KPI là gì? Cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả

KPI là gì? Việc triển khai công tác đo lường hiệu suất công việc giúp nhà quản lý đo lường, theo dõi và đánh giá hiệu suất hoạt động của cá nhân, doanh nghiệp. Vậy làm thế nào để xây dựng hệ thống KPI hiệu quả? Dưới đây là hướng dẫn chi tiết mà 1C Việt Nam đã tổng hợp lại.

1. KPI  là gì?

Được viết tắt từ cụm từ tiếng Anh Key Performance Indicator, KPI nghĩa là chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc để doanh nghiệp theo dõi, đánh giá tiến độ đạt được của mục tiêu hoặc đối tượng cụ thể một cách minh bạch, rõ ràng. 

Chỉ số KPI thường sẽ bao gồm lợi nhuận, số lượng bán hàng, doanh thu… Việc phân tích KPI giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu quả hoạt động, qua đó thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Ngoài ra, KPI còn giúp người lao động hiểu rõ về mức độ hoàn thành công việc, từ đó tạo động lực để họ làm việc và phấn đấu nhằm thực hiện được mục tiêu.

Để đánh giá được tổng thể toàn bộ, doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống KPI cấp cao, ngược lại KPI cấp thấp sẽ cần tập trung đánh giá vào quy trình trong các bộ phận như bán hàng, Marketing hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng.

>>>> XEM THÊM: 

• Kim ngạch là gì? Cách tính tổng kim ngạch xuất nhập khẩu
• Operation là gì? Tìm hiểu nhiệm vụ và lưu ý quan trọng

2. Vì sao doanh nghiệp cần có KPI?

KPI thường chú trọng vào các khía cạnh của mục tiêu, đóng vai trò quan trọng đối với thành công ở hiện tại và tương lai của doanh nghiệp. Một số vai trò chính mà KPI đem đến sẽ là:

• Giúp doanh nghiệp đo lường mục tiêu kinh doanh, mục tiêu hoạt động.
• Thúc đẩy tinh thần trách nhiệm của toàn bộ nhân sự trong doanh nghiệp.
• Nâng cao tinh thần làm việc và tạo ra môi trường phát triển cho nhân viên.
• Giúp doanh nghiệp hoàn thành mục tiêu, tầm nhìn và những kỳ vọng đã đặt ra.

3. Ý nghĩa của KPI đối với doanh nghiệp và người lao động

Hiểu về KPI là gì giúp doanh nghiệp biết được vai trò chung của KPI đối với việc phát triển và đạt được mục tiêu. Vậy ý nghĩa thật sự của chỉ số này đối với doanh nghiệp và người lao động là gì? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu ngay tại phần dưới đây:

Đối với doanh nghiệp:

KPI không chỉ giúp doanh nghiệp đo lường mức độ hiệu quả của các chiến lược kinh doanh hoặc Marketing, mà con là thước đo đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên. Cụ thể:

• Phác thảo đầu công việc cụ thể để nhân viên dựa vào KPI.
• Đánh giá năng lực và hiệu suất công việc của nhân viên.
• Đánh giá chiến lược kinh doanh và thực hiện lại chiến lược (nếu cần).
• Tạo ra môi trường phát triển cho nhân viên.

Đối với người lao động:

Nắm vững kiến thức về KPI là gì giúp nhân viên kiểm soát được KPI và hoàn thành công việc theo chỉ số đặt ra dễ dàng. Ngược lại, nếu không nắm rõ được chức năng của KPI và cách hoàn thành, công việc sẽ bị trì trệ, không được hoàn thành suôn sẻ. Dưới đây là một số vai trò cụ thể của KPI đối với người lao động:

• KPI giúp nhân viên hiểu được mức độ công việc cần hoàn thành.
• Đo lường mức độ hoàn thành công việc đối với mục tiêu ban đầu đề ra.
• Cung cấp kế hoạch làm việc rõ ràng, cụ thể theo từng mục tiêu.
• Nhận ra được khi nào tiến độ bị trật khỏi KPI để kịp thời điều chỉnh và cải thiện.

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN:

• Mindset là gì? Xu hướng chuyển đổi Mindset trong Marketing
• MBO là gì? Đặc điểm và quy trình quản lý theo mục tiêu MBO

4. Các loại KPI phổ biến nhất hiện nay

Dựa vào mục tiêu và mục đích hoạt động mà doanh nghiệp có thể theo dõi và đưa ra các KPI theo nhiều cách thức khác nhau. Doanh nghiệp chỉ cần hiểu rõ KPI là gì và chọn đúng chỉ số KPI của mình. Việc chọn đúng KPI ngay từ đầu là bước đệm giúp doanh nghiệp hoàn thành hoạt động kinh doanh. Sẽ có 5 loại KPI phổ biến doanh nghiệp cần biết:

• KPI kinh doanh

KPI kinh doanh giúp doanh nghiệp đo lường kết quả mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi chỉ số đo lường kinh doanh, qua đó điều hướng từng quy trình và tìm ra những lĩnh vực chậm tăng trưởng.

• KPI tài chính

KPI tài chính được giám sát bởi ban lãnh đạo và bộ phận tài chính của doanh nghiệp. Thông qua chỉ số này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đánh giá tình hình hoạt động có tạo ra lợi nhuận và doanh thu hay không, từ đó xác định việc kinh doanh của doanh nghiệp đang thuận lợi hay gặp khó khăn để điều chỉnh chiến lược.

• KPI tiếp thị

Chỉ số KPI này giúp đội ngũ Marketing theo dõi khả năng thành công trên các kênh tiếp thị, dựa vào các số liệu để đánh giá một cách tổng quan xem đội ngũ đó đang hoạt động như thế nào trong việc tìm kiếm khách hàng tiềm năng.

• KPI bán hàng

KPI bán hàng là chỉ số quan trọng, giúp doanh nghiệp theo dõi tổng quan khả năng đạt được mục đích và mục tiêu từ dữ liệu bán hàng của đội ngũ bán hàng, từ đó theo dõi kết quả và mức độ tăng trưởng doanh thu của doanh nghiệp.

• KPI quản lý dự án

Chỉ số KPI quản lý dự án giúp các nhà quản lý sử dụng để theo dõi tỷ lệ phần trăm đạt được và tiến độ của mục tiêu đề ra. Đồng thời, chỉ số này cũng được nhiều doanh nghiệp áp dụng để xác định xem dự án có đang thành công và đáp ứng yêu cầu hay không.

5. Cách xây dựng và triển khai hệ thống KPI hiệu quả trong doanh nghiệp

Sở hữu hệ thống KPI hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được mục tiêu kinh doanh và đánh giá hiệu quả tiến độ hoạt động. Tùy vào từng mục tiêu kinh doanh mà việc xây dựng hệ thống KPI cũng hoàn toàn khác nhau. Dưới đây là 5 cách xây dựng hệ thống KPI hiệu quả doanh nghiệp nên tham khảo:

5.1 Xác định người/bộ phận xây dựng KPI

Nhà quản lý cần xác định người/ bộ phận xây dựng KPI, thông thường sẽ là trưởng bộ phận, người hiểu rõ tổng quan về nhiệm vụ và yêu cầu của các vị trí khác. Tuy nhiên nếu bộ phận đó quá lớn thì việc xây dựng KPI nên được thực hiện bởi các quản lý cấp thấp hơn.

Ngoài ra, bộ phận phụ trách nguồn nhân lực và các nhà chuyên môn cũng có thể xây dựng KPI, giúp đảm bảo tính khách quan, khoa học. Tuy nhiên, kết quả đánh giá các chỉ số KPI có thể không đúng với thực tế và không thực hiện đúng với nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban. Vì vậy, các bộ phận chức năng cần thẩm định, đánh giá và có những chỉnh sửa phù hợp để đảm bảo kết quả chính xác.

5.2 Xác định các chỉ số KPIs chính

KPI chủ yếu sẽ dựa vào chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. Người xây dựng KPI sẽ đặt ra chỉ số chung theo đặc trưng của bộ phận và là cơ sở để đưa ra KPI cho từng vị trí chức danh. Nói cách khác, việc xây dựng KPI sẽ căn cứ vào mô tả công việc của từng cá nhân người lao động, đảm bảo được tiêu chí liên quan đến SMART và đều cần có nguồn thu thập thông tin doanh nghiệp đang áp dụng.

Sau khi đã thống nhất KPI với phần mục tiêu của từng phòng ban, doanh nghiệp cần ứng dụng các tiêu chí SMART để đánh giá chỉ số thực hiện công việc. Trong đó:

• Specific: Mục tiêu cụ thể

Các chỉ số KPI phải được tách biệt rõ ràng, bao gồm các thông tin như: Tên chỉ số, công thức, nguồn thông tin, đơn vị tính, số kế hoạch, trọng số và số thực hiện. Ngoài ra, tên chỉ số phải ngắn gọn và phản ánh đúng bản chất của các chỉ số, chẳng hạn như: Doanh thu, doanh thu xuất khẩu.

• Measurable: Mục tiêu có thể đo lường được

Các KPI phải có khả năng đo lường, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản lý sẵn có như: ERP, Quản lý sản xuất, CRM… Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường, doanh nghiệp cần bổ sung các thông tin về tỷ lệ khách hàng hài lòng, trong quá khứ doanh nghiệp chưa từng đo lường để tiến hành bổ sung.

• Attainable: Mục tiêu đạt được

Doanh nghiệp vẫn nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường, tuy nhiên các chỉ số KPI cần phải đảm bảo nằm trong khả năng thực hiện của doanh nghiệp.

• Relevant: Mục tiêu thực tế

Nhà quản lý cần tính đến các yếu tố ảnh hưởng đến khả năng đạt được mục tiêu, ví dụ như: Đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng đến khả năng hoàn thành mục tiêu của nhiều doanh nghiệp, lúc này nhà quản lý cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch KPI.

• Time Bound: Mục tiêu có ràng buộc về thời gian

Các KPI cần phải có mốc thời gian cụ thể theo tháng, quý, năm hoặc một mốc thời gian cụ thể trong năm. Mặt khác, các chỉ số hiệu suất được lựa chọn để làm KPIs sẽ khác nhau dựa vào từng mô hình kinh doanh, hoạt động của nhân viên và KPIs chung của phòng ban/bộ phận.

5.3 Đánh giá điểm hoàn thành KPI đã đặt ra

Việc đánh giá điểm hoàn thành KPI sẽ được diễn ra sau khi nhà quản lý đã xác định được KPIs cho phòng ban và từng vị trí công việc. Vì KPIs được xác định dựa trên tiêu chí đo lường, vậy nên doanh nghiệp sẽ có các phương pháp đánh giá cụ thể cho từng KPI. Hầu hết các KPI đều sẽ được quy về 3 nhóm chính như sau:

• Nhóm A: Cần nhiều thời gian để thực hiện, quyết định đến mục tiêu chung.
• Nhóm B: Cần ít thời gian hơn để thực hiện, ảnh hưởng nhiều đến mục tiêu chung hoặc tốn nhiều thời gian để thực hiện và ít ảnh hưởng đến mục tiêu chung.
• Nhóm C: Thời gian thực hiện ít, ảnh hưởng không đáng kể đến mục tiêu chung.

Nhìn chung, mỗi nhóm KPI này sẽ có trọng số dựa vào mức độ quan trọng, ví dụ như: A: 50%; B: 30% và C: 20%.

5.4 Liên kết KPI với hệ thống lương thưởng

Đối với từng mức độ hoàn thành chỉ số mục tiêu, nhà quản lý cần liên kết KPI với hệ thống lương thưởng hoặc tổng đãi ngộ nhất định. Điều này có thể được quy định từ trước bởi ban lãnh đạo trong doanh nghiệp, phòng ban, người xây dựng hệ thống KPIs hoặc do các nhân viên thống nhất với nhau.

5.5 Tổng kết và điều chỉnh để tối ưu KPI

Cuối cùng, người xây dựng chỉ số KPIs cần phải xác định mối liên kết giữa kết quả đánh giá và mức độ đãi ngộ cụ thể dựa vào từng bộ phận, phòng ban, vị trí chức danh, lĩnh vực hoạt động… Thông qua đó, các nhà quản lý sẽ xây dựng KPIs theo từng bước cụ thể và có thể nhờ đến sự tư vấn của các chuyên gia có kinh nghiệm để chỉ tiêu được phát huy hiệu quả và phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp.

Hầu hết các buổi nghiệm thu đánh giá kết quả công việc sẽ diễn ra vào cuối mỗi kỳ đánh giá. Việc đánh giá cần đảm bảo tính khách quan và toàn diện, thông qua việc kết hợp ý kiến của các nhân sự trong doanh nghiệp như: Ban lãnh đạo, đồng nghiệp, bản thân nhân viên và khách hàng.

>>>> TÌM HIỂU NGAY: Mô hình SWOT là gì? Hướng dẫn phân tích mô hình SWOT từ A-Z 

6. Những sai lầm thường gặp khi xây dựng hệ thống KPI

Trong nhiều doanh nghiệp, KPI vẫn chưa được sử dụng một cách hiệu quả, thiếu chuyên môn và không phản ánh được điều gì. Do đó, các KPI cần phải là thước đo kết nối các hoạt động với các nhân tố thành công của doanh nghiệp, qua đó xây dựng mối liên hệ của các nỗ lực bên trong theo các phương hướng định sẵn. Dưới đây là 8 sai lầm khi xây dựng hệ thống KPI mà các doanh nghiệp thường gặp phải:

• Mọi thước đo KPI đều giúp cải thiện hiệu suất

Mọi thước đo đều có thể gây ra những hành động tiêu cực, dẫn đến hiệu suất thấp. Vì vậy, để giúp các thước đo hoạt động hiệu quả, doanh nghiệp cần dự đoán những hành vi có thể xảy ra khi thực hiện KPI và giảm tác động tiêu cực tiềm ẩn của các hành vi này bằng cách:

- Trao đổi với đội ngũ nhân viên có liên quan về công việc sẽ làm nếu đo lường thước đo là gì.

- Thử nghiệm trước khi triển khai KPI.

- Từ bỏ nếu mặt trái của các chỉ số KPI gây ra nhiều ảnh hưởng tiêu cực.

• Tất cả các KPI đều có thể thành công trong mọi thời điểm, tổ chức

Trên thực tế, mọi thước đo không phải lúc nào cũng có thể phát huy hiệu quả cho nhiều tổ chức và ở bất kỳ thời điểm. Các thước đo cần có một bối cảnh đo lường tích cực, khi đó mới có thể phát huy hết tiềm năng của mình.

• Tất cả thước đo mục tiêu đều là KPI

Thước đo mục tiêu là chỉ số đo lường hiệu suất của một hoạt động, trong khi một KPI là thước đo mục tiêu quan trọng đối với việc đạt được mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải thước đo mục tiêu nào cũng đều là KPI.

Chẳng hạn như: Một thước đo có thể là “tỷ lệ khách hàng hài lòng khi sử dụng sản phẩm". Đây là thước đo hiệu suất quan trọng, nhưng lại không phải là KPI nếu không phải là một mục tiêu chiến lược. Một KPI liên quan đến mục tiêu chiến lược sẽ là “tăng tỷ lệ khách hàng hài lòng lên đến 20% trong một năm tới”.

• Doanh nghiệp sẽ cải thiện hiệu suất bằng cách liên kết KPI với lương thưởng

Động lực làm việc của nhân viên là tiền và doanh nghiệp cần triển khai các hình thức khuyến khích về tài chính để nhân viên đạt được hiệu suất cao là một nhận định sai lầm. Trên thực tế, sự công nhận và được thể hiện bản thân là những động cơ quan trọng. Khi bị ràng buộc với lương thưởng, KPI sẽ tạo ra các thước đo chính trị trọng yếu chứ không phải là các thước đo mục tiêu trọng yếu. Khi đó vốn sẽ bị thao túng để có được một khoản tiền thưởng lớn hơn.

• Có thể đặt ra các hiệu suất công việc vào cuối năm

Nhiều doanh nghiệp vẫn thường lựa chọn đưa ra các chỉ số KPI vào cuối năm, tuy nhiên điều này sẽ có thể kìm hãm tư duy sáng tạo và hiệu suất không hiệu quả. Với một số trường hợp, các nhà quản lý thường dành nhiều tháng trời để tranh cãi về hiệu suất thực tế trong cuối năm là gì, trong khi biết chắc chắn rằng điều đó sẽ sai.

• Đo lường hiệu suất đơn giản và các thước đo hợp lý hiện diện rõ ràng

Nhiều nhà quản lý được đào tạo về tài chính, quản lý nhân sự và hệ thống thông tin. Tuy nhiên, họ lại bỏ qua các công tác đo lường hiệu suất hoặc chỉ được học sơ sài. Vậy nên công tác đo lường KPI cần được đầu tư nghiêm túc trong mọi doanh nghiệp, nhằm cải thiện hiệu suất từ trung bình lên tốt và cuối cùng là xuất sắc.

• KPI không liên hệ với những mục tiêu chiến lược

KPI là những chỉ số quan trọng, phải được xây dựng và theo dõi dựa trên các mục tiêu chiến lược của các phòng ban, doanh nghiệp. Nếu KPI không ăn khớp với những mục tiêu cụ thể sẽ khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực và tài nguyên, đặc biệt là không đem lại kết quả như kỳ vọng.

• Chỉ tập trung tới các KPI kết quả

KPI là chỉ số đánh giá kết quả cuối cùng nhưng không thể hiện được nguyên nhân để đạt được kết quả đó. Do đó, chỉ số này sẽ trở nên mông lung và khó đạt được nếu không được xây dựng các chỉ số KPI thể hiện nguyên nhân bổ sung thêm.

Vì vậy, các chỉ số KPI cần có mối liên hệ nhân quả chặt chẽ, cân bằng giữa hai loại chỉ tiêu kết quả KPI và nguyên nhân để đảm bảo kết quả đầu ra như mong đợi.

7. Phân biệt KPI và OKR

KPI và OKR là những công cụ quản lý mục tiêu và đo lường hiệu suất phổ biến trong hầu hết các doanh nghiệp. Nhìn chung, hai chỉ số này có vẻ tương tự về cách sử dụng để đo lường và quản lý hiệu suất, tuy nhiên cách tiếp cận và mục đích lại có sự khác biệt. 1C Việt Nam sẽ chỉ ra điểm khác biệt này ngay tại bảng dưới đây:

8. Ứng dụng công cụ để quản lý KPI hiệu quả

Ngoài những lưu ý về việc xây dựng KPI, doanh nghiệp cần áp dụng song song các công cụ và phần mềm để tổ chức, theo dõi và quản lý KPI một cách hiệu quả. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra quyết định và đạt được mục tiêu kinh doanh tốt hơn. Dưới đây là một số công cụ phổ biến:

• Phần mềm quản lý KPI: Được thiết kế để theo dõi và quản lý KPI dành cho doanh nghiệp. Cho phép nhà quản lý đặt các chỉ tiêu, theo dõi tiến độ và xem báo cáo hiệu suất một cách tự động. Ví dụ như: BSC Designer, KPI Fire, ClearPoint Strategy… 
• Quản lý hiệu suất doanh nghiệp (EPM): Là một loạt công cụ cung cấp nhiều tính năng như đặt chỉ tiêu KPI, theo dõi tiến độ, phân tích hiệu suất và lập báo cáo chi tiết. Ví dụ như: Oracle Enterprise Performance Management (EPM) Cloud, SAP Business Planning and Consolidation, IBM Planning Analytics...
• Bảng điều khiển kỹ thuật số (Dashboard): Giúp hiển thị thông tin KPI theo thời gian thực và theo dõi hiệu suất dễ dàng. Ví dụ như: Microsoft Power BI, Google Data Studio...
• Hệ thống quản lý dự án: Cung cấp các tính năng để theo dõi và quản lý KPI trong từng dự án. Ví dụ: Trello, Asana, Jira, ...
• Hệ thống quản lý data khách hàng (CRM): Tích hợp tính năng theo dõi KPI, cho phép nhà quản lý giám sát hiệu suất kinh doanh và tiến độ đạt được mục tiêu bán hàng. Ví dụ như: Salesforce, HubSpot CRM, Zoho CRM, ...
• Hệ thống quản lý nhân sự: Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự để theo dõi tiến độ và đánh giá các chỉ tiêu liên quan đến nhân sự. Ví dụ như: BambooHR, Zenefits…

Đặc biệt, 1C:ERP là một trong những giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện hỗ trợ doanh nghiệp quản lý KPI được đánh giá cao hiện nay. Với khả năng thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, giải pháp 1C:ERP cung cấp một nền tảng dữ liệu mạnh mẽ giúp tối ưu chi phí vận hành, lập kế hoạch và ước tính hiệu quả hoạt động để đạt được mục tiêu kinh doanh. 

1C:ERP được phát triển trên nền tảng low-code hiện đại, tính logic mở giúp doanh nghiệp làm chủ công nghệ, tùy chỉnh nhanh chóng và tương thích với đa nền tảng. Với giải pháp 1C:ERP, nhà quản trị có thể dễ dàng kiểm soát mục tiêu hoạt động (KPI), ước tính hiệu quả hoạt động, hiệu suất của bộ phận cũng như của nhân viên để đạt được KPI như mong đợi. 

Trên đây là giải thích cho thuật ngữ KPI là gì và một số thông tin hữu ích liên quan đến cách xây dựng hệ thống KPI trong doanh nghiệp. Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động như hiện nay, các nhà quản lý cần đưa ra những quyết định sáng suốt để cải thiện hiệu suất và phát triển mạnh mẽ. Để được tư vấn cụ thể hơn về giải pháp 1C:ERP hỗ trợ kiểm soát mục tiêu hoạt động KPI, hãy liên hệ với 1C Việt Nam theo hotline: 0247.108.8887 nhé!

>>>> XEM NGAY: 

• Manager là gì? Các cách để trở thành Manager chuyên nghiệp
• Chairman là gì? Phân biệt Chairman, CEO và President