Quản lý kho là gì? 6 cách quản lý kho hiệu quả nhất 2024
Ngày nay, không riêng gì đối với các doanh nghiệp, mà bất kỳ cửa hàng nào cũng cần quản lý kho chặt chẽ và hiệu quả. Một quy trình quản lý kho tốt đảm bảo nguồn hàng luôn đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, giúp tối ưu hóa chi phí và tăng cường hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu rõ hơn về định nghĩa, lợi ích và quy trình quản lý kho cơ bản dưới đây.
>>> ĐỌC NGAY:
- Cách tính và ý nghĩa vòng quay hàng tồn kho đối với doanh nghiệp
- 3 phương pháp tính giá hàng tồn kho phổ biến hiện nay
- [TẢI NGAY] Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa Excel mới nhất 2024
1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho (Warehouse Management) là các công việc liên quan trực tiếp đến hàng hóa được lưu trữ trong kho bao gồm theo dõi, quản lý, sắp xếp, kiểm soát lượng hàng xuất nhập tồn,... Quản lý kho giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, sử dụng hiệu quả các nguồn lực và tăng doanh thu.
>>>> XEM THÊM: Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
2. Lợi ích nổi bật của hoạt động quản lý kho
Quản lý kho giúp nhà quản lý đạt được hiệu quả kinh doanh trước biến động của thị trường. Dưới đây là những lợi ích quan trọng đối với doanh nghiệp khi tập chung vào quy trình quản lý kho:
2.1. Kiểm soát lượng hàng tồn kho hiệu quả
Quản lý kho thường xuyên giúp đảm bảo rằng số lượng hàng tồn kho được duy trì ở mức tối ưu. Việc tồn kho nhiều gây ra dư thừa một số loại mặt hàng ảnh hưởng đến chi phí lưu trữ không cần thiết. Hơn thế nữa, doanh nghiệp thiếu hụt hàng hoá có thể dẫn đến mất cơ hội kinh doanh và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Tối ưu lượng hàng tồn là công việc quan trọng nhất trong hoạt động quản lý kho hàng.
2.2. Giảm chi phí lưu kho
Khi quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm thiểu các chi phí liên quan đến lưu trữ hàng tồn kho như chi phí mua đất, nhân công, đóng gói, bảo quản và vận chuyển. Tiết kiệm các chi phí này giúp doanh nghiệp giảm chi phí tăng lợi nhuận hiệu quả.
>>> ĐỌC THÊM: Landed cost là gì? 6 bước tính toán landed cost chính xác
2.3. Luôn kiểm soát hàng trong kho
Các mặt hàng trong kho được sắp xếp, quản lý cẩn thận có trật tự, đảm bảo rằng hàng hóa lấy ra dễ dàng và luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Đồng thời, công việc thực hiện đóng gói và vận chuyển qua các kênh phân phối diễn ra trong thời gian ngắn. Doanh nghiệp cung cấp hàng hóa kịp thời, chính xác, giảm thời gian chờ đợi và tăng sự hài lòng cho khách hàng.
2.4. Tăng hiệu suất làm việc
Một kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp nhà quản lý cải thiện hiệu suất làm việc và tối ưu hóa quy trình vận chuyển hàng, sắp xếp, quản lý,.... Đặc biệt, việc xuất nhập hàng trong kho trở nên dễ dàng hơn, vì nhà quản lý có thể xác định vị trí mặt hàng nhanh chóng và vận chuyển, lên đơn trong thời gian ngắn nhất, sử dụng công sức công nhân ít nhất.
2.5. Phát hiện kịp thời các vấn đề rủi ro
Quy trình quản lý kho cẩn thận sẽ phát hiện kịp thời các vấn đề như hàng hóa hỏng hóc, thiếu hụt, hết hạn sử dụng, hoặc các vấn đề khác liên quan đến chất lượng sản phẩm. Khi phát hiện sớm kịp thời, doanh nghiệp có thể giải quyết vấn đề trước khi nó gây hậu quả lớn và kịp thời đưa ra biện pháp phù hợp hạn chế đem đến trải nghiệm không tốt cho khách hàng.
2.6. Phân tích xu hướng và đưa ra chiến lược triển khai
Quản lý kho cung cấp dữ liệu về số lượng hàng tồn kho, tỷ lệ tồn kho cùng với doanh thu doanh nghiệp hàng tháng, các thông tin xu hướng cung cầu và các chỉ số hiệu suất kho hàng giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn, chính xác. Từ đó xây dựng chiến lượng trung và dài hạn để quản lý kho hiệu quả.
>>>> XEM THÊM: Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi sử dụng QR Code
3. Quy trình quản lý kho hàng cơ bản
Để hoạt động quản lý kho diễn ra thuận lợi, các doanh nghiệp cần phải xây dựng quy trình quản lý hàng hóa một cách khoa học và chuyên nghiệp. Dưới đây là các bước thực hiện quản lý hàng trong kho hiệu quả:
3.1. Bước 1: Nhập kho
Nhập kho là bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất trong quy trình quản lý kho hàng. Ở giai đoạn này, nhân viên phụ trách sẽ kiểm kê, đối chiếu hàng hóa và đảm bảo rằng đúng với số lượng trong phiếu xuất hàng của nhà cung cấp. Nếu có mặt hàng lỗi hỏng trong quá trình vận chuyển, người nhận hàng sẽ gửi lại cho nhà cung cấp để tránh những thiệt hại không đáng có.
3.2. Bước 2: Lưu kho
Hàng hóa sẽ được nhập kho và phân bổ vào vị trí đã định trước. Quy trình sắp xếp các mặt hàng cần đạt hiệu quả cao, chính xác đảm bảo theo đúng nguyên tắc lưu kho. Đặc biệt giai đoạn này cũng giúp tối đa hóa việc phân bổ không gian, dễ dàng theo dõi các sản phẩm và giảm thiểu thời gian di chuyển.
3.3. Bước 3: Xuất kho
Trong quy trình này, bộ phận kho nhận phiếu yêu cầu xuất kho từ bộ phận có thẩm quyền và kiểm tra hàng tồn kho. Nếu số lượng trong kho không đảm bảo yêu cầu thì cần lên kế hoạch nhập kho. Nếu đảm bảo số lượng, người thủ kho cần nhanh chóng lập phiếu xuất kho.
3.4. Bước 4: Đóng gói
Đây cũng là bước quan trọng trong quy trình quản lý kho vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của doanh nghiệp cũng như sự hài lòng của khách hàng. Thủ kho cần phải quan sát các yếu tố cần thiết bao gồm: đóng gói hàng chính xác, vật liệu đóng gói phù hợp (đặc biệt đối với các mặt hàng dễ vỡ),...
3.5. Bước 5: Vận chuyển
Vận chuyển hoặc giao hàng là bước cuối cùng trong khâu quản lý kho. Nhân viên sẽ gửi các đơn hàng và đảm bảo rằng phương thức vận chuyển phù hợp để đưa các mặt hàng đến tay khách hàng. Vận chuyển chỉ được coi là thành công khi hàng được giao đúng sản phẩm, vào đúng thời điểm đã cam kết và chất lượng đảm bảo tốt.
3.6. Bước 6: Thống kê, báo cáo
Sau khi hàng đã xuất kho, nhân viên cần lập báo cáo xuất kho để ghi nhận việc xuất kho và cập nhật số lượng tồn kho mới. Đồng thời, nhà quản lý kho cũng cần lập báo cáo thường xuyên theo tuần, tháng, quý để kiểm soát các hoạt động được giao diễn ra suôn sẻ.
>>>> XEM THÊM: Các phương pháp quản lý kho hàng trong Logistics hiệu quả
4. 6 cách nâng cao hiệu quả quản lý kho hữu ích mà doanh nghiệp cần biết
Dưới đây là 6 cách giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho, xây dựng quy trình xuất - nhập kho khoa học hữu ích cho doanh nghiệp:
4.1. Sắp xếp vị trí kho hàng hợp lý nhất
Để quản lý kho hàng một cách hiệu quả, doanh nghiệp nên tập chung vào giải pháp bố trí kho hàng một cách hợp lý và tối ưu nhất. Nhân viên có thể dễ dàng để đồ ở sai vị trí, mất nhiều thời gian để tìm kiếm cũng như sắp xếp hàng hóa trong quá trình làm việc. Để giảm thiểu các vấn đề phát sinh, quản lý kho có thể áp dụng giải pháp sau:
- Phân khu dựa trên tần suất lấy hàng: Phương pháp này tập trung vào những mặt hàng được lấy thường xuyên thì sắp xếp vị trí gần nhất, giúp tối ưu hóa thời gian và công sức khi nhân viên cần lấy hàng. Hàng hóa có tần suất lấy hàng cao sẽ được đặt ở khu vực dễ tiếp cận, tránh việc phải di chuyển qua nhiều khu vực trong kho.
- Sắp xếp dựa trên nhóm sản phẩm: Khi kho hàng có nhiều loại sản phẩm khác nhau, doanh nghiệp có thể xem xét việc sắp xếp các sản phẩm, mặt hàng theo mức độ liên quan. Các sản phẩm cùng loại nên được đặt gần nhau. Ví dụ, các sản phẩm điện tử nằm ở một khu vực riêng biệt, các sản phẩm thực phẩm nằm ở một khu vực khác.
- Sắp xếp dựa trên kích thước: Phương pháp này tập trung vào việc sắp xếp những mặt hàng được sử dụng thường xuyên và có kích thước lớn ở vị trí dễ tiếp cận nhất. Những mặt hàng ít sử dụng hoặc có kích thước nhỏ hơn có thể được đặt ở các khu vực xa hơn. Phương pháp này giúp doanh nghiệp giảm thời gian tìm kiếm và lấy hàng, tối ưu hóa không gian lưu trữ.
4.2. Lập mã vạch cho các sản phẩm trong kho
Để dễ dàng tìm thấy những sản phẩm trên kệ, doanh nghiệp nên sử dụng dán nhãn cho tất cả các mặt hàng đang được lưu trữ trong kho. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng mã vạch để quản lý kho và đem lại kết quả rất tốt. Những công đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định chính xác vị trí của các sản phẩm trong kho, giúp thủ kho tiết kiệm thời gian lên đơn đặt hàng và đóng gói nhanh chóng, dễ dàng hơn.
Ví dụ mã vạch sản phẩm sữa Vinamilk hộp 1 lít HSD 22/12/2017 SVH12212 thể hiện đầy đủ các thông tin về nhóm sản phẩm, tên sản phẩm, tích chất sản phẩm, dung tích và ngày sản xuất.
4.3. Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất - nhập kho
Kiểm tra sản phẩm trước khi xuất - nhập kho là một trong những khâu quan trọng trong việc quản lý sản phẩm trong kho hàng hiệu quả. Quy trình giúp người quản lý đảm bảo rằng các hoạt động diễn ra một cách trơn tru, tránh sai sót và thất thoát.
Để quản lý chặt chẽ khâu này, quản lý kho cần phân công người phụ trách kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hóa. Người này cần có kỹ năng kiểm tra, đo lường chính xác và kiến thức về sản phẩm.
4.4. Kiểm tra kho định kỳ giúp kiểm soát rủi ro gặp phải
Kiểm tra kho định kỳ là một hoạt động quan trọng được diễn ra thường xuyên giúp đối chiếu số lượng thực tế trong kho với số liệu trong hệ thống, để kiểm soát và đưa ra hướng giải quyết kịp thời. Kiểm kê hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp cụ thể dưới đây:
- Đảm bảo chính xác dữ liệu trong kho: Kiểm tra kho thường xuyên giúp nhà quản lý xác định và khắc phục các sai sót dữ liệu như hàng tồn kho không khớp với số liệu ghi nhận trong hệ thống hoặc sai sót trong việc nhập liệu. Mục đích chính đảm bảo tính chính xác của các con số và tin cậy của dữ liệu trong kho.
- Phát hiện thiếu sót và thất thoát hàng: Nhân viên có cơ hội kiểm tra từng mặt hàng và so sánh với số lượng ghi nhận. Nhờ vậy, họ có thể phát hiện sớm các trường hợp hàng hóa thiếu sót hoặc thất thoát, giúp người quản lý ngăn chặn và xử lý kịp thời, tránh việc mất mát về tài sản.
- Lên kế hoạch tái đặt hàng chính xác: Khi biết rõ số lượng hàng tồn kho có thực tế trong kho, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch tái đặt hàng chính xác hơn đảm bảo số lượng hàng luôn có sẵn trong kho. Việc đặt hàng đúng số lượng, đúng thời điểm giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa,giúp tối ưu hóa chi phí kho hàng và tăng hiệu quả kinh doanh.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động của kho: Thông qua việc kiểm tra kho định kỳ, doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hiệu suất hoạt động của kho như thông tin về tình trạng hàng tồn kho, tần suất kiểm tra hàng tồn kho, số lượng hàng hóa được doanh nghiệp,... Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa cấu trúc lưu trữ kho, quy trình làm việc trong kho và nâng cao hiệu quả hoạt động của kho.
- Tăng sự hài lòng của khách hàng: Việc kiểm tra kho định kỳ giúp đảm bảo rằng hàng hóa có sẵn và đủ số lượng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng giúp khách hàng cảm thấy hài lòng tin tưởng với sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp.
4.5. Giảm lượng hàng tồn kho
Hàng tồn kho đến từ các mặt hàng trên những kệ đó không doanh nghiệp được. Những mặt hàng doanh nghiệp chậm này đang chiếm không gian lưu trữ trong kho của bạn. Công ty nên có biện pháp để giảm hàng tồn kho hoặc tìm cách khác để xử lý chúng.
4.6. Sử dụng phần mềm để quản lý kho dễ dàng
Hiện nay, thích nghi xu hướng chuyển đổi số là vấn đề tất yếu, các doanh nghiệp đang lựa chọn giải pháp sử dụng phần mềm hay hệ thống MRP để quản lý hàng hóa, nguồn lực, vật tư trong kho. Một gợi ý tuyệt vời dành cho doanh nghiệp là 1C:Company Management - phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện với nhiều tính năng hữu ích.
Trong đó, phần mềm nổi bật với tính năng quản lý kho hiệu quả, với các ưu điểm như sau:
- Hỗ trợ tính giá vốn nguyên liệu nhanh chóng, theo nhiều phương pháp khác nhau, giúp kiểm soát chi phí cũng như nâng cao hiệu quả kinh doanh.
- Thiết lập hạn mức tồn kho tối đa và tối thiểu, cảnh báo kịp thời để doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng đắn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa.
- Quản lý thông tin hàng trong kho, bao gồm đặc tính, số seri, đơn vị tính, ô hàng, dự phòng,...
- Phân loại hàng theo nhiều tiêu chí, phục vụ cho quá trình tìm kiếm và tra cứu nguyên vật liệu/hàng hóa của doanh nghiệp.
- Lập chứng từ kho bãi, bao gồm điều chuyển, xuất hàng, kiểm kê hàng hóa, phiếu kho,...
- Tạo và xuất các báo cáo trực quan, đa dạng…
Với phần mềm này, doanh nghiệp sẽ tối ưu hóa được quá trình quản lý kho hàng, tiết kiệm được nhiều thời gian, chi phí và tăng năng suất vận hành.
Trên đây, 1C Việt Nam đã chia sẻ thông tin về quản lý kho là gì, cách quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp cũng như gợi ý về phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ quản lý kho thông minh, tinh gọn. Hy vọng với những thông tin hữu ích trên sẽ giúp doanh nghiệp rút ra được những kinh nghiệm để có thể quản lý tối ưu nhất công việc cho của mình.
>>>> XEM THÊM: