Kỹ năng làm việc nhóm là gì? 11 cách làm việc nhóm hiệu quả
Trong doanh nghiệp, kỹ năng làm việc nhóm đóng vai trò vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng 1C Việt Nam khám phá những cách để cải thiện và rèn luyện các kỹ năng cần thiết khi làm việc nhóm.
1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng cộng tác và làm việc cùng nhau để hoàn thành nhiệm vụ, đạt được mục tiêu chung. Bằng cách này, mỗi thành viên trong nhóm có thể bù đắp và sửa chữa những điểm yếu của nhau. Tuy nhiên khi làm việc nhóm, không tránh khỏi những mâu thuẫn, xung đột về quan điểm, khiến hiệu quả công việc giảm sút. Vì vậy, người quản lý cần xây dựng một đội ngũ hoàn chỉnh và cùng nhau rèn luyện những kỹ năng cần thiết để đạt được kết quả tốt nhất.
>>> ĐỌC THÊM: 8 kỹ năng quản lý dự án cốt lõi để thành công
2. Các kỹ năng quan trọng giúp làm việc nhóm hiệu quả
Để các cách làm việc nhóm hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần quan tâm và phát triển nhiều kỹ năng cần thiết cho đội ngũ nhân sự bao gồm:
2.1 Kĩ năng tư duy sáng tạo, tìm cách làm mới
Kỹ năng làm việc nhóm và tư duy sáng tạo, tìm cách làm mới là những kỹ năng quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào, đặc biệt trong thời đại ngày nay khi Al, Chatgpt đang phát triển mạnh mẽ. Một người trưởng nhóm giỏi họ sẽ biết khai thác kỹ năng tư duy sáng tạo từ các thành viên trong team để đưa ra các ý tưởng mới, khác biệt và đột phá. Và một nhân viên tư duy đổi mới luôn đặt câu hỏi, thách thức tư duy, cách làm truyền thống để tìm ra cách tiếp cận mới đồng thời với thái độ luôn đón nhận sự thay đổi, dám thách thức mạo hiểm là kĩ năng quan trọng trong đội nhóm để giúp cá nhân phát triển nhanh chóng trong sự nghiệp của mình.
2.2 Giữ vững cam kết
Giữ vững cam kết là một kĩ năng quan trọng khi làm việc nhóm đối với từng thành viên trong team. Một nhân viên giữ đúng cam kết sẽ là người có trách nhiệm và hoàn thành công việc chỉnh chu nhất. Để giữ vững cam kết, nhân viên cần xác định rõ những cam kết của mình với đội nhóm, xếp loại ưu tiên để tập trung vào công việc quan trọng, hạn chế bị phân tâm hoặc quá tải công việc mà quên mất những công việc đã cam kết trước đó và luôn tìm cách để điều chỉnh đảm bảo tiến độ công việc.
2.3 Kĩ năng lắng nghe
Kỹ năng lắng nghe giúp thành viên trong nhóm hạn chế các mâu thuẫn khi làm việc và khuyến khích mọi người chia sẻ ý tưởng và ý kiến một cách tự do. Đồng thời, một nhà quản lý giỏi sẽ thì không thể thiếu kĩ năng lắng nghe các thành viên trong nhóm để điều chỉnh và thay đổi phù hợp để tạo ra mối liên kết tố với các thành viên trong nhóm.
>>> TÌM HIỂU NGAY: 10 cách sắp xếp công việc hiệu quả, khoa học và hợp lý
2.4 Kỹ năng giao tiếp với các thành viên trong nhóm
Kỹ năng giao tiếp khả năng tương tác cởi mở và trung thực về kỳ vọng, thời hạn, trách nhiệm trong quá trình làm việc giúp nhà quản lý thiện cảm với nhân viên đó hơn. Đồng thời, mối quan hệ cởi mở tạo sự tin tưởng và thúc đẩy môi trường làm việc tích cực, nơi mà mỗi cá nhân đều tự tin đóng góp ý kiến.
2.5 Kỹ năng giải quyết các xung đột
Mâu thuẫn thường xảy ra khi làm việc nhóm. Điều quan trọng là phải xử lý vấn đề ngay khi phát sinh, tuyệt đối không để căng thẳng leo thang. Đây cũng là lý do tại sao các thành viên cần rèn luyện kỹ năng giải quyết xung đột nhằm xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhau và hình thành nên đội nhóm gắn kết.
2.6 Kỹ năng tư duy phản biện, để đưa ra giải pháp
Kỹ năng tư duy phản biện giúp đảm bảo quyết định được đưa ra dựa trên dữ liệu, thông tin chính xác và khả năng đánh giá các lựa chọn khách quan trong quá trình làm việc nhóm. Bằng cách xem xét tất cả các khía cạnh của vấn đề, suy ngẫm sâu và lắng nghe ý kiến của các thành viên khác, điều này giúp đưa ra các quyết định chính xác hơn nhằm phát triển tổ chức.
>>> ĐỪNG BỎ LỠ: Kỹ năng giao việc là gì? Cách giao việc ủy quyền cho cấp dưới
2.7 Kỹ năng đàm phán, thuyết phục thành viên trong nhóm
Kỹ năng đàm phán và thuyết phục đòi hỏi khả năng đưa ra phương án thống nhất trong tình huống mâu thuẫn, giảm thiểu xung đột lợi ích giữa các bên để đạt được kết quả tốt và duy trì mối quan hệ hợp tác trong đội nhóm. Hai kỹ năng này quan trọng khi cá nhân đưa ra ý tưởng mới và muốn thuyết phục tập thể nhằm đưa ra phương án phù hợp nhất cho dự án. Kết hợp hai kỹ năng cần thiết này có thể tạo ra những cuộc đàm phán hiệu quả và thành công.
2.8 Kỹ năng sử dụng thời gian hiệu quả
Để đạt được mục tiêu chung, nhóm cần lên kế hoạch và phân chia công việc quan trọng một cách hợp lý. Đồng thời, từng nhân viên cần có kỹ năng sắp xếp quản lý thời gian một cách hợp lý để hoàn thành tốt công việc sẽ góp phần đảm bảo tiến độ chung cũng như không làm ảnh hưởng đến các thành viên khác trong nhóm.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: 6 nguyên tắc quản lý thời gian khoa học, hiệu quả
2.9 Kỹ năng quan sát, phân tích và tự quyết định
Phương pháp làm việc nhóm này vô cùng quan trọng trong khi làm việc nhóm, đặc biệt là với nhóm trưởng. Sau khi thu thập ý kiến từ các thành viên, nhóm trưởng phải tập trung vào mục tiêu chung và đánh giá vấn đề một cách khách quan để đưa ra quyết định đúng đắn nhất. Điều này không hề dễ dàng, vì quyết định này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả chung của toàn nhóm.
Do đó, trưởng nhóm cần phải suy nghĩ thấu đáo và xem xét tất cả các khía cạnh, góc nhìn trước khi đưa ra quyết định. Ngoài ra trưởng nhóm có thể ứng dụng 5 whys để hiểu được vấn đề cốt lỗi và đưa ra quyết định chính xác. Phương pháp làm việc nhóm này có thể giúp đi sâu vào các vấn đề nhỏ hơn để tìm ra nguyên nhân cốt lõi trong tình huống đơn giản không quá phức tạp.
2.10 Kỹ năng lập kế hoạch công việc
Trong tổ chức, mọi thành viên đều cần rèn luyện kỹ năng lập kế hoạch theo tuần, tháng, quý nhằm đạt được mục tiêu chung của nhóm. Trưởng nhóm cần thiết lập một kế hoạch tổng thể mà tất cả thành viên đều hiểu và tuân theo. Sau khi đạt được sự đồng thuận, người quản lý có thể phân công, đặt thời gian cho từng nhiệm vụ và theo dõi, giám sát hoạt động của nhân viên nhằm đảm bảo khả năng hoàn thành công việc dựa trên kế hoạch đã đề ra.
2.11 Khả năng lãnh đạo
Kỹ năng lãnh đạo giúp định hướng, giao việc, đưa ra nhận xét, đồng thời tạo động lực, động viên và thúc đẩy cả nhóm làm việc hiệu quả rất quan trọng. Khả năng lãnh đạo không những cần thiết đối với cấp quản lý mà cần thiết đối với cả nhân viên. Từng nhân viên cần trau dồi kỹ năng này để có thể phát triển trong tương lai.
Trên đây là các kỹ năng cần thiết trong làm việc nhóm. Nhưng làm sao để cải thiện và rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả? Cùng tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.
>>> XEM THÊM: Quản lý công việc bằng Google Sheet bài bản từ A-Z
3. Lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng hỗ trợ nhóm làm việc hiệu quả không chỉ mang lại lợi ích cho cá nhân mà còn cho bộ phận và doanh nghiệp. Chi tiết hiệu quả làm việc nhóm được 1C Việt Nam tổng hợp dưới bảng sau:
| STT | Đối tượng | Lợi ích của làm việc nhóm |
|
1 |
Đối với cá nhân |
Phát triển kỹ năng giao tiếp: Cá nhân có thể tự tin bày tỏ suy nghĩ và quan điểm của mình trong các cuộc thảo luận nhóm, góp phần mang lại hiệu quả giao tiếp cao hơn. |
| Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp: Các kỹ năng làm việc nhóm giúp tạo mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, giải quyết xung đột một cách hiệu quả. | ||
| Nâng cao năng lực tổ chức công việc: Rèn luyện các kỹ năng làm việc nhóm hỗ trợ tổ chức công việc một cách hiệu quả, giúp tăng cường hiệu suất. | ||
| Đưa ra quyết định đúng đắn: Khả năng lắng nghe ý kiến của những người khác trong nhóm giúp cá nhân xem xét kỹ lưỡng và đưa ra quyết định đúng đắn. | ||
| Học hỏi và mở rộng kiến thức: Tham gia làm việc nhóm mang lại cơ hội học hỏi từ những thành viên khác, mở rộng kiến thức và cảm thấy tự tin hơn trong công việc. | ||
|
2 |
Đối với các bộ phận và phòng ban |
Tăng cường sự đoàn kết giữa các thành viên: Làm việc nhóm tạo cơ hội để các thành viên giao tiếp, chia sẻ quan điểm và tương trợ lẫn nhau khi thực hiện công việc của phòng ban, bộ phận. |
| Giải quyết vấn đề hiệu quả: Làm việc theo nhóm tập hợp những bộ óc sáng tạo để tìm ra phương án giải quyết vấn đề khả thi và hiệu quả nhất. Sự hợp tác giữa các thành viên giúp giải quyết vấn đề nhanh hơn, từ đó nâng cao chất lượng và hiệu suất công việc. | ||
| Đưa ra quyết định đúng đắn: Khi có nhiều ý kiến đóng góp, người trưởng nhóm có nhiều phương án để lựa chọn và từ đó đưa ra quyết định chính xác hơn. Sự tham gia đóng góp ý kiến từ mỗi thành viên giúp tăng cường tính đa dạng và độ chính xác của quyết định cuối cùng. | ||
|
3 |
Đối với doanh nghiệp |
Thúc đẩy hiệu suất trong doanh nghiệp: Các kỹ năng làm việc nhóm giúp phân công nhiệm vụ hợp lý và chia sẻ trách nhiệm, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc trong tổ chức. |
| Tạo sự gắn kết giữa lãnh đạo và nhân viên: Quá trình làm việc nhóm giúp củng cố sự thấu hiểu giữa quản lý và nhân viên, tạo sự đồng lòng và gắn kết trong tổ chức. | ||
| Đưa ra phương án tối ưu: Khi làm việc nhóm, các ý kiến đa dạng sẽ đem lại những góc nhìn đa chiều từ đó, giúp đưa ra quyết định tốt nhất cho doanh nghiệp. | ||
| Xây dựng môi trường kỷ luật: Kỹ năng làm việc nhóm cần sự trách nhiệm và ý thức, giúp tạo môi trường làm việc kỷ luật, hiệu quả trong tổ chức. |
4. Cách cải thiện và rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
4.1 Đặt ra mục tiêu chung
Để phát triển khả năng làm việc nhóm, mọi thành viên cần đưa ra mục tiêu chung trong tổ chức. Khi cùng nhau hướng đến một mục tiêu, tất cả thành viên đều có thể cống hiến vì một mục tiêu chung của đội nhóm. Điều này giúp duy trì sự thống nhất và cùng nhau vượt qua khó khăn để đạt được thành tựu lớn hơn.
4.3 Phân chia công việc rõ ràng và cụ thể
Phân chia nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng thành viên là chìa khóa để đóng góp vào sự thành công của nhóm. Mỗi thành viên có nét cá tính, điểm mạnh và điểm yếu riêng. Nếu được làm đúng công việc họ có năng khiếu sẽ khiến cho tiến trình trở nên nhanh chóng và trơn tru hơn. Tuy nhiên để làm được điều này đòi hỏi người lãnh đạo cần nắm rõ khả năng và điểm mạnh của mỗi người để phân công nhiệm vụ hợp lý đồng thời định hướng phát triển trau dồi kĩ năng cho nhân viên đó.
4.4 Làm việc trên tinh thần đoàn kết
Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên không phải đối thủ mà là đồng đội, những người bạn đồng hành cùng chung mục tiêu. Tinh thần đoàn kết và sự cổ vũ lẫn nhau thật sự quan trọng để giúp đội nhóm vượt qua khó khăn trong công việc và hoàn thành mục tiêu chung. Đây là tinh thần cần thiết mà bất kỳ nhóm làm việc nào cũng nên áp dụng để làm việc trong đội nhóm thành công và phát triển bền vững.
>>>> THAM KHẢO: TOP 5 phần mềm giao việc hiệu quả, tăng hiệu suất làm việc
4.5 Tôn trọng và tin tưởng lẫn nhau
Trong nhóm làm việc, nhiều thành viên có tính cách và cá tính khác nhau. Để tạo môi trường làm việc lành mạnh, đội ngũ nhân sự cần hiểu và tôn trọng lẫn nhau, hiểu được điểm mạnh điểm yếu của từng thành viên trong nhóm không nên có thành kiến về đặc điểm của ai đó. Mọi người cần tin tưởng vào kỹ năng chuyên môn của đồng nghiệp và tạo động lực để hỗ trợ đồng đội trong công việc.
4.6 Có trách nhiệm về công việc, nhiệm vụ được giao
Để đạt thành công trong nhóm, tất cả thành viên cần phải đóng góp vào nỗ lực chung. Một người không hoàn thành nhiệm vụ tốt có thể ảnh hưởng đến toàn bộ nhóm. Vì vậy, từng thành viên cần có trách nhiệm hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn.
4.7 Luôn khuyến khích tạo động lực phát triển từng cá nhân
Người quản lý hãy khuyến khích sự phát triển của từng cá nhân trong nhóm. Dựa trên cách nhìn nhận và tận dụng khả năng của thành viên, người quản lý có thể giao nhiệm vụ phù hợp để tạo cơ hội phát triển tiềm năng của mỗi thành viên trong tương lai.
4.8 Công bằng và thẳng thắn
Trong làm việc nhóm, cá nhân cần bỏ qua tính ích kỷ và không chấp nhận những điều nhỏ nhặt hay ghen tị với các thành viên khác để tránh xung đột. Nếu có bất kỳ bất mãn nào, thành viên hãy thẳng thắn bày tỏ ngay lập tức. Điều này sẽ góp phần xây dựng tình đoàn kết trong đội và tạo động lực để toàn nhóm thực hiện công việc thành công.
4.9 Ghi nhận và khen thưởng
Sự công nhận và khen thưởng là một động lực lớn giúp mỗi cá nhân phát huy hết khả năng của bản thân. Thậm chí, một lời ghi nhận công sức hay một lời khen đơn giản cũng đủ để nâng cao tinh thần làm việc và cống hiến của mọi người.
Như vậy, 1C Việt Nam đã cung cấp thông tin chi tiết về kỹ năng làm việc nhóm là gì và các kỹ năng cần thiết khi làm việc nhóm. Hy vọng rằng, doanh nghiệp sẽ đưa ra phương án phù hợp để rèn luyện và phát triển các kỹ năng khi làm việc nhóm cho đội ngũ nhân viên nhằm đảm bảo sự phát triển bền vững. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể ứng dụng phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp tăng cường liên kết doanh nghiệp và thúc đẩy phối hợp đội ngũ hiệu quả. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ triển khai giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: