Tải ngay mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel chuyên nghiệp

Excel vốn là một phần mềm văn phòng phổ biến trong các cơ quan, tổ chức. Trong lĩnh vực sản xuất, Excel có thể được sử dụng để quản lý kho vật tư. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tham khảo các mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel miễn phí cũng như cách lập file này chi tiết nhé.

1. Mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel miễn phí

Một file quản lý kho vật tư bằng Excel có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp trong việc kiểm kê, quản lý các mặt hàng tồn kho. Tùy theo đặc tính của mỗi loại hàng hóa mà người quản lý có thể quản lý theo lô date, series/imei hoặc thành phần. Dưới đây là một số mẫu Excel mà doanh nghiệp có thể tham khảo tải về sử dụng để thực hiện quản lý  vật tư một cách thuận tiện và dễ dàng nhất. 

• Mẫu 1: File quản lý kho vật tư bằng Excel.
• Mẫu 2: File quản lý kho vật tư bằng Excel.
• Mẫu 3: File quản lý kho vật tư bằng Excel.
• Mẫu 4: File quản lý kho vật tư bằng Excel.
• Mẫu 5: File quản lý kho vật tư bằng Excel.

2. Hướng dẫn tạo lập file quản lý vật tư trên Excel chi tiết

Bên cạnh tham khảo các mẫu trên, doanh nghiệp có thể tự tạo một file Excel quản lý vật tư thông qua các bước sau đây:

2.1. Bước 1: Lập danh mục hàng hóa, vật tư

Danh mục hàng hóa, vật tư chính là database dữ liệu để nhập hàng trong file Excel. Quá trình nhập dữ liệu cần được thực hiện cẩn thận để tổng hợp báo cáo chính xác, nhanh chóng. Các thông tin về vật tư thường bao gồm số thứ tự (STT), tên vật tư, mã vật tư, đơn vị. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các thông tin khác, tùy thuộc yêu cầu cụ thể. 

Doanh nghiệp cần định dạng bảng biểu sao cho khoa học và đẹp mắt, đảm bảo quá trình tra cứu tổng hợp được dễ dàng. Sau đây là 3 lưu ý khi định dạng bảng biểu:

• Dòng tiêu đề thường được bôi đậm để làm nổi bật.
• Phần kẻ bên ngoài bảng thường sử dụng nét liền trong khi các đường kẻ ở giữa có thể dùng nét đứt và màu xám để tổng thể hài hòa hơn.
• Cố định các dòng tiêu đề. 

2.2. Bước 2: Thiết lập sheet nhập - xuất

Trong sheet nhập - xuất thường bao gồm các thông tin: Ngày tháng, số chứng từ, mã vật tư, ĐVT, diễn giải, số lượng bán, tài khoản (nếu có), đơn giá, thành tiền. Khi nhập xuất, doanh nghiệp có thể sử dụng hàm Vlookup trong file Excel để tìm kiếm tự động theo mã vật tư giúp tiết kiệm thời gian và quản lý dễ dàng. Hàm IF và Vlookup cũng có thể kết hợp để thiết lập công thức tìm thông tin hàng hóa cho các dòng trống của bên nhập xuất. Hàm IF sẽ giúp file trông sạch sẽ và gọn hàng hơn, không còn xuất hiện các lỗi #N/A.

Công thức: =IF($G10=””,””,VLOOKUP($G10,’Mã vật tư’!$B:$D,2,0)

2.3. Bước 3: Báo cáo nhập - xuất - tồn

Đây là báo cáo giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về số tồn đầu và cuối; lượng nhập/xuất trong kỳ theo cụ thể từng mã vật tư. Báo cáo bao gồm các thông tin: Mã vật tư, tên vật tư, số lượng thành tiền, số lượng, tồn đầu nhập trong kỳ và số tồn cuối kỳ. Báo cáo được tạo tự động từ dữ liệu bảng nhập xuất. Tại cột thành tiền, số lượng nhập và xuất trong kỳ, doanh nghiệp có thể sử dụng hàng Sumif để tổng hợp dữ liệu từ bảng nhập xuất tồn. 

Hàm Sumif là hàm tính tổng với điều kiện cho trước, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý hàng hóa vật tư bằng Excel. Hàm Sumif sẽ giúp tính được tổng số lượng nhập xuất của mã hàng từ danh sách nhiều lần nhập xuất khác nhau. 

Công thức: =SUMIF(‘Nhập xuất’!$G$7:$G$5003,’Nhập xuất tồn’!$A5,’Nhập xuất’!$J$7:$J$5003)

3. Công thức thường sử dụng trong mẫu file Excel quản lý kho vật tư 

Để tạo ra một file quản lý kho vật tư bằng Excel dễ dàng và chính xác, doanh nghiệp có thể tham khảo một số công thức phổ biến dưới đây:

​Tên hàm	Công thức tính	Ý nghĩa của hàm
Hàm SUM	=SUM(A2,B3,C6)	Hàm tính tổng 2 ô dữ liệu trở lên
Hàm SUMIF	=SUM(A2:A9,">10")	Hàm tính tổng dữ liệu có điều kiện
Hàm SUMPRODUCT	=SUMPRODUCT(C2:C4,D2:D4)	Hàm tính tổng giá trị của hàng hóa
Hàm CONCATENATE	=CONCATENATE(A1,B1,C1,D1)	Hàm kết hợp nội dung của các ô dữ liệu A1, B1, C1, D1
Hàm AVERAGE	=AVERAGE(A2:A20)	Hàm tính giá trị trung bình từ ô dữ liệu A2 đến A20
Hàm COUNT	=COUNT(B1:B10)	Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10
Hàm COUNTIF	=COUNTIF(B1:B10,">9")	Hàm đếm số từ ô dữ liệu B1 đến B10 với điều kiện giá trị >9

>>>> XEM NGAY: TOP 7 phần mềm quản lý kho vật tư chất lượng, uy tín hiện nay

4. Một số hạn chế khi quản lý kho vật tư bằng Excel

Mặc dù Excel là một công cụ rất phổ biến nhưng việc sử dụng file Excel để quản lý kho vật tư còn tồn tại khá nhiều hạn chế dưới đây:

4.1 Khả năng bảo mật không cao

Một trong những rủi ro lớn nhất trong quá trình quản lý kho vật tư là tính bảo mật thấp, rủi ro về độ an toàn cho dữ liệu. Mọi dữ liệu nhập vào Excel đều được lưu trên một thiết bị. Trường hợp xảy ra mất điện đột ngột hay máy tính bị hư hỏng, virus có thể dẫn tới công việc bị gián đoạn, tệ hơn là mất hoàn toàn dữ liệu. 

4.2 Thiếu tình đồng bộ

Việc lưu trữ dữ liệu bằng Excel có thể dẫn tới tình trạng khó truy xuất khi cần thực hiện các báo cáo số lượng hàng hóa vật tư trong kho. Trong nhiều trường hợp lượng dữ liệu quá lớn, doanh nghiệp phải rà soát chứng từ, dữ liệu, sổ sách từ đầu. Điều này rất mất thời gian và đôi khi dẫn tới chính trạng thiếu hoặc mất dữ liệu.

4.3 Yêu cầu chuyên môn cao

Đối với những ai chưa có kinh nghiệm làm việc với file Excel, việc nắm bắt được và thao tác hàm sẽ khá khó khăn. Khi phải thực hiện quản lý các nghiệp vụ phức tạp với số lượng vật tư lớn, người quản lý phải có nghiệp vụ chuyên môn cao.

5. Sử dụng phần mềm 1C:Company Management để quản lý kho vật tư

Để giải quyết những khó khăn, hạn chế của việc quản lý kho vật tư bằng Excel, doanh nghiệp hoàn toàn có thể ứng dụng các phần mềm hỗ trợ. Được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, giải pháp 1C:Company Management cung cấp những tính năng mạnh mẽ để quản lý kho vật tư một cách an toàn và đạt hiệu quả cao, khắc phục các vấn đề mà file Excel khó có thể làm được. Tất cả các tính năng của giải pháp phù hợp và có thể tùy chỉnh theo yêu cầu đặc thù của từng tổ chức, doanh nghiệp nhằm đảm bảo sự thuận tiện nhất cho người sử dụng.

Đặc biệt so sánh với việc quản lý kho vật tư bằng Excel, 1C:Company Management có tính bảo mật cao hơn, dữ liệu cũng được đồng bộ hóa để dễ dàng truy xuất và xử lý. Dưới đây là các tính năng nổi bật của phần mềm:

• Cho phép tính giá vốn vật tư: Phần mềm cho phép doanh nghiệp dễ dàng tính toán giá vốn của vật tư tự động, giúp cập nhật thông tin trên các báo cáo nhanh và chính xác hơn.
• Thiết lập hạn mức tồn kho: Tính năng này của phần mềm cho phép người quản lý thiết lập mức tồn tối đa và tối thiểu. Từ đó, doanh nghiệp có thể hạn chế được tình dạng lãng phí, dư thừa vật liệu, ứ đọng vốn cũng như giảm nguy cơ hết hàng. 
• Quản lý thông tin vật tư trong kho: Giải pháp 1C:Company Management cho phép lưu trữ đầy đủ các dữ liệu liên quan đến hàng hóa như đặc tính, ô hàng, seri,...Phần mềm cũng cho phép sử dụng đa dạng các đơn vị tính để doanh nghiệp có thể dự phòng được số lượng hàng tồn. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng hơn trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. 
• Lập chứng từ kho bãi: Phần mềm có khả năng tạo lập các chứng từ như xuất vật tư, phiếu kho, kiểm kê, điều chuyển vật tư,... Tất cả đều được lưu trữ trên hệ thống giúp quá trình truy xuất và xử lý nhanh chóng.
• Tách riêng giao dịch xuất kho và giao dịch tài chính: Việc tách riêng các loại giao dịch giúp người quản lý có thể dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lượng hàng hóa cũng như tình hình tài chính của kho hàng. 

Như vậy, bài viết trên 1C Việt Nam đã gợi ý một số mẫu file quản lý kho vật tư bằng Excel. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng các giải pháp hiện đại hơn như phần mềm 1C:Company Management với các tính năng mạnh mẽ cần thiết cho quản lý kho vật tư. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được tư vấn về giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: 4 bước quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp