Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì? Những lợi ích đối với doanh nghiệp

Trong kỷ nguyên số hóa hiện nay, chuyển đổi số trong doanh nghiệp trở thành xu hướng tất yếu nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững. Vậy chuyển đổi số là gì? Doanh nghiệp sẽ đạt được những lợi ích gì khi thực hiện chuyển đổi số? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

>>>> ĐỌC THÊM: Phần mềm Văn phòng số toàn diện 1C:Document Management

1. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là việc tích hợp công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của doanh nghiệp như kinh doanh, sản xuất, kế toán,... nhằm gia tăng lợi thế cạnh tranh, nâng cao trải nghiệm khách hàng, mở rộng thị trường,... Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra nhiều giá trị hơn cũng như có nhiều cơ hội để tăng trưởng, cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao sức cạnh tranh.

2. Những cơ hội lợi ích của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp

Trong bối cảnh môi trường kinh doanh trở nên thách thức hơn, doanh nghiệp phải đối mặt với bài toán tối ưu hóa hiệu quả hoạt động và giảm thiểu chi phí để tăng khả năng cạnh tranh. Khi đó, áp dụng chuyển đổi số trong doanh nghiệp sẽ mang lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp bao gồm:

• Tăng hiệu suất và hiệu quả: Tích hợp công nghệ trong mọi khía cạnh giúp tăng tính hiệu quả và giảm thiểu sai sót trong vận hành doanh nghiệp. Các quy trình cũng được cải tiến nhờ công nghệ số, từ đó gia tăng năng suất nhân sự và hiệu quả hoạt động cao hơn.
• Kết nối, quản lý khối lượng dữ liệu lớn: Chuyển đổi số sẽ giúp kết nối các dữ liệu từ các phòng ban trong doanh nghiệp với nhau. Từ đó, các nhân sự sẽ dễ dàng truy cập, tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng. Bên cạnh đó, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, đo lường các chỉ số, tỷ lệ chuyển đổi,.... và có một cái nhìn tổng quan về dữ liệu rõ ràng, chính xác hơn.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp cung cấp cho khách hàng những trải nghiệm tốt hơn như dịch vụ khách hàng 24/7, thanh toán trực tuyến, mua sắm trực tuyến,... Bên cạnh đó, nhờ các dữ liệu được thu thập qua việc chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể phân tích, hiểu được hành vi khách hàng nhằm đưa ra phương án gia tăng trải nghiệm khách hàng.
• Tối ưu chi phí cho doanh nghiệp: Việc ứng dụng các nền tảng công nghệ tiên tiến vào quản trị sẽ giúp doanh nghiệp cắt giảm được một số công việc như tìm kiếm thông tin, giảm thiểu sai sót khi sản xuất, test sản phẩm mới,... Điều này giúp giải phóng thời gian dư thừa của nhân viên và giải được bài toán hao phí của doanh nghiệp. Ứng dụng các công nghệ mới sẽ giúp nhân sự tập trung xử lý các công việc quan trọng, cắt giảm những nhiệm vụ không cần thiết. Nhờ đó, nhân viên sẽ tiết kiệm thời gian làm việc, tăng hiệu suất. Đồng thời, doanh nghiệp cũng tự động hóa được quy trình, cải thiện truyền thông và hoạt động trực tuyến giữa các bộ phận.

3. Những thách thức khi thực hiện chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Với những phân tích ở trên, rõ ràng chuyển đổi số đóng một vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán về vận hành và chi phí. Tuy nhiên, trong hành trình chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể gặp phải một số thách thức sau:

• Chi phí và đầu tư lớn: Quy trình chuyển đổi số đòi hỏi doanh nghiệp cần đầu tư một nguồn lực rất lớn như chi phí đào tạo nhân viên, chi phí mua sắm thiết bị, chi phí phần mềm,... để triển khai các công nghệ mới và xây dựng cơ sở hạ tầng kỹ thuật. 
• Thay đổi mô hình kinh doanh, văn hoá tổ chức: Khi áp dụng chuyển đổi số đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải thay đổi mô hình quản trị truyền thống của mình sang mô hình quản trị mới. Điều này có thể gây ra sự xáo trộn về văn hoá cho doanh nghiệp khiến nhân viên không hài lòng và có thể phát sinh phản kháng.
• Phụ thuộc vào ý chí quyết tâm của ban lãnh đạo và nhân viên: Quá trình chuyển đổi số sẽ phụ thuộc rất lớn vào ý chí của ban lãnh đạo và nhân viên. Thách thức mà doanh nghiệp có thể đối mặt là việc các cấp trong bộ máy nhân sự “ngại” thích ứng với chuyển đổi số. Ban lãnh đạo không thấy được lợi ích nếu thay đổi phương thức hoạt động. Nhân viên có thể cảm thấy không chắc chắn về vai trò và trách nhiệm mới đi kèm với chuyển đổi kỹ thuật số. Nếu các vấn đề trên không được giải quyết, công ty có nguy cơ đánh mất các cơ hội tăng trưởng quan trọng.
• Khó khăn trong việc tìm kiếm giải pháp phù hợp với nguồn lực: Với sự phát triển của nền tảng kỹ thuật số, nhiều công nghệ mới đã ra đời khiến nhiều doanh nghiệp không biết phải triển khai quá trình chuyển đổi như thế nào để đạt được hiệu quả cao. Điều này thách thức các doanh nghiệp khi tìm kiếm một giải pháp thích hợp, có khả năng áp dụng thành công cao trong khi nguồn lực là hạn chế.
• Rủi ro về bảo mật thông tin và dữ liệu: Sự phụ thuộc vào công nghệ số đặt ra thách thức về bảo mật thông tin và quản lý rủi ro. Các tổ chức cần đảm bảo an toàn và tuân thủ quy định liên quan đối với hệ thống dữ liệu, tránh các vấn đề về đánh cắp, rò rỉ dữ liệu quan trọng trên nền tảng số. 

>>>> THAM KHẢO: Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

4. Các chiến lược chuyển đổi số trong doanh nghiệp

4.1 Tối ưu hóa quy trình vận hành

Tối ưu hóa quy trình vận hành là một chiến lược quan trọng, góp phần giúp doanh nghiệp gia tăng hiệu suất và giảm thiểu chi phí. Để thực hiện chiến lược này, doanh nghiệp cần đánh giá lại toàn bộ quy trình hiện tại, tìm ra những điểm vướng mắc, dư thừa, gây lãng phí nguồn lực. Từ đó, doanh nghiệp có thể đưa ra các giải pháp tối ưu quy trình phù hợp cho từng phòng ban, bộ phận. 

Trong vận hành nội bộ, doanh nghiệp có thể thiết kế và triển khai các quy trình công việc, thủ tục hành chính với sự hỗ trợ của các ứng dụng văn phòng số thông minh. Điều này cho phép phối hợp, điều hành công việc trong cùng một hệ thống, giảm thiểu các giấy tờ, văn bản và quy trình không cần thiết. 

Đặc biệt, đối với doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, chiến lược tối ưu hóa quy trình cũng có thể được thực hiện bằng việc ứng dụng các công nghệ. Lúc này, robot, AI,... có thể được sử dụng nhằm tự động hóa các công tác sản xuất, giúp gia tăng độ chính xác, giảm thiểu sai sót và lãng phí chi phí vận hành. Ngoài ra, các quy trình sản xuất sẽ được tích hợp với hệ thống công nghệ thông tin nhằm tổng hợp, theo dõi dữ liệu theo thời gian thực từ đó giúp nhà quản lý có thể đưa ra quyết định và giải quyết vấn đề kịp thời.

 

4.2 Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Chiến lược nâng cao trải nghiệm khách hàng tập trung vào 3 định hướng chính sau:

• Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng

Để xây dựng được những trải nghiệm cá nhân hóa tuyệt vời, được khách hàng đánh giá cao, doanh nghiệp cần xây dựng bức tranh toàn cảnh về khách hàng của mình. Điều này được thực hiện thông qua việc tổng hợp dữ liệu và sử dụng các nền tảng trải nghiệm khách hàng số tích hợp trên các hệ thống nội bộ như CRM. Hệ thống này cho phép lưu trữ, quản lý và phân loại dữ liệu, giúp doanh nghiệp có thể đưa ra các phương án được tùy chỉnh dựa trên hành vi khách hàng cụ thể.

• Gia tăng sự gắn kết với khách hàng:

Doanh nghiệp có thể đầu tư vào các hệ thống tự động thông minh nhằm gia tăng sự gắn kết, tương tác với khách hàng thường xuyên. Chẳng hạn, sử dụng hệ thống chatbot giúp tự động hóa câu trả lời cho khách hàng ngay lập tức và liên tục. Từ đó, doanh nghiệp có thể phục vụ khách hàng tốt hơn, gia tăng khả năng bán được hàng và đem lại doanh thu cao.

• Đảm bảo sự liền mạch trong trải nghiệm đa kênh:

Khách hàng có xu hướng sử dụng nhiều kênh trong hành trình mua hàng. Vì vậy, để đảm bảo tính liền mạch, điều quan trọng cần làm là quản lý và khai thác dữ liệu khách hàng trên toàn bộ các kênh, nền tảng khác nhau. Điều này có thể được thực hiện bằng việc ứng dụng các nền tảng số hỗ trợ như phần mềm CRM, marketing automation,...

4.3 Chuyển đổi số mô hình kinh doanh

Trước tác động của các yếu tố ngoại cảnh như môi trường kinh tế, chính trị, hành vi khách hàng không ngừng thay đổi, nhiều mô hình kinh doanh truyền thống trở nên “lỗi thời”, không còn phù hợp. Khi đó, doanh nghiệp có thể thực hiện chiến lược chuyển đổi mô hình truyền thống sang mô hình mới nhằm gia tăng khả năng cạnh tranh.

Tùy thuộc vào mục tiêu, lĩnh vực của từng doanh nghiệp mà quá trình này có thể áp dụng các công nghệ số trong toàn bộ hoặc một phần hoạt động của doanh nghiệp. Ví dụ, doanh nghiệp có thể thực hiện các hoạt động bán hàng, thanh toán, chăm sóc khách hàng,... hoàn toàn tự động, trực tuyến trên môi trường số thay vì theo các phương thức truyền thống như trước đây. Điều này giúp doanh nghiệp bắt kịp với các xu hướng thay đổi của thời đại, gia tăng khả năng thích ứng và năng lực cạnh tranh của mình.

5. Doanh nghiệp cần làm gì để thực hiện chuyển đổi số? 

Tuy quá trình chuyển đổi số có thể cần thời gian và nguồn lực nhưng nếu thực hiện thành công, chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp phát triển bền vững và thành công trong thời đại mới.  Vậy doanh nghiệp cần làm gì để triển khai chuyển đổi số hiệu quả? Cùng tìm hiểu nội dung chi tiết dưới đây.

5.1 Xác định tình hình doanh nghiệp và mục tiêu chuyển đổi số rõ ràng

Doanh nghiệp cần xác định và đánh giá tình hình hoạt động của mình trên tất cả các mặt từ tài chính, nhân lực cho đến công nghệ, văn hóa doanh nghiệp. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ biết được đâu là điểm mạnh mình đang có để tiếp tục phát huy trong thời gian tới. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nắm được những điểm yếu để có những biện pháp nhằm cải thiện các vấn đề của mình, từ đó giúp quá trình chuyển đổi số diễn ra thuận lợi. Ngoài ra, việc đánh giá lại tình hình này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được những mục tiêu phù hợp với khả năng thực thi dựa trên nguồn lực mà công ty sẵn có và định hướng phát triển trong tương lai.

5.2 Lên chiến lược và kế hoạch chuyển đổi số trong doanh nghiệp

Sau khi xác định được mục tiêu của việc chuyển đổi số, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần lên được chiến lược cũng như kế hoạch thực hiện chuyển đổi số một cách chi tiết nhất. Các yếu tố quan trọng cần phải xác định được trong kế hoạch chuyển đổi số của doanh nghiệp bao gồm những hoạt động cần thực hiện, thời gian, tiến độ thực hiện, kết quả dự kiến đạt được, ngân sách, nguồn lực cần có,... Một bản kế hoạch càng chi tiết, rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp càng dễ thực hiện và đảm bảo tiến độ công việc được hoàn thành cũng như Đồng thời đạt được mục tiêu chuyển đổi số một cách nhanh chóng.

5.3 Ứng dụng các công nghệ phù hợp

Quá trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp không thể thiếu các công nghệ mới. Điều quan trọng khi tiến hành chuyển đổi số là doanh nghiệp cần nắm rõ về từng công nghệ và cách ứng dụng cho từng lĩnh vực phù hợp, tránh triển khai thiếu kế hoạch, gây lãng phí nguồn lực. Một số định hướng công nghệ mà doanh nghiệp có thể áp dụng khi triển khai các hoạt động chuyển đổi số:

• Ứng dụng các công nghệ hiện đại như Big Data, Internet để hỗ trợ các phương thức điều hành và quy trình làm việc. Đồng thời, các công nghệ kỹ thuật số này cũng sẽ giúp giảm thiểu sai sót trong quy trình, tối ưu hóa được năng suất làm việc của nguồn nhân lực hiện tại trong công ty.
• Ứng dụng các công nghệ số hóa như văn phòng điện tử để quản lý dữ liệu, tài liệu và quy trình. Từ đó, doanh nghiệp có thể bắt kịp được xu hướng, tiết kiệm được thời gian tìm kiếm; chi phí vật tư và giấy tờ cũng sẽ được giảm thiểu đáng kể.

5.4 Phát triển đội ngũ nhân lực

Nguồn nhân lực là tài sản quan trọng đối với doanh nghiệp. Vì vậy, quá trình chuyển đổi số cũng liên quan đến các hoạt động phát triển đội ngũ nhân lực. Doanh nghiệp cần xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo cho nhân sự các kiến thức về công nghệ. Từ đó, nhân viên sẽ thay đổi nhận thức, ứng dụng công nghệ tân tiến để nâng cao hiệu suất, tối ưu quy trình làm việc để từ đó mang lại kết quả tốt hơn.

Như vậy, chuyển đổi số trong doanh nghiệp là quá trình tất yếu đòi hỏi thời gian và nỗ lực rất lớn. Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp đạt được sự thành công và tăng khả năng cạnh tranh cũng như nâng cao hiệu suất, tối ưu hóa quy trình và cung cấp giá trị tốt hơn cho khách hàng. Để quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp trở nên dễ dàng và hiệu quả, hãy liên hệ tới 1C Việt Nam ngay hôm nay nhé!

>>>> TÌM HIỂU THÊM: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng