nếu số dự phòng phải trả giảm:
    • Nợ TK 352 – Dự phòng phải trả
    • Có TK 641 – Chi phí bán hàng

4.7 Chi phí khuyến mại, quảng cáo

Kế toán hạch toán:

• Khi xuất hàng khuyến mại không kèm điều kiện:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 155, 156
• Khi xuất hàng khuyến mại có điều kiện (giảm giá hàng bán):
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  • Có các TK 155, 156
• Khi nhận hàng khuyến mại từ nhà sản xuất:
  • Nợ TK 156 – Hàng hoá (theo giá trị hợp lý)
  • Có TK 711 – Thu nhập khác

4.8 Sản phẩm, hàng hóa tiêu dùng nội bộ cho hoạt động bán hàng

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Có các TK 155, 156 (giá vốn hàng hoá)
• Nếu phải kê khai thuế GTGT:
  • Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp

4.9 Sản phẩm, hàng hóa dùng để biếu, tặng

Kế toán hạch toán:

• Khi biếu, tặng khách hàng bên ngoài:
  • Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
  • Có các TK 152, 153, 155, 156
• Khi biếu, tặng cán bộ công nhân viên (quỹ khen thưởng):
  • Nợ TK 353 – Quỹ khen thưởng, phúc lợi
  • Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
  • Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp
  • Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
  • Có các TK 152, 153, 155, 156

4.10 Hoa hồng bán hàng bên giao đại lý phải trả

Kế toán hạch toán:

• Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng
• Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
• Có TK 131 – Phải thu của khách hàng

Việc hạch toán chi phí bán hàng chính xác không chỉ giúp kiểm soát chi phí mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp.

>>>> ĐỌC THÊM: Biểu mẫu báo cáo tài chính theo Thông tư 200 (Mới nhất)

5. Làm thế nào để tối ưu chi phí bán hàng?

Một trong những chiến lược tối ưu bán hàng cho doanh nghiệp là áp dụng các phần mềm hiện đại như 1C:ERP. Đây là một giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, được phát triển trên nền tảng công nghệ low-code, cung cấp nhiều phân hệ quản lý hữu ích

1C:ERP tích hợp nhiều module kế toán và tài chính, cho phép doanh nghiệp tự động hóa các bút toán hạch toán chi phí bán hàng, từ đó giảm thiểu sai sót trong việc ghi chép và tính toán, đồng thời tiết kiệm thời gian cũng như nguồn lực của đội ngũ kế toán. 

• Các bút toán như chi phí nhân viên, khấu hao TSCĐ và chi phí dịch vụ mua ngoài được thực hiện chính xác và nhanh chóng, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. 
• Giám sát chi phí phát sinh theo thời gian và theo từng khoản mục, giúp so sánh và phân tích chi phí.

• Đánh giá tổng quan tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm khả năng hoạt động và sinh lời.
• Cung cấp báo cáo quản trị và khả năng tự thiết kế báo cáo phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp.
• Tự động tổng hợp số liệu và lập báo cáo thuế, báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.

6. Sự khác nhau giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong quản lý tài chính doanh nghiệp, việc phân biệt rõ ràng giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng vì mỗi loại chi phí có ảnh hưởng khác nhau đến báo cáo tài chính cũng như chiến lược quản lý. Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:

7. Các câu hỏi thường gặp về chi phí bán hàng

Khi quản lý chi phí bán hàng, doanh nghiệp thường có nhiều băn khoăn, thắc mắc. Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp về chi phí bán hàng cùng giải đáp chi tiết để giúp doanh nghiệp nắm rõ hơn về vấn đề này:

7.1 Có những quy định nào về chi phí bán hàng doanh nghiệp cần nắm?

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí bán hàng được phân loại vào các tài khoản cấp 2 của TK 641 như chi phí nhân viên, chi phí vật liệu, chi phí dụng cụ và chi phí bảo hành.

7.2 Chi phí quản lý có phải chi phí bán hàng không?

Chi phí quản lý doanh nghiệp không phải là chi phí bán hàng. Chi phí quản lý liên quan đến hoạt động chung của doanh nghiệp, trong khi chi phí bán hàng liên quan trực tiếp đến việc tạo ra doanh thu.

7.3 Lệ phí môn bài có được tính là chi phí bán hàng không?

Lệ phí môn bài là khoản phí quản lý doanh nghiệp, không thuộc chi phí bán hàng.

Hiểu rõ sự khác biệt và cách phân bổ giữa chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp là rất quan trọng để tối ưu hóa tài chính và nâng cao hiệu quả quản lý. Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý chi phí cũng như tối ưu hóa quy trình tài chính, 1C Việt Nam cung cấp giải pháp toàn diện 1C:ERP với khả năng phân tích tài chính và báo cáo chi tiết. Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin và được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Chi phí tài chính là gì? Các loại chi phí tài chính và công thức tính
• [Download] Mẫu bảng tổng hợp công nợ đầy đủ, chi tiết