Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả
Onboarding được sử dụng phổ biến tại môi trường làm việc, đặc biệt trong quá trình chào đón nhân sự mới. Trong bài viết này, 1C Việt Nam sẽ đào sâu vào khái niệm onboarding là gì cũng như giải thích tầm quan trọng của onboarding đối với doanh nghiệp và đội ngũ nhân sự.
>>>> XEM THÊM: Phần mềm 1C:Company Management - Quản trị doanh nghiệp sản xuất
1. Onboarding là gì?
Onboarding là quá trình giới thiệu nhân viên mới vào làm việc trong một tổ chức. Nói một cách khác, đây là một quá trình doanh nghiệp sẽ đào tạo và hướng dẫn nhân viên mới giúp họ hiểu rõ về nhiệm vụ, quy trình làm việc cũng như cách để trở thành một phần hiệu quả của tổ chức.
Onboarding không chỉ giới hạn ở việc đào tạo về mặt chuyên môn nghiệp vụ mà còn liên quan đến việc giúp nhân viên mới hiểu về giá trị, sứ mệnh, tầm nhìn và văn hóa công ty. Một quá trình onboarding hiệu quả sẽ giúp nhân viên mới nhanh chóng trở thành một phần của đội ngũ, tăng cường sự tham gia và cam kết với công ty; giảm thiểu tỷ lệ rời bỏ và tăng năng suất làm việc.
2. Lợi ích khi doanh nghiệp thực hiện onboarding
Bây giờ chúng ta đã hiểu onboarding là gì, vậy khi thực hiện onboarding trong doanh nghiệp có thể mang lại những lợi ích gì? Một số lợi của quá trình này bao gồm:
- Nhân viên nhanh chóng hòa nhập: Nhân viên mới có thể dễ dàng làm quen và thích nghi với môi trường làm việc mà không cảm thấy lạc lõng hay khó khăn khi tiếp xúc với các công việc mới.
- Tăng cường cam kết: Quá trình onboarding giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và là một phần quan trọng của tổ chức. Điều này giúp tăng cường cam kết và lòng trung thành của họ đối với công ty.
- Giảm tỷ lệ rời bỏ: Nhân viên mới thường có tỷ lệ rời bỏ cao nếu họ cảm thấy bị lạc lõng hoặc không được hỗ trợ. Quá trình onboarding giúp giảm thiểu cảm giác này và gia tăng sự gắn bó với doanh nghiệp.
- Tăng năng suất: Khi có onboarding, nhân viên mới sẽ có kỹ năng và kiến thức cần thiết để làm việc hiệu quả hơn, từ đó giúp họ đạt được mức năng suất mong muốn nhanh hơn.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: Onboarding giúp truyền đạt giá trị, sứ mệnh, văn hóa công ty đến nhân viên mới, từ đó họ hiểu và tiếp nhận văn hóa doanh nghiệp một cách sâu sắc.
3. Quy trình onboarding chuẩn dành cho nhân viên mới
Quy trình onboarding chuẩn dành cho nhân viên mới là một tập hợp các hoạt động được thiết kế để giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, hiệu quả trong môi trường làm việc mới. Dưới đây là 4 giai đoạn trong quy trình onboarding nhân viên mới mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
3.1. Giai đoạn 1: Pre-Onboarding
Pre-Onboarding là giai đoạn quan trọng trong xây dựng một quy trình onboarding với mục tiêu giữ chân ứng viên và tạo trải nghiệm tích cực trước khi họ chính thức gia nhập tổ chức.
Một số hoạt động Pre-Onboarding thường được thực hiện bao gồm:
- Tham quan cơ sở và chi nhánh: Doanh nghiệp mời ứng viên tham quan văn phòng làm việc để họ có cái nhìn sâu hơn về môi trường làm việc và cảm thấy kết nối với tổ chức.
- Sắp xếp các tài liệu thông tin về công việc, văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc cho nhân viên mới.
- Kiểm tra đồ dùng, trang thiết bị cần thiết cho nhân viên mới.
- Kết nối nhân viên mới với một nhân sự trong tổ chức trước ngày làm việc đầu tiên để trả lời những câu hỏi cơ bản, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và chuẩn bị tốt hơn cho ngày làm việc đầu tiên (ví dụ: quy định về trang phục, các thông tin cần biết vào ngày đầu tiên đi làm, địa điểm ăn uống,...).
3.2. Giai đoạn 2: Chào đón nhân sự mới (Orientation day)
Giai đoạn chào đón nhân sự mới đề cập tới việc giới thiệu và hướng dẫn nhân viên mới. Để đảm bảo nhân viên mới hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp và cách thức làm việc, các doanh nghiệp lớn thường áp dụng quy trình chào đón bao gồm các nhiệm vụ được phân chia cho các bộ phận khác nhau như:
- Phòng nhân sự: Hoàn thiện thủ tục giấy tờ, thông báo giờ làm việc, giới thiệu về lịch sử và sơ đồ tổ chức.
- Bộ phận đào tạo: Cung cấp tài khoản, hướng dẫn về văn hóa tổ chức, mục tiêu doanh nghiệp.
- Người quản lý: Thảo luận về nhiệm vụ, trách nhiệm, tiêu chuẩn, kỳ vọng công việc, giới thiệu thành viên trong nhóm và các thành viên khác trong công ty.
- Đồng nghiệp: Chia sẻ kinh nghiệm, cung cấp hỗ trợ trong công việc.
- Đội ngũ điều hành: Giúp nhân viên hiểu sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị, mục tiêu của tổ chức, mô tả văn hóa tổ chức.
Lưu ý: Quá trình này nên được thực hiện trong vài ngày hoặc một tuần để tránh quá tải thông tin cho nhân viên mới.
3.3. Giai đoạn 3: Đào tạo theo vị trí cụ thể (Role Specific Training)
Giai đoạn đào tạo giúp nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ và nắm bắt kiến thức cần thiết để hoàn thành công việc, đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng giai đoạn này để đánh giá kỹ năng của nhân viên mới, phát triển kế hoạch đào tạo phù hợp với từng vai trò cụ thể và bộ kỹ năng của họ.
Trong quá trình hội nhập nhân sự, một số nội dung đào tạo thông thường bao gồm:
- Trách nhiệm chính của nhân viên.
- Các công cụ và phần mềm đặc thù cho công việc mà nhân viên cần sử dụng.
- Giới thiệu về các khóa học và tài khoản học tập của công ty.
- Thực hiện các bài kiểm tra đánh giá sau quá trình đào tạo.
- Đảm bảo nhân viên mới có đầy đủ thông tin để hiểu rõ vai trò của họ trong những tuần và tháng đầu tiên.
Lưu ý:
- Nhân viên mới có thể mất vài tháng để làm quen với sản phẩm, thị trường hoặc khách hàng của công ty.
- Quá trình đào tạo đảm bảo rằng kiến thức của nhân viên là chính xác, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp, đồng thời giúp nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và phát triển trong tổ chức.
- Điều quan trọng là luôn cung cấp hướng dẫn cho nhân viên, tạo cơ hội để họ phản hồi và đặt câu hỏi.
3.4. Giai đoạn 4: Hỗ trợ (Ongoing Support)
Giai đoạn cuối cùng của quá trình hội nhập nhân sự là hỗ trợ nhân viên trong việc chuyển từ vai trò nhân viên mới sang nhân viên chính thức. Trong giai đoạn này, người quản lý nên có những hỗ trợ kịp thời bao gồm:
- Đưa ra mục tiêu công việc cho nhân viên để họ có định hướng rõ ràng và đạt được kết quả tốt.
- Hỗ trợ nhân viên xây dựng hệ thống mục tiêu cá nhân để họ có thể hình dung và định hình lối đi cho công việc của mình, từ đó cải tiến chất lượng, năng suất làm việc.
- Đánh giá hiệu suất của nhân viên định kỳ sau một tháng/quý/năm để xác định thành tích và tán dương nỗ lực của họ.
- Tạo động lực và sự cống hiến cao hơn từ nhân viên khi họ có mục tiêu cụ thể và nhận được công nhận cho thành tựu của mình.
>>>> THAM KHẢO: Hybrid work là gì? Các mô hình Hybrid work hiệu quả hiện nay
4. Một số lưu ý về quy trình onboarding
Quy trình onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới hòa nhập và thực hiện tốt các nhiệm vụ trong môi trường làm việc. Thành công của quy trình onboarding phụ thuộc vào việc doanh nghiệp nắm vững những lưu ý quan trọng sau:
- Đảm bảo nhân viên mới có đủ thời gian hòa nhập và nắm bắt công việc.
- Cung cấp thông tin đầy đủ về doanh nghiệp giúp nhân viên mới hiểu rõ môi trường làm việc và giá trị của tổ chức.
- Bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong quá trình onboarding, đảm bảo cung cấp hướng dẫn, hỗ trợ và giúp nhân viên mới nắm bắt được chính sách, quy trình cũng như các thông tin liên quan.
- Đặt mục tiêu rõ ràng cho nhân viên mới, giúp họ hiểu rõ nhiệm vụ, kỳ vọng công việc, từ đó tạo động lực và hướng dẫn phát triển trong vai trò của mình.
- Tạo ấn tượng tốt đối với nhân viên mới bằng cách tạo ra môi trường chào đón, tiếp nhận nhiệt tình và cung cấp cơ hội để họ làm quen với đồng nghiệp, môi trường làm việc.
5. Bí quyết để quy trình onboarding đạt hiệu quả
Sau khi hiểu rõ về khái niệm "onboarding", chúng ta sẽ thấy rằng đó là một quá trình dài, không thể hoàn thành trong thời gian ngắn. Khi đó, doanh nghiệp có thể áp dụng một số gợi ý sau để giúp hoạt động onboarding được tối ưu và đạt hiệu quả:
5.1. Chào đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức
Thay vì chỉ đơn thuần giới thiệu nhân viên mới trước mặt mọi người, doanh nghiệp có thể sử dụng những phương pháp đa dạng hơn như chuẩn bị đồ ăn, đồ uống, quà tặng hay ăn trưa cùng nhau,... Điều này tạo sự tương tác giữa nhân viên mới và đồng nghiệp, từ đó tăng cường sự đoàn kết trong doanh nghiệp.
5.2. Đào tạo bài bản
Một trong những bí quyết để quy trình onboarding đạt hiệu quả là đào tạo nhân viên mới một cách bài bản. Dưới đây là một số phương pháp mang tính định hướng mà doanh nghiệp có thể tham khảo để áp dụng trong quá trình onboarding:
- Tạo lộ trình đào tạo rõ ràng: Doanh nghiệp cần xác định những kỹ năng và kiến thức cần thiết cho vị trí cụ thể của nhân viên mới. Dựa trên đó, doanh nghiệp sẽ xây dựng một lộ trình đào tạo chi tiết từ cơ bản đến nâng cao.
- Kết hợp nhiều hình thức đào tạo: Không chỉ dừng lại ở việc giảng dạy truyền thống, doanh nghiệp hãy kết hợp các phương pháp đào tạo khác như học trực tuyến, hướng dẫn trực tiếp hay thậm chí là đào tạo thông qua trò chơi (gamification).
- Phản hồi liên tục: Đối với nhân viên mới, việc nhận xét và phản hồi từ người hướng dẫn hoặc cấp trên là rất quan trọng. Điều này không chỉ giúp họ nhận biết và khắc phục những sai sót mà còn tạo động lực cho họ không ngừng học hỏi.
- Đào tạo từ đồng nghiệp: Doanh nghiệp hãy đặt nhân viên mới vào một nhóm làm việc có sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cũ. Điều này giúp họ học hỏi từ kinh nghiệm thực tế và tạo ra một môi trường học tập thân thiện.
Bằng cách áp dụng các phương pháp trên, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng quá trình đào tạo trong onboarding sẽ đạt hiệu suất tối ưu, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập và đạt được hiệu suất công việc cao.
5.3. Xây dựng kế hoạch phát triển rõ ràng trong tương lai
Để đạt hiệu quả của onboarding, doanh nghiệp cần hiểu và đáp ứng nhu cầu nghề nghiệp của nhân viên mới. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có kế hoạch đào tạo cá nhân hóa, tận dụng và phát huy thế mạnh riêng biệt của từng nhân viên. Bằng cách này, năng suất công việc sẽ được cải thiện đáng kể.
Như vậy việc hiểu được onboarding là gì cũng như lợi ích và quy trình onboarding có thể giúp doanh nghiệp đưa ra phương án áp dụng phù hợp cho tổ chức của mình. Đừng quên theo dõi các bài viết trên website 1C Việt Nam để tìm hiểu các nội dung hữu ích về quản lý doanh nghiệp.
>>>> TÌM HIỂU THÊM: Xây dựng bản mô tả công việc chi tiết với 5 bước đơn giản