TOP 8 phần mềm lập kế hoạch công việc hiệu quả, chi tiết
Hiện nay, phần mềm lập kế hoạch công việc là xu hướng lựa chọn của nhiều cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp nhằm sắp xếp các nhiệm vụ cũng như thời gian hoàn thành một cách có trình tự, khoa học. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết về top 8 phần mềm lên kế hoạch công việc uy tín, chuyên nghiệp.
1. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp lập kế hoạch hiệu quả
Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management là một công cụ mạnh mẽ, cho phép các công ty quản lý dự án một cách chính xác và đảm bảo hiệu quả. Bên cạnh các phân hệ quản lý văn bản, quản lý quy trình, quản lý văn phòng số, 1C:Document Management còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án với khả năng lập kế hoạch chi tiết, khoa học. Điều này cho phép tổ chức loại bỏ những công việc không cần thiết trong quá trình thực hiện dự án, góp phần tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn nhân lực, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo thành công của dự án.
Khi sử dụng phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management để lập kế hoạch hoạt động cho dự án, doanh nghiệp sẽ được cung cấp những tính năng nổi bật, mạnh mẽ, có khả năng hỗ trợ đắc lực sau:
- Phần mềm giao việc, tạo hoặc chỉnh sửa các nhiệm vụ trong kế hoạch và phân công nguồn lực nhân viên.
- Giao mốc thời hạn cần hoàn thành cho từng đầu mục công việc cụ thể trong kế hoạch.
- Các nhiệm vụ được thể hiện dưới cấu trúc phân cấp, từ đó tạo cái nhìn tổng quan về kế hoạch dự án.
- Xác định sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ trong kế hoạch và tiến hành liên kết các nhiệm vụ theo công thức Finish-Start, Start-Start, Start-Finish, Finish-Finish.
- Thời gian lập kế hoạch dự án được tính toán tự động dựa trên mối liên kết giữa nhiệm vụ của dự án và kế hoạch làm việc.
- Theo dõi tiến độ kế hoạch, giúp các khâu tiếp theo sau bước lập kế hoạch dự án có thể diễn ra trơn tru, hiệu quả hơn.
Như vậy, ứng dụng Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management với những tính năng ưu việt trên sẽ giúp doanh nghiệp thiết lập được bản kế hoạch triển khai dự án chi tiết, chất lượng và đảm bảo tính khoa học. Ngoài ra, phần mềm được thiết kế với giao diện thân thiện, tích hợp trên cả ứng dụng di động, giúp người dùng dễ dàng thao tác và xử lý công việc mọi lúc mọi nơi. Từ đó, công ty có thể tiết kiệm được thời gian, tránh lãng phí nguồn lực vào những công việc không cần thiết, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động tăng trưởng, phát triển.
>>>> ĐỌC THÊM: So sánh Agile và Waterfall: Sự khác biệt giữa 2 mô hình quản lý dự án
2. Phần mềm lập kế hoạch công việc Trello
Phần mềm lên kế hoạch công việc Trello là công cụ cho phép người dùng liệt kê các nhiệm vụ cụ thể của từng dự án và thông báo những đầu mục nào cần thực hiện trước để hoàn thành kịp thời hạn.
Một số tính năng cơ bản của Trello có thể kể đến như:
- Tự lập và bổ sung nhiệm vụ cụ thể vào các danh sách mới.
- Cung cấp tính năng gửi lời mời thông báo cho các đồng nghiệp.
- Phù hợp với các dự án lớn, nhỏ của doanh nghiệp.
3. Phần mềm lên kế hoạch công việc Evernote
Đây là ứng dụng được phát hành vào năm 2008 bởi Evernote Corporation. Evernote có thể hỗ trợ người dùng ghi lại ý tưởng khi có cảm hứng và thu thập các ghi chú, lịch trình trong ngày để không có bất kỳ điều gì bị bỏ lỡ.
Evernote sở hữu một số tính năng hỗ trợ doanh nghiệp khi lập kế hoạch gồm:
- Khả năng viết, thu thập và ghi lại các ý tưởng dưới dạng từ ngữ, hình ảnh, tập tin, âm thanh và trang web.
- Lập danh sách việc cần làm trong ngày.
- Đồng bộ hóa giữa thiết bị di động và máy tính.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Mô hình Agile là gì? Các bước thực hiện phương pháp Agile
4. Phần mềm lập kế hoạch công việc Todolist
Todolist giúp người quản lý theo dõi và ghi lại thời hạn, đồng thời khuyến khích nhân viên làm việc chăm chỉ để đáp ứng thời hạn. Công cụ này hỗ trợ người dùng trên máy tính (Windows, Mac OS) và điện thoại di động (IOS, Android).
Sau đây là những tính năng có ở phần mềm này:
- Phân tích hoạt động doanh nghiệp.
- Thực hiện phân công vai trò, nhiệm vụ cho từng nhân viên dựa trên thông tin được lên kế hoạch trước.
- Chức năng nhắc lịch làm việc sắp tới.
5. Phần mềm kế hoạch công việc Due
Due là một trong những phần mềm lập kế hoạch công việc hỗ trợ các doanh nghiệp giải quyết khó khăn trong việc lên lịch trình, phân bổ thời gian sao cho hợp lý.
Phần mềm Due cung cấp một số tính năng nổi bật như:
- Cài đặt nhanh chóng trên ứng dụng Appstore của hệ điều hành IOS.
- Sắp xếp công việc với thời gian hợp lý.
- Công việc cần thực hiện trước được thông báo ưu tiên.
6. Phần mềm lập kế hoạch công việc Any.Do
Any.do cũng là một trong những phần mềm lên kế hoạch công việc được tin dùng hiện nay. Phần mềm này đóng vai trò như một người trợ lý bởi khả năng liệt kê, đánh dấu trạng thái công việc một cách chi tiết.
Tính năng cơ bản của Any.do gồm:
- Liệt kê danh sách các công việc cần làm và đánh dấu trạng thái cho mỗi công việc.
- Nhắc nhở công việc theo điều chỉnh của người dùng.
- Thiết lập các thư mục nhiệm vụ riêng biệt.
- Các ghi chú có khả năng đồng bộ trên nhiều thiết bị khác nhau.
>>>> ĐỌC THÊM: Quản lý tiến độ dự án là gì? 6 bước quản lý tiến độ hiệu quả
7. Phần mềm lên kế hoạch Microsoft To Do
Microsoft To Do là phần mềm giúp người dùng theo dõi và tập trung vào kế hoạch công việc cần làm. Đây là giải pháp quản lý công việc cho phép thực hiện các tác vụ từ điện thoại di động hoặc máy tính.
Một số tính năng của phần mềm như sau:
- Tạo lập kế hoạch, quản lý công việc hàng ngày.
- Cập nhật danh sách việc cần làm của người dùng hàng ngày và hàng tuần.
- Khả năng quản lý danh sách công việc trực tuyến.
8. Phần mềm kế hoạch công việc Wunderlist
Wunderlist là phần mềm lập kế hoạch công việc giúp doanh nghiệp lên danh sách công việc cần làm, đồng thời ước tính thời gian hoàn thành ngay trên ứng dụng. Nhờ đó, phần mềm cho phép nhà quản lý dễ dàng phân bổ công việc, nguồn lực và theo dõi dự án một cách chi tiết.
Dưới đây là những tính năng nổi bật của phần mềm kế hoạch công việc Wunderlist:
- Cung cấp tính năng cài đặt avatar, đính kèm tài liệu như video hoặc audio.
- Chạy được trên nhiều hệ điều hành từ IOS, Android tới PC…
- Khả năng đồng bộ dữ liệu nhanh.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Phạm vi dự án là gì? Các yếu tố ảnh hưởng và cách xác định
9. Lợi ích của phần mềm lập kế hoạch công việc
Việc sở hữu một phần mềm kế hoạch công việc chuyên nghiệp có thể mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp bao gồm:
- Thực hiện quản lý công việc trực tuyến: Phần mềm lập kế hoạch công việc giúp đơn giản hóa các thao tác, cho phép người dùng theo dõi trực tiếp tình hình triển khai nhiệm vụ trên thiết bị của mình, tiết kiệm thời gian và công sức để in ấn. Ngoài ra, khi công ty sử dụng phần mềm, bộ dữ liệu sẽ được lưu tự động và đồng bộ chính xác cho từng dự án.
- Cho phép lập kế hoạch trên mọi thiết bị: Phần mềm lập kế hoạch công việc mang đến cho doanh nghiệp sự linh hoạt khi hỗ trợ sử dụng trên nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm máy tính để bàn, máy tính bảng, máy tính xách tay cá nhân và điện thoại di động. Điều này giúp người sử dụng tiếp cận nhanh hơn với môi trường làm việc hiện đại theo xu hướng 4.0, dễ sử dụng và giải quyết vấn đề mà không cần chờ thông báo.
- Sử dụng quỹ thời gian hiệu quả: Phần mềm lập kế hoạch công việc giúp cả ban lãnh đạo và nhân viên điều chỉnh giờ làm một cách tối ưu, theo dõi chi tiết mọi nhiệm vụ cần hoàn thành cho từng dự án và đảm bảo không bỏ sót thông tin.
- Hỗ trợ cho công tác quản lý: Phần mềm kế hoạch công việc không chỉ giúp nhân viên sử dụng thời gian hiệu quả mà còn giúp ban lãnh đạo thực hiện công tác quản lý tốt hơn. Dựa trên bản kế hoạch chi tiết về từng nhiệm vụ, vai trò, thời hạn hoàn thành, nhà quản lý có thể giám sát và theo dõi tiến độ triển khai của từng dự án trên tất cả các bộ phận. Trên cơ sở đó, nhà quản lý có thể kịp thời nhận ra các vấn đề và cung cấp giải pháp để giải quyết nhanh chóng.
10. Hướng dẫn lập kế hoạch công việc khoa học, hiệu quả
Để có được một bản kế hoạch công việc chất lượng, đảm bảo tính khoa học và mang lại hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện theo quy trình gồm 4 bước dưới đây:
10.1. Bước 1: Xác định mục tiêu công việc
Dựa trên một khung thời gian cụ thể, thường là một năm, quý, tháng,… doanh nghiệp cần tiến hành phác thảo các mục tiêu, những hoạt động và vai trò cụ thể cho từng chương trình. Doanh nghiệp cần lưu ý nên đặt mục tiêu thực tế phù hợp với nguồn lực thực hiện, không đặt quá cao cũng không đặt quá thấp.
10.2. Bước 2: Lập kế hoạch công việc cần làm
Đây là bước liệt kê đầy đủ, chi tiết những nhiệm vụ cần thực hiện trong mỗi giai đoạn, chương trình, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Điều này nhằm đảm bảo doanh nghiệp sẽ không bỏ sót bất kỳ đầu mục việc nào.
10.3. Bước 3: Thiết lập thời gian, deadline cho công việc cần hoàn thành
Trên cơ sở danh sách công việc đã đề ra, tiếp theo doanh nghiệp cần ước tính thời gian thực hiện và thiết lập hạn chót cần phải hoàn thành đầu mục đó. Bước này sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát thời gian một cách tốt hơn, từ đó đáp ứng được lượng công việc để đảm bảo tiến độ. Thông qua những giới hạn thời gian của từng nhiệm vụ, nhà quản lý còn có thể tăng sự tập trung cũng như đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên.
10.4. Bước 4: Kiểm tra và điều chỉnh kịp thời
Trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án, nhà quản lý nên theo dõi, kiểm tra tình trạng triển khai kế hoạch công việc thường xuyên. Điều đó giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện những vấn đề thay đổi, phát sinh và điều chỉnh kế hoạch thực hiện cho phù hợp, nhằm đạt hiệu quả công việc ở mức tối ưu.
Tổng kết lại, phần mềm lập kế hoạch công việc là công cụ quan trọng, hỗ trợ doanh nghiệp xác định, sắp xếp trình tự và thời gian hoàn thành các nhiệm vụ chính xác, khoa học, từ đó đạt được những mục tiêu với hiệu quả cao. Liên hệ ngay tới 1C Việt Nam để được tư vấn hỗ trợ về phần mềm lên kế hoạch công việc phù hợp cho doanh nghiệp.
>>>> KHÁM PHÁ NGAY: