Nguyên lý 80/20 là gì? Quy trình và ứng dụng cho quản trị vận hành
Nguyên lý 80/20 đóng vai trò quan trọng trong việc tối ưu hóa và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết về khái niệm cũng như quy trình áp dụng nguyên lý 80/20 trong doanh nghiệp hiện nay nhé!
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Nguyên lý 80/20 là gì?
Nguyên lý 80/20 được ra đời dựa trên cái tên ban đầu là nguyên lý Pareto - một ý tưởng được hình thành bởi nhà kinh tế học và xã hội học người Ý Vilfredo Federico Pareto. Ban đầu, nguyên lý này đề cập đến kết quả kiểm nghiệm rằng 80% tài sản của nước Ý thuộc về quyền sở hữu của 20% dân số.
Sau này, nguyên lý 80/20 được xem là một quy định ngầm mang ý nghĩa tất cả mọi thứ trong cuộc sống không được phân phối đều nhau và không mang lại cùng một giá trị đầu ra. Trong đó, khoảng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra.
Nhìn chung, nguyên lý 80/20 đóng góp vai trò quan trọng, giúp cá nhân và doanh nghiệp có thêm động lực tập trung vào 20% yếu tố quan trọng để tạo nên sự khác biệt của doanh nghiệp, thay vì tốn quá nhiều công sức, thời gian, nỗ lực… cho 80% mà không gặt hái được nhiều thành quả.
Đồng thời, nguyên lý 80/20 sẽ giúp nhà quản trị phân bổ được thời gian, quản lý công việc một cách tối ưu nhất, giải quyết vấn đề và năng suất làm việc hiệu quả.
>>>> XEM THÊM: Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
2. Ý nghĩa của nguyên tắc 80/20 đối với doanh nghiệp
Áp dụng nguyên tắc 80/20 có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất và tập trung vào những yếu tố quan trọng để đạt được kết quả cao. Dưới đây là một số ý nghĩa mà nguyên lý 80/20 mang lại:
- Giúp doanh nghiệp xác định và ưu tiên công việc, dự án hoặc nguồn lực quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất, kiểm soát tiến độ.
- Áp dụng nguyên tắc 80/20 giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả, lên hoạch định chiến lược lâu dài.
- Xác định rõ 20% khách hàng hoặc sản phẩm để tạo ra 80% doanh thu bán hàng, giúp doanh nghiệp tập trung vào tệp khách hàng trung thành và phát triển sản phẩm.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Bí quyết áp dụng thuyết con nhím trong kinh doanh hiệu quả
3. Quy trình áp dụng nguyên lý Pareto 80/20 trong doanh nghiệp
Để áp dụng nguyên lý Pareto 80/20 một cách đúng nhất, nhà quản trị cần dựa theo những quy trình cụ thể sau đây:
- Xác định các yếu tố quan trọng
- Lên danh sách các nguyên nhân cần thực hiện
- Dựa trên mức độ tác động tiêu cực để cho điểm các nguyên nhân bằng các con số, cao hoặc thấp.
- Đưa các nguyên nhân vào một nhóm
- Tiến hành thực hiện kế hoạch để giải quyết từng nguyên nhân theo chiều từ mức độ cao đến thấp
>>>> XEM THÊM: Kaizen là gì? Nguyên tắc cốt lõi và quy trình cải tiến Kaizen hiệu quả
4. Ứng dụng Pareto vào quản trị hiệu suất của doanh nghiệp
Theo lý thuyết, việc áp dụng nguyên lý Pareto vào thực tế không hề phức tạp, doanh nghiệp có thể thực hiện một cách dễ dàng. Ví dụ về nguyên lý Pareto:
- Trong kinh doanh, các nhà quản trị nên biết rằng 80% doanh thu phụ thuộc vào 20% khách hàng đóng góp. Vì vậy, doanh nghiệp sẽ có được những tính toán cụ thể, phân chia 20% khách hàng vào một nhóm và tập trung vào họ hơn thay vì áp dụng chính sách dịch vụ với mọi khách hàng.
- Doanh nghiệp cung cấp phần mềm hỗ trợ quản lý công việc cần tập trung phát triển 20% tính năng quan trọng nhưng lại nắm giữ 80% giá trị của sản phẩm phần mềm. Đây là nhóm sẽ tính năng tập trung nguồn lực, phát triển và quảng bá đến khách hàng tiềm năng.
- Đối với cá nhân có mong muốn tìm kiếm nguồn vốn cũng có thể áp dụng nguyên lý 80/20 này. Khoảng 20% các nhà đầu tư sẽ có khả năng nắm giữ 80% nguồn vốn. Vì vậy hãy trao đổi và hợp tác với 20% nhà đầu tư lớn, thay vì tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm các nhà đầu tư nhỏ lẻ.
5. Lưu ý khi áp dụng nguyên lý 80/20 Pareto
Nguyên lý 80/20 hỗ trợ rất nhiều trong việc lựa chọn và sắp xếp công việc hợp lý để cho ra kết quả tốt nhất. Để áp dụng nguyên lý này hiệu quả, 1C Việt Nam xin gửi đến doanh nghiệp một vài lưu ý quan trọng:
- Trường hợp không nên áp dụng nguyên tắc 20/80 trong kinh doanh: Khi không có quá nhiều sự khác biệt trong nhóm đối tượng là con người hoặc đồ vật, dịch vụ thì nguyên lý 80/20 sẽ không thật sự hiệu quả.
- Sai khi áp dụng nguyên lý 80/20 vào kinh doanh: Cũng có một số trường hợp gặp phải sự sai sót khi áp dụng nguyên lý này vào kinh doanh. Một tính huống là nếu 80% tổng sản phẩm sẽ được tạo ra bởi 20% công nhân. Nên nếu áp dụng nguyên lý 80/20 thì nhà máy sẽ phải cắt giảm số lượng công nhân. Điều này không phù hợp bởi công việc hầu như tự động và 20% công nhân trên sẽ không thể hoàn thành được công việc với hiệu suất cao hơn 80% còn lại.
- Chú ý đến con số 80/20: 80/20 chỉ mang tính tương đối, con số này vẫn có thể thay đổi tùy thuộc vào hoàn cảnh và đối tượng khác nhau.
Trong khuôn khổ bài viết trên đây, 1C Việt Nam đã cùng bạn tìm hiểu nguyên lý 80/20 là gì và cách thức áp dụng nguyên lý này vào trong kinh doanh. Để áp dụng nguyên lý 80/20 đúng cách, bạn đọc cần tuân theo các lưu ý như: Các trường hợp không nên áp dụng nguyên lý 80/20, sai sót khi đưa nguyên lý 80/20 vào kinh doanh và tính tương đối của con số 80/20. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ chi tiết nhất nhé!
>>>> XEM THÊM: