Dự án là gì? Các bước xây dựng dự án thành công
Dự án là gì? Trong bối cảnh kinh doanh hiện nay, xây dựng dự án là kỹ năng quan trọng, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu và đón đầu xu thế. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cùng quý doanh nghiệp tìm hiểu dự án là gì cũng như các bước xây dựng dự án thành công!
>>>> XEM THÊM:
- 5+ Mẫu lập kế hoạch công việc cá nhân chuyên nghiệp
- Hoạch định chiến lược là gì? Quy trình lập kế hoạch chuyên nghiệp
1. Dự án là gì?
Dự án (Project) là hoạt động mang tính tổ chức và hướng đến các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Hay nói cách khác, khi đặt ra những mục tiêu bất kỳ, nhà quản trị cần lên kế hoạch thực hiện và các phương án hiệu quả để hoàn thành, đây chính là đặc trưng của dự án.
Trên thực tế, dự án sẽ được hoàn thành dựa trên 5 yếu tố cơ bản như sau:
- Thời điểm: Đây là giai đoạn để thực hiện dự án. Mỗi dự án đều có quỹ thời gian khác nhau, thời điểm bắt đầu và kết thúc đều được quy định rõ ràng, giúp đảm bảo dự án được hoàn thành kịp tiến độ.
- Kinh phí: Là một trong những yếu tố then chốt để quyết định sự thành công hay thất bại của dự án. Giúp các dự án được hoạt động hiệu quả và phục vụ cho các công việc trong quá trình thực hiện dự án.
- Nhân lực: Là những đối tượng trực tiếp tham gia vào dự án.
- Bộ phận điều hành: Người đứng đầu dự án sẽ chịu trách nhiệm phân bổ công việc và hoạch định các phương án tối ưu nhất để hoàn thành dự án một cách nhanh chóng.
- Bản mô tả kết quả: Là bản kế hoạch dự kiến về hiệu quả của dự án. Nhờ vậy, nhóm thực hiện sẽ có cái nhìn bao quát và khách quan hơn về mục tiêu cần đạt được.
>>>> XEM NGAY: KRI là gì? Ưu nhược điểm KRI và phân biệt với KPI
2. Một số đặc điểm của dự án
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những dự án, tương ứng với từng đặc điểm riêng. Tuy nhiên hầu hết các dự án sẽ được thể hiện thông qua 5 đặc trưng cơ bản sau:
2.1 Tạo ra sản phẩm
Sản phẩm là kết quả của dự án. Khi sản phẩm được tạo ra, tức là dự án đã đạt được mục tiêu và tạo ra một kết quả cụ thể, có thể đo lường được.
2.2 Có mục tiêu cụ thể
Mỗi dự án đều tạo ra một kết quả cụ thể, tuy nhiên kết quả đó không chỉ có kết quả cuối cùng mà còn là cả quá trình thực hiện. Việc lập mục tiêu rõ ràng giúp doanh nghiệp định hướng được các hoạt động, công việc của dự án một cách chính xác.
2.3 Hoàn thành công việc theo đội nhóm
Làm việc theo đội nhóm là điều cần thiết để nhanh chóng đạt được mục tiêu dự án đề ra. Tùy vào quy mô lớn hay nhỏ mà số lượng nhân sự tham gia sẽ có sự khác biệt.
2.4 Tài nguyên được phân bổ hợp lý
Nguồn lực của dự án sẽ bao gồm: Kinh phí, nhân viên, vật lực… Các loại tài nguyên này đều được phân bổ hợp lý dựa trên nhiều yếu tố khác nhau. Trong đó, nguồn nhân lực được xem là loại tài nguyên đóng vai trò chủ chốt trong dự án.
2.5 Có thời hạn
Thông thường, một dự án cần phải có thời hạn nhất định, bao gồm thời điểm bắt đầu và kết thúc. Vì dự án là một chuỗi hoạt động nhất thời để tạo ra sản phẩm và tổ chức của dự án sẽ giải tán sau khi đạt được mục tiêu đề ra ban đầu, thay vào đó sẽ tập trung vào việc đổi mới cơ cấu để phù hợp với các mục tiêu tương lai.
>>>> TÌM HỂU NGAY: 4 cấp độ của ma trận quản lý thời gian Eisenhower chi tiết
3. Phân loại các dự án
Căn cứ vào quy mô và hình thức hoạt động của doanh nghiệp mà dự án sẽ được chia thành nhiều loại khác nhau. Tuy nhiên, có 3 loại dự án chính được Nhà nước cấp phép và áp dụng vào các hoạt động thực tế là:
- Dự án đầu tư: Là loại dự án được lên kế hoạch cụ thể ở từng hạng mục.
- Dự án hợp tác công tư: Là loại dự án kết hợp giữa nhà đầu tư tư nhân và cơ quan nhà nước.
- Dự án đầu tư công: Là loại dự án phát triển kinh tế, xã hội, giáo dục…
Và một số dự án phổ biến khác có thể kể đến như:
- Dự án nghiên cứu và phát triển: Là giai đoạn đầu của quá trình sản xuất, dịch vụ.
- Dự án hệ thống thông tin: Bao gồm nhiều yếu tố có nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin và dữ liệu.
- Dự án xây dựng: Là các đề xuất liên quan đến hoạt động xây dựng và mở rộng, cải tạo công trình.
- Dự án đào tạo: Thực hiện các công việc được yêu cầu, đảm bảo chi phí và thời gian hoàn thành.
- Dự án viện trợ: Là dự án phát triển các công trình từ thiện.
- Dự án hợp đồng: Bao gồm các sản phẩm/dịch vụ được kết hợp bởi các doanh nghiệp.
>>>> ĐỌC THÊM: OKR là gì? Tổng hợp mọi thông tin về mô hình OKR
4. Các bước xây dựng dự án chuyên nghiệp, hiệu quả
Để hoàn thành dự án một cách thành công và đáp ứng được các chỉ tiêu đề ra, doanh nghiệp cần có cách tiếp cận cấu trúc và tổ chức phù hợp. Mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng, đảm bảo dự án được diễn ra thuận lợi trong thời gian đã chỉ định. Vậy các bước để lập dự án là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu các bước xây dựng dự án chuyên nghiệp và hiệu quả dưới đây:
4.1 Xác định mục tiêu chi tiết
Việc xác định rõ ràng mục tiêu là nền tảng của mọi dự án thành công. Đây là bước liên quan đến việc nghiên cứu, phân tích tổng quan để doanh nghiệp hiểu rõ mục đích của dự án và kết quả mong muốn đạt được.
Thông qua việc xác định và ghi lại các mục tiêu rõ ràng, nhà quản lý sẽ dễ dàng thiết lập một bản kế hoạch rõ ràng cho toàn bộ đội nhóm. Đồng thời, xác định phạm vi dự án còn giúp doanh nghiệp tránh khỏi những phạm vi leo thang và đảm bảo dự án luôn tập trung vào nhiệm vụ chính.
4.2 Lên kế hoạch dự án
Kế hoạch thực hiện được xem là “xương sống" của một dự án thành công. Lập kế hoạch dự án giúp đội, nhóm hình dung rõ ràng về trình tự hoạt động, thời gian biểu và đích đến quan trọng. Qua đó cho phép nhà quản lý theo dõi tiến độ dự án một cách hiệu quả.
Một kế hoạch dự án hoàn chỉnh sẽ bao gồm: Phân tích nhiệm vụ, chi tiết người chịu trách nhiệm cho từng hoạt động và thời gian cần phải hoàn thành. Hơn hết, việc đánh giá rủi ro và lập kế hoạch dự phòng là nhiệm vụ không thể thiếu của một dự án, giúp đội, nhóm giải quyết những thách thức và giảm thiểu tỷ lệ thất bại không mong muốn.
4.3 Phân bổ nguồn lực
Phân bổ nguồn lực là việc chỉ định các thành viên trong nhóm có chuyên môn cần thiết cho các nhiệm vụ cụ thể, bao gồm khả năng sẵn sàng và khối lượng công việc của họ. Việc phân bổ nguồn lực cần phải công bằng để tránh gây tình trạng quá tải cho các thành viên trong đội, nhóm.
4.4 Đánh giá, quản lý rủi ro
Đánh giá và quản lý rủi ro là quá trình mang tính liên tục, diễn ra trong suốt vòng đời dự án. Bước này liên quan đến việc xác định những rủi ro tiềm ẩn gây cản trở tiến độ dự án, có thể bắt nguồn từ những thay đổi trong thị trường, lỗi công nghệ, hạn chế nguồn lực và các yếu tố ngoại vi không lường trước được. Theo đó, nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi và đánh giá tình hình dự án để phát triển các kế hoạch giúp giảm thiểu rủi ro nhanh chóng. Đồng thời tạo ra nhiều cơ hội tiềm ẩn dẫn đến kết quả tích cực như: Tiết kiệm chi phí, cải thiện quy trình hoặc các giải pháp sáng tạo.
4.5 Theo dõi và kiểm soát hiệu quả dự án
Cuối cùng, việc theo dõi và kiểm soát tiến độ là điều quan trọng để đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và phù hợp với kế hoạch đã đề ra ban đầu. Các cuộc họp được diễn ra thường xuyên về tình trạng dự án, báo cáo tiến độ và các chỉ số KPI là những điều cần thiết để giám sát dự án hiệu quả. Qua đó, cung cấp một góc nhìn tổng quan theo thời gian thực của dự án, cho phép nhà quản lý xác định những sai lệch so với kế hoạch và thực hiện các giải pháp khắc phục kịp thời.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: 6 phương pháp và nguyên tắc lập kế hoạch hiệu quả
5. Các phương pháp quản lý dự án phổ biến
Phương pháp quản lý dự án là chuỗi các thông lệ, phương thức và kỹ thuật giúp dự án hoàn thành được những mục tiêu đã đặt ra. Tuy nhiên, mỗi phương pháp sẽ có tính chất đặc thù, cũng như ưu và nhược điểm riêng, nhà quản lý cần hiểu rõ và biết cách áp dụng để nâng cao tỷ lệ thành công của dự án. Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến được nhiều doanh nghiệp lựa chọn hiện nay:
5.1 Agile
Là phương pháp phát triển phần mềm linh hoạt và mang tính lặp lại, cho phép nhà quản lý thích nghi và đáp ứng được các yêu cầu thay đổi. Mục tiêu của Agile chính là khuyến khích sự cộng tác, phản hồi thường xuyên và cải tiến không ngừng. Vì vậy, Agile rất phù hợp với các dự án có phạm vi hoạt động và điều kiện thay đổi nhanh chóng.
5.2 Waterfall
Waterfall là phương pháp quản lý dự án đơn giản và dễ thực hiện nhất. Waterfall tuân theo cách tiếp cận tuần tự, các giai đoạn của dự án cần phải được hoàn thành trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Có thể thấy, phương pháp Waterfall sẽ phù hợp với các dự án mang tính ổn định và được xác định rõ ràng.
5.3 Scrum
Là một phương pháp quản lý con của Agile, Scrum sử dụng một khuôn mẫu cụ thể, bao gồm các chu kỳ phát triển ngắn. Phương pháp Scrum đề cao sự tổ chức và hợp tác liên chức năng để đem lại giá trị cao cho dự án. Đồng thời các dự án sẽ được chia nhỏ một cách minh bạch, giúp các thành viên trong đội, nhóm luôn nắm rõ được nhiệm vụ cần làm.
6. Giải pháp 1C:ERP tối ưu nguồn lực tổng thể, hỗ trợ quản lý dự án hiệu quả
Ngoài việc hiểu rõ về dự án là gì, doanh nghiệp có thể áp dụng giải pháp 1C:ERP để hỗ trợ lập kế hoạch dự án, giao việc và đánh giá kết quả một cách nhanh chóng. 1C:ERP của 1C Việt Nam là một trong những giải pháp mang tính kịp thời, cập nhật nhanh chóng tiến độ thực hiện dự án với những tính năng vượt trội sau đây:
- Hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu nguồn lực và tự động hóa vận hành, từ đó giúp doanh nghiệp quản lý dự án một cách tối ưu và hiệu quả hơn.
- Có sẵn hệ thống báo cáo tiến độ, báo cáo hiệu suất làm việc của nhân viên theo thời gian thực, đồng thời giúp nhà quản lý lập báo cáo quản trị ở mọi thời điểm và có thể tự điều chỉnh mà không cần biết về lập trình.
- Giúp doanh nghiệp tối ưu dịch vụ, kịp thời phát hiện những vấn đề phát sinh trong quá trình cung cấp hàng hóa/dịch vụ cho khách hàng, đối tác.
- Giải pháp giúp ghi nhận các chỉnh sửa, đảm bảo tính minh bạch trong thông tin và lịch sử thao tác của người dùng.
- 1C:ERP hỗ trợ tối ưu hóa chi phí vận hành, kiểm soát hiệu quả mục tiêu hoạt động (KPI) để đạt mục tiêu tài chính.
1C Việt Nam đã cùng các nhà quản lý tìm hiểu hiểu về dự án là gì và cách xây dựng dự án thành công. Thông qua việc xác định rõ các mục tiêu dự án, lập kế hoạch và theo dõi tiến độ dự án, doanh nghiệp sẽ có góc nhìn trực quan để nhanh chóng đạt được mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, đừng quên đăng ký tư vấn và trải nghiệm giải pháp quản trị nguồn lực tổng thể 1C:ERP của 1C Việt Nam ngay theo hotline: 0247.108.8887 để đảm bảo quá trình thực hiện dự án được diễn ra suôn sẻ và trở thành một nhà quản lý chuyên nghiệp nhé!
>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: