Phần mềm quản lý văn bản nội bộ vượt trội, chuyên nghiệp
Số lượng văn bản, giấy tờ nội bộ doanh nghiệp phải xử lý ngày một tăng lên, đòi hỏi cần một phần mềm quản lý văn bản nội bộ giúp tối ưu công việc. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết về giải pháp quản lý văn bản nội bộ vượt trội, chuyên nghiệp ngay dưới đây nhé!
1. Những khó khăn của việc quản lý văn bản nội bộ truyền thống
Hàng ngày doanh nghiệp phải làm việc với khối lượng lớn văn bản, tài liệu nội bộ. Với các cách lưu trữ và quản lý truyền thống, doanh nghiệp có thể gặp phải rất nhiều vấn đề và khó khăn bao gồm:
1.1. Chiếm dụng không gian làm việc
Các tủ chứa hồ sơ có thể chiếm một phần không nhỏ trong không gian của văn phòng. Điều này gây ra sự lãng phí, nhân viên sẽ không có không gian thoải mái để làm việc. Hơn nữa, các doanh nghiệp phải đầu tư chi phí lắp đặt tủ, kệ giá,… Đây được xem là những khoản đầu tư khá tốn kém mà không mang lại lợi nhuận.
1.2. Chi phí giấy tăng lên
Theo một nghiên cứu của File Center, một công ty sẽ tốn khoảng 8.000 đô la mỗi năm để trả cho khoản mua giấy, chưa tính tới các khoản mực in và máy in đi kèm. Như vậy, lưu trữ tài liệu theo phương pháp truyền thống có thể gây tiêu tốn rất nhiều tài nguyên.
1.3. Tiêu tốn thời gian làm việc, hiệu suất làm việc kém
Với cách lưu trữ và quản lý tài liệu truyền thống, mỗi nhân viên sẽ mất trung bình 3,6 giờ mỗi ngày chỉ để tìm tài liệu. Con số này trung bình là 4,2 giờ đối với một số lĩnh vực như công nghệ thông tin. Nếu không có sự hỗ trợ của phần mềm quản lý văn bản nội bộ, hiệu suất công việc có thể bị giảm, lâu ngày sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của công ty.
1.4. Làm nhân viên mệt mỏi, kiệt quệ
Tìm kiếm tài liệu trong một thời gian dài có thể làm nhân viên cảm thấy khó chịu, chán nản và mất hứng thú làm việc. Cứ mỗi 30 nhân sự thì có tới 10 người cho rằng họ rơi vào trạng thái kiệt quệ khi không tìm được những tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc.
1.5. Bảo mật kém, dễ mất tài liệu quan trọng
Các tài liệu nội bộ thường chứa thông tin nhạy cảm. Nếu quản lý bằng phương pháp thủ công thì khả năng bảo mật khá kém, dễ dẫn tới tình trạng mất tài liệu, gửi sai tên hoặc nhầm địa chỉ. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với khả năng thông tin bị kẻ xấu đánh cắp hoặc bị đối thủ lợi dụng.
1.6. Khó khăn trong biên tập, cập nhật nhiều phiên bản tài liệu
Trong quá trình quản lý hồ sơ, đôi khi các doanh nghiệp phải biên tập và chỉnh sửa phù hợp với từng thời điểm. Khi lưu trữ theo cách truyền thống, doanh nghiệp cần in nhiều bản sao trước khi có được bản chuẩn. Điều này không những gây lãng phí tài nguyên doanh nghiệp mà còn có hại cho môi trường.
>>>> THAM KHẢO: TOP 5 phần mềm quản lý văn bản đi đến đơn giản, nhanh chóng
2. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management giúp quản lý văn bản nội bộ nhanh chóng, đơn giản
Với những khó khăn của hình thức quản lý và lưu văn bản truyền thống, doanh nghiệp đang dần hướng đến các giải pháp hiện đại, thông minh. Để phục vụ cho quá trình số hóa tài liệu, phần mềm quản lý văn bản nội bộ đã ra đời, giúp doanh nghiệp lưu trữ tập trung dữ liệu một cách có hệ thống, từ đó quá trình tra cứu, truy xuất và sử dụng dữ liệu được nhanh chóng, dễ dàng. Ngoài ra, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí về không gian, nhân lực lưu trữ.
Với những lợi ích to lớn như vậy, các phần mềm quản lý văn bản nội bộ ngày càng được ưa chuộng. Tuy nhiên doanh nghiệp nên đầu tư vào những sản phẩm chất lượng và đến từ các nhà cung cấp uy tín. Với phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management, 1C Việt Nam tự tin mang đến một giải pháp tối ưu cao cấp, nâng tầm công tác quản lý văn bản nội bộ cho doanh nghiệp.
Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management là giải pháp tự động hóa công tác quản lý văn bản và điều hành công việc. Được phát triển dựa trên nền tảng công nghệ hiện tại, phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các văn bản nội bộ một cách khoa học, thuận tiện, tránh rủi ro mất cắp hay lãng phí do hình thức lưu trữ vật lý. Giải pháp sở hữu các tính năng nổi bật:
- Tính năng ghi nhận văn bản nội bộ theo thuộc tính và định dạng tệp đính kèm giúp người dùng dễ phân loại, tìm kiếm cũng như sử dụng từng loại văn bản.
- Cho phép tạo và chỉnh sửa văn bản; ban lãnh đạo dễ dàng phê duyệt văn bản nội bộ trên thiết bị di động, giúp tạo sự thuận tiện trong xử lý công việc thuận tiện từ mọi nơi.
- Liên kết các loại văn bản với nhau giúp người dùng biết được những văn bản nào hết hiệu lực, văn bản nào liên quan đến nhau để đưa ra phương án xử lý phù hợp.
- Cho phép thu hồi hoặc hủy bỏ văn bản trong trường hợp chuyển nhầm hay cần sửa lại nội dung, giúp xử lý công việc đơn giản, chuyên nghiệp hơn.
- Phân quyền truy cập theo từng loại văn bản nội bộ, giúp doanh nghiệp bảo mật thông tin an toàn, hiệu quả.
- Tính năng tìm kiếm toàn văn cho phép truy xuất thông tin văn bản chính xác, tiết kiệm thời gian xử lý và điều hành công việc.
Bài viết trên gợi ý cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm quản lý văn bản nội bộ hiệu quả, uy tín hiện nay, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và gia tăng hiệu suất làm việc. Để được tư vấn chi tiết về công cụ phù hợp với đặc thù doanh nghiệp, vui lòng liên hệ tới 1C Việt Nam ngay!
>>>> TÌM HIỂU THÊM: