Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
Hiện nay, phương pháp Kaizen được nhiều doanh nghiệp sử dụng nhằm loại bỏ lãng phí và cải thiện hiệu suất. Vậy Kaizen là gì? Đâu là nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả cho tổ chức? Trong nội dung dưới đây, 1C Việt Nam sẽ giúp doanh nghiệp có câu trả lời chi tiết.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Kaizen là gì?
Kaizen là một triết lý kinh doanh, sản xuất nổi tiếng của Nhật Bản, được ghép bởi hai từ "kai" (liên tục) và "zen" (cải tiến). Theo đó, Kaizen đề cao sự cải tiến liên tục, không ngừng nghỉ, dựa trên những gì đã có, từ những người lãnh đạo cao nhất đến những nhân viên bình thường.
Mục đích của Kaizen là đảm bảo mọi hoạt động, môi trường làm việc luôn được cải tiến, giúp nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí, nguồn lực,... Những thay đổi mang tính Kaizen thường nhỏ, đơn giản, nhưng được thực hiện thường xuyên, liên tục. Điều này giúp doanh nghiệp đạt được những kết quả tích cực về lâu dài, mà không cần phải đầu tư quá nhiều chi phí hay thời gian.
>>>> XEM THÊM: 5M là gì? Phân tích mô hình 5M được sử dụng trong doanh nghiệp
2. Lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp áp dụng Kaizen
Triết lý Kaizen đã trở thành một phương pháp cải tiến liên tục được áp dụng rộng rãi, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh như bán lẻ, dịch vụ,… Việc áp dụng Kaizen mang lại nhiều lợi ích vượt trội, cụ thể:
- Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ nhờ tích lũy từ những cải tiến nhỏ trong thời gian dài, giúp giải quyết ngay những vấn đề gây ảnh hưởng đến chất lượng. Từ đó, Kaizen có thể nâng cao sự hài lòng khách hàng, tăng giá trị thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.
- Giảm lãng phí, gia tăng năng suất trong hoạt động sản xuất, vận hành của doanh nghiệp.
- Thúc đẩy sự sáng tạo, nâng cao ý thức, tinh thần làm việc của các cá nhân, tập thể cũng như tăng tình đoàn kết.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: 14 mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến sử dụng hiệu quả nhất 2023
3. Nguyên tắc cốt lõi khi áp dụng cải tiến Kaizen
Để áp dụng cải tiến trong sản xuất hiệu quả, ngoài tìm hiểu Kaizen nghĩa là gì, doanh nghiệp còn cần đảm bảo được 10 nguyên tắc cốt lõi sau đây:
- Luôn tập trung vào nhu cầu của khách hàng: Đây là nguyên tắc quan trọng nhất của Kaizen. Doanh nghiệp cần xác định rõ nhu cầu của khách hàng để từ đó đưa ra những cải tiến phù hợp, đáp ứng được mong đợi của họ.
- Luôn cải tiến liên tục: Kaizen là một quá trình cải tiến liên tục, không ngừng nghỉ. Doanh nghiệp cần tạo ra một văn hóa cải tiến trong tổ chức, khuyến khích mọi người luôn tìm kiếm những cách thức mới để cải thiện quy trình, sản phẩm, dịch vụ.
- Không đổ lỗi: Mọi sai lầm đều là cơ hội để học hỏi và cải tiến. Doanh nghiệp cần xây dựng một văn hóa không đổ lỗi, khuyến khích mọi người chia sẻ thông tin và cùng nhau tìm ra giải pháp cho những vấn đề phát sinh.
- Tập trung vào những vấn đề nhỏ: Kaizen không chỉ tập trung vào những vấn đề lớn, mà còn chú trọng đến những vấn đề nhỏ nhặt. Những thay đổi nhỏ có thể mang lại những tác động lớn, do đó doanh nghiệp cần chú ý đến mọi khía cạnh của quy trình sản xuất.
- Thúc đẩy làm việc nhóm: Làm việc nhóm là một yếu tố quan trọng của Kaizen. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc hợp tác, khuyến khích mọi người cùng nhau chia sẻ ý tưởng và giải pháp.
- Sử dụng dữ liệu thực tế: Dữ liệu thực tế là nền tảng cho mọi quyết định cải tiến. Doanh nghiệp cần thu thập và phân tích dữ liệu một cách chính xác để có được những thông tin hữu ích trong quá trình cải tiến.
- Duy trì thái độ tích cực: Kaizen đòi hỏi sự nỗ lực và cam kết của mọi người trong tổ chức. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc tích cực, khuyến khích nhân viên luôn có tinh thần học hỏi và phát triển.
- Hành động ngay lập tức: Kaizen không chỉ dừng lại ở việc lên kế hoạch, mà còn cần hành động ngay lập tức. Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt, khuyến khích nhân viên thử nghiệm và áp dụng những ý tưởng mới.
- Xem khó khăn là cơ hội: Khó khăn là một phần tất yếu của quá trình cải tiến. Doanh nghiệp cần xem khó khăn là cơ hội để học hỏi và trưởng thành.
- Kaizen là một quá trình lâu dài: Kaizen không phải là một mục tiêu ngắn hạn mà là một quá trình lâu dài, không có điểm dừng. Doanh nghiệp cần kiên trì thực hiện Kaizen để đạt được những thành quả bền vững.
>>>> XEM THÊM: 5 whys là gì? Cách ứng dụng 5 whys tìm ra gốc rẽ vấn đề
4. Thời điểm áp dụng Kaizen hiệu quả đối với doanh nghiệp
Theo định nghĩa Kaizen cho thấy bất cứ lúc nào doanh nghiệp cũng có thể cải tiến một bộ phận, miễn là đảm bảo giữ được giá trị cốt lõi. Ví dụ, doanh nghiệp có thể cải tiến chi phí sản xuất mà vẫn giữ nguyên chất lượng sản phẩm.
Cụ thể doanh nghiệp có thể áp dụng Kaizen tại nhiều thời điểm khác nhau như sau:
- Kaizen trong khủng hoảng là giải pháp bắt buộc để doanh nghiệp có thể tồn tại. Trong bối cảnh này, doanh nghiệp cần tập trung vào những cải tiến có thể giúp giảm thiểu chi phí, tăng năng suất, nâng cao hiệu quả hoạt động.
- Kaizen trong bối cảnh khó khăn (như giai đoạn Covid-19) nhằm hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch, chuẩn bị cho sự hồi phục sau này. Trong thời gian này, doanh nghiệp cần tập trung vào những cải tiến có thể giúp tăng cường khả năng thích ứng, linh hoạt, ứng phó với những thay đổi bất ngờ.
- Đặc biệt, doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen trong quá trình vận hành bình thường. Đây là thời điểm lý tưởng để doanh nghiệp giải quyết các bài toán cơ bản như quản lý nhân sự, quản lý công việc, quản lý công văn giấy tờ,... nhằm tiết kiệm thời gian và công sức, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.
5. Quy trình cải tiến Kaizen trong doanh nghiệp
Trên cơ sở nắm rõ về định nghĩa Kaizen là gì, nguyên tắc và thời điểm áp dụng Kaizen ra sao, doanh nghiệp có thể tiến hành áp dụng triết lý này trong sản xuất theo các bước sau:
- Bước 1: Hiểu rõ triết lý Kaizen
Điều kiện tiên quyết để áp dụng thành công là doanh nghiệp cần hiểu rõ định nghĩa Kaizen. Đó là triết lý hướng đến mục tiêu cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc loại bỏ lãng phí, cải thiện chất lượng, tăng năng suất, giảm chi phí,...
- Bước 2: Triển khai giai đoạn 5S
5S là nền tảng cơ bản để doanh nghiệp áp dụng Kaizen trong sản xuất. 5S bao gồm các hoạt động:
- Sàng lọc (Sort): Loại bỏ những thứ không cần thiết, không sử dụng
- Sắp xếp (Set in order): Sắp xếp mọi thứ một cách khoa học, hợp lý
- Sạch sẽ (Shine): Giữ cho mọi thứ sạch sẽ, gọn gàng
- Săn sóc (Standardize): Duy trì trạng thái sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp
- Sẵn sàng (Sustain): Duy trì tinh thần Kaizen, không ngừng cải tiến
Giai đoạn 5S giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động sản xuất thông qua việc: Tăng năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất, cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng cường an toàn lao động.
- Bước 3: Áp dụng phương pháp 5S cho mọi hoạt động trong quá trình sản xuất
Sau khi đã triển khai giai đoạn 5S, doanh nghiệp cần áp dụng phương pháp này cho mọi hoạt động trong quá trình sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp duy trì hiệu quả cải tiến Kaizen trong sản xuất.
- Bước 4: Ứng dụng phương pháp quản lý trực quan
Quản lý trực quan là phương pháp sử dụng các hình ảnh, biểu tượng, đồ thị để cung cấp thông tin cần thiết cho người lao động. Phương pháp này giúp doanh nghiệp: Nâng cao hiệu quả giao tiếp, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm, tăng cường an toàn lao động.
Như vậy, nội dung bài viết trên đã giải đáp cụ thể về định nghĩa Kaizen là gì. Đó là một triết lý quản lý mạnh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả và năng suất. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc và quy trình Kaizen, công ty có thể tạo ra những cải tiến nhỏ, nhưng mang lại lợi ích lớn trong thời gian dài. Để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp, đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website 1C Việt Nam.
>>>> XEM THÊM: