Phần mềm quản lý kho dược phẩm hữu ích, dễ dùng 2024
Trong những năm gần đây, phần mềm quản lý kho dược đã trở thành một giải pháp hữu ích, giúp các doanh nghiệp dược phẩm nâng cao hiệu quả quản trị. Bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ giới thiệu chi tiết về phần mềm hỗ trợ các công ty quản lý kho dược phẩm hữu ích, dễ thao tác và sử dụng.
1. Những khó khăn khi quản lý kho dược phẩm
Quản lý kho dược phẩm là một nhiệm vụ quan trọng, đòi hỏi sự chính xác và chặt chẽ cao. Tuy nhiên, trong thực tế, hoạt động này vẫn gặp phải nhiều khó khăn, thách thức. Cụ thể, ngành dược phải đối mặt với:
- Khó khăn khi quản lý và bảo quản hàng tồn kho
Thuốc và các thiết bị vật tư y tế là những sản phẩm ảnh hưởng trực tiếp tới sức khỏe con người nên cần có điều kiện bảo quản riêng biệt, trong môi trường an toàn và đảm bảo tiêu chuẩn của Bộ Y tế. Vì vậy, việc quản lý và bảo quản hàng tồn kho dược không phải điều dễ dàng, chỉ cần có sai sót nhỏ cũng có thể dẫn đến chi phí bảo quản tăng cao, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ hết hạn sản phẩm, gây nguy hiểm cho sức khỏe người dùng.
- Không nắm rõ hàng hóa trong kho:
Lượng hàng hóa trong kho lớn với đa dạng các loại thuốc và vật tư y tế khác nhau, khiến nhiều đơn vị kinh doanh khó khăn trong việc nắm bắt đầy đủ thông tin về vị trí, số lượng và hạn sử dụng của tất cả thuốc trong kho.
- Hàng tồn kho ảo:
Quản lý kho thuốc theo cách thức truyền thống thường gặp nhiều sai sót do ghi chép nhầm thông tin, hoặc do nhân viên gian lận, tự ý thay đổi số liệu để kiếm lợi, dẫn đến tình trạng hàng tồn kho ảo. Khi số lượng hàng hóa trên sổ sách kế toán nhiều hơn so với thực tế, chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt sai tình hình hàng tồn kho, gây ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh.
- Yêu cầu cân đối giữa sản xuất và phân phối:
Để đảm bảo nhu cầu khách hàng, nhà quản lý cần nắm bắt chính xác lượng hàng tồn kho để đưa ra định hướng sản xuất hợp lý, cân đối phân bổ thuốc phù hợp giữa các chi nhánh. Tuy nhiên khi quản lý kho thủ công, việc thu thập và xử lý dữ liệu thường được thực hiện bằng giấy tờ, sổ sách dễ bị sai sót, chậm trễ, dẫn đến không thể nắm bắt được lượng hàng tồn, gây ra khó khăn trong quá trình cân đối.
Để giải quyết những khó khăn, rất nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý kho dược phẩm. Giải pháp có thể được ứng dụng và triển khai tại các nhà thuốc, Cục bảo vệ thực vật, chi cục An toàn vệ sinh thực phẩm, Chi cục bảo vệ môi trường,...
>>>> XEM THÊM: Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Chức năng và lợi ích
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý kho dược
Phần mềm quản lý kho dược mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích vượt trội, cụ thể như sau:
- Kiểm soát hàng tồn kho chính xác: Phần mềm cho phép doanh nghiệp theo dõi số lượng, vị trí, hạn sử dụng của hàng hóa trong kho một cách chính xác, hạn chế tình trạng thất thoát, hư hỏng.
- Tiết kiệm nhân lực: Phần mềm tự động hóa các công việc thủ công trong kho như nhập, xuất, kiểm kê,...giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí nhân công.
- Kiểm soát chặt chẽ toàn bộ mặt hàng: Phần mềm quản lý kho dược giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ hàng hóa trong kho, bao gồm số lượng hàng hóa nhập, xuất, tồn kho, lịch sử biến động hàng hóa,...Điều này đảm bảo an toàn cho hàng hóa và tránh được tình trạng thất thoát, đồng thời cho phép doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn.
- Đảm bảo an toàn thông tin: Phần mềm sử dụng các tính năng bảo mật như mã hóa, phân quyền,...giúp đảm bảo an toàn thông tin hàng hóa cho doanh nghiệp.
- Giải quyết tình trạng hết hàng bất ngờ: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi tình hình tồn kho và cập nhật thông tin sản phẩm liên tục, từ đó tránh tình trạng hết hàng không lường trước được.
- Cắt giảm chi phí: Phần mềm quản lý kho dược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động trong kho, bao gồm nhập hàng, xuất hàng, sắp xếp hàng hóa,...Doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả hoạt động của kho và giảm thiểu chi phí vận hành.
Như vậy, sử dụng phần mềm quản lý kho dược phẩm là giải pháp tối ưu mang đến nhiều lợi ích vượt trội, hỗ trợ giải quyết những khó khăn trong quá trình quản trị của doanh nghiệp. Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm được phát triển bởi các nhà cung cấp khác nhau. Doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của các chuyên gia để lựa chọn được phần mềm phù hợp với nhu cầu, đặc thù và quy mô.
>>>> XEM NGAY: Mẫu file quản lý kho bằng Excel MIỄN PHÍ chuyên nghiệp 2024
3. Các tính năng của phần mềm quản lý kho dược
Các tính năng của phần mềm quản lý kho dược phẩm có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động kho dược hiệu quả và an toàn, cụ thể như sau:
3.1. Thiết lập định mức kho dược phẩm
Định mức kho dược phẩm là mức tối thiểu và tối đa của từng mặt hàng dược phẩm cần được lưu trữ trong kho. Việc thiết lập định mức kho giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc thừa hàng hóa.
Phần mềm quản lý kho dược sẽ quản lý các thông tin như:
- Tên hàng hóa
- Danh mục hàng hóa
- Đơn vị tính
- Số lượng tối thiểu
- Số lượng tối đa
Những số liệu trên sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa trong kho, đảm bảo kho luôn được duy trì ở mức an toàn.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: [TẢI NGAY] mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel mới nhất 2024
3.2. Quản lý thông tin hàng hóa trong kho
Phần mềm quản lý kho dược phẩm hỗ trợ quản lý thông tin hàng hóa trong kho một cách đầy đủ, chính xác, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hàng hóa, tránh thất thoát và hư hỏng. Các thông tin của từng loại thuốc được phần mềm lưu trữ gồm:
- Mã hàng
- Tên hàng
- Số lượng
- Đơn vị tính
- Lô hàng
- Giá nhập
- Giá bán
- Ngày nhập
- Ngày xuất
- Hạn sử dụng
>>>> ĐỌC THÊM: Phần mềm quản lý kho ERP tổng thể cho các doanh nghiệp
3.3. Quản lý chứng từ
Chứng từ là các giấy tờ, văn bản được lập ra để ghi nhận những nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Tính năng này của phần mềm cho phép người dùng quản lý toàn bộ chứng từ liên quan đến hoạt động nhập, xuất, tồn kho bao gồm phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm kê kho theo các tiêu chí sau:
- Loại chứng từ
- Số chứng từ
- Ngày lập
- Người lập
- Nội dung chứng từ
Tính năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, lưu trữ và truy xuất chứng từ, phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và báo cáo, đảm bảo tính chính xác, minh bạch của nghiệp vụ kinh tế.
3.4. Tính toán giá vốn hàng hóa
Giá vốn hàng hóa là chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để mua hàng hóa về lưu kho bao gồm giá mua, chi phí vận chuyển, chi phí bảo hiểm,...Khi tính toán giá vốn hàng hóa chính xác, doanh nghiệp có thể xác định giá bán hợp lý để đảm bảo lợi nhuận.
Sử dụng phần mềm quản lý kho dược, nhà quản trị sẽ được cung cấp tính năng tính toán giá vốn hàng hóa theo các tiêu chí:
- Giá mua
- Chi phí vận chuyển
- Chi phí bảo hiểm
- Thuế
Tính năng này cho phép doanh nghiệp dễ dàng tính toán giá vốn hàng hóa, phục vụ cho việc quản lý kho, bán hàng và báo cáo tài chính.
3.5. Tạo báo cáo trực quan, đa dạng
Phần mềm quản lý kho dược phẩm cung cấp nhiều loại báo cáo kho đa dạng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
Một số loại báo cáo sử dụng trong phần mềm kho dược phẩm bao gồm:
- Báo cáo tồn kho
- Báo cáo nhập xuất kho
- Báo cáo doanh thu
- Báo cáo lợi nhuận
Tính năng này là cơ sở hỗ trợ doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tình hình tồn kho, nhập xuất kho, doanh thu, lợi nhuận,...phục vụ cho việc quản lý kho hiệu quả.
4. Phần mềm 1C:Company Management giúp quản lý kho dược hiệu quả
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, thích hợp áp dụng cho các doanh nghiệp SMEs. Giải pháp được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, với các tính năng linh hoạt, có khả năng tùy chỉnh cao nhằm mang lại sự thuận tiện nhất cho người sử dụng. Đặc biệt, 1C:Company Management giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh, kết nối các bộ phận và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị kho dược chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết và hiệu quả:
- Tự động tính toán giá vốn vật tư: Phần mềm sẽ tự động tính toán giá vốn vật tư dựa trên các thông tin nhập liệu, giúp doanh nghiệp quản lý nguồn ngân sách và tránh thất thoát.
- Tạo giới hạn tồn kho tối đa và tối thiểu: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu của dược phẩm thành phẩm, hỗ trợ đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa, tránh tình trạng thiếu hụt.
- Theo dõi tình hình xuất, nhập kho: Hệ thống sẽ theo dõi thường xuyên tình hình xuất, nhập kho, giúp kiểm soát số lượng, đơn giá, hạn sử dụng, số lô hàng và địa chỉ kho điều chuyển dược phẩm, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
- Lập báo cáo tồn kho, dự phòng thuốc: Báo cáo sẽ ghi chú đầy đủ sự tăng, giảm của số lượng dược phẩm, cho phép doanh nghiệp kiểm kê kho định kỳ.
- Lưu trữ thông tin dược phẩm trong kho: Phần mềm sẽ lưu trữ đầy đủ các thông tin, dữ liệu sản phẩm, hỗ trợ quá trình xuất, nhập hoặc cập nhật hàng tồn kho.
Như vậy, phần mềm quản lý kho dược là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh, nâng cao hiệu quả quản trị kho và đảm bảo chất lượng sản phẩm. Với sự phát triển của công nghệ, các phần mềm ngày càng được cải tiến, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của doanh nghiệp. Để được hỗ trợ tư vấn cụ thể, nhanh chóng về phần mềm quản lý kho phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp, vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ: