Quản lý kho bằng QR Code là gì? Lợi ích khi sử dụng QR Code

Quản lý kho bằng QR Code hiện là xu hướng lựa chọn của nhiều người dùng nhờ những tiện ích ưu việt và sự hỗ trợ đắc lực cho quá trình vận hành của doanh nghiệp. Vậy quản lý kho bằng QR Code là gì? Doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích gì khi sử dụng QR Code? Hãy cùng 1C Việt Nam tìm hiểu chi tiết trong nội dung dưới đây.

1. Quản lý kho bằng QR Code là gì?

Quản lý kho bằng QR Code là việc sử dụng mã QR Code để quản lý và theo dõi thông tin về các mặt hàng, sản phẩm hoặc vật phẩm trong một kho hàng hoặc hệ thống lưu trữ. Vậy QR Code là gì? Mã QR Code (Quick Response Code) là một loại mã ma trận có khả năng lưu trữ thông tin dưới dạng hình ảnh được quét bằng máy ảnh điện thoại di động hoặc thiết bị đọc mã QR Code. Khi được áp dụng trong quản lý kho, mã QR Code có thể được in hoặc gắn lên các sản phẩm hoặc vật phẩm trong kho để dễ dàng xác định và theo dõi chúng.

Khi công nghệ ngày càng phát triển, nhiều công ty lưu trữ thông tin được mã hóa bằng QR Code thay vì sử dụng các phương pháp truyền thống như bảng tính giấy, Excel. Hệ thống quản lý kho bằng QR Code thường bao gồm các hoạt động chính sau:

• Tạo mã QR: Mỗi sản phẩm hoặc mặt hàng trong kho của doanh nghiệp sẽ được liên kết với một mã QR duy nhất chứa các thông tin như tên sản phẩm, mã SKU, ngày sản xuất, ngày hết hạn,…
• Quét mã QR: Khi lưu trữ hoặc vận chuyển hàng hóa, nhân viên sử dụng thiết bị di động hoặc đầu đọc mã QR để quét mã trên sản phẩm. Khi đó, thông tin về mặt hàng được nắm bắt và ghi nhận vào hệ thống quản lý kho hàng. 
• Theo dõi hàng tồn kho: Hệ thống quản lý kho hàng theo dõi số lượng hàng tồn kho và cập nhật thông tin sản phẩm như số lượng còn lại, vị trí trong kho và các thông tin liên quan khác. 
• Theo dõi xuất, nhập kho: Hệ thống ghi lại lịch sử xuất và nhập kho của từng sản phẩm, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi luồng hàng hóa trong kho. 

Sử dụng mã QR trong quản lý kho có thể cải thiện mức độ hiệu quả của việc quản lý, tiết kiệm thời gian và giảm nguy cơ sai sót, đặc biệt đối với doanh nghiệp có số lượng lớn sản phẩm, mặt hàng trong kho.

>>>> XEM THÊM:

• Hệ thống quản lý kho hàng (WMS) là gì? Chức năng và lợi ích
• Quy trình quản lý kho thành phẩm chuẩn hóa cho doanh nghiệp

2. Quy trình quản lý kho bằng mã QR Code

Với đặc thù của từng ngành nghề, việc triển khai quản lý kho bằng mã QR Code vào doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệt nhất định. Tuy nhiên, quy trình sử dụng mã QR Code để quản lý kho sẽ thường gồm các bước dưới đây: 

Bước 1: Khảo sát, đánh giá thực trạng 

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ thực hiện một khảo sát để kiểm tra hệ thống hạ tầng, cách thức vận hành kho, nguồn lực của doanh nghiệp,...Từ đó, họ sẽ hiểu rõ hơn về hoạt động của doanh nghiệp, xây dựng hồ sơ đánh giá thực trạng để đưa ra giải pháp áp dụng mã QR Code phù hợp. 

Bước 2: Chuẩn hóa hệ thống cơ sở hạ tầng 

Trước khi bắt tau vào quản lý kho bằng QR Code, hai bên đối tác cần thống nhất một số vấn đề liên quan đến chuẩn hóa hạ tầng cơ sở như chuẩn hóa nghiệm vụ quản lý kho, chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu,...Đặc biệt, doanh nghiệp cần chú trọng chuẩn hóa các mã hàng hóa, các danh mục sản phẩm muốn đề xuất lên hệ thống kiểm kê kho bằng mã vạch. 

Bước 3: Hoạch định dự án 

Tại bước này, nhà cung cấp và doanh nghiệp sẽ cùng hoạch định kế hoạch tổng thể, thống nhất về lộ trình cũng như nguồn lực thực hiện dự án. Bước hoạch định rất quan trọng bởi sẽ là cơ sở để triển khai thành công hệ thống quản lý. 

Bước 4: Khởi động và triển khai dự án 

Đây là quá trình nhà cung cấp bắt đầu khảo sát, thiết lập cũng như cài đặt và vận hành hệ thống quản lý kho bằng QR Code cho doanh nghiệp. Giai đoạn này thường mất khá nhiều thời gian, đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên để quá trình triển khai diễn ra thuận lợi. 

Bước 5: Nghiệm thu dự án 

Sau khi hoàn thành bước 4, nhà cung cấp và doanh nghiệp sẽ cùng nghiệm thu dự án, đảm bảo dự án sẽ vận hành trơn tru sau khi kết thúc. 

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: 

• Phần mềm quản lý kho Logistics hữu ích, chuyên nghiệp
• TOP 8 phần mềm quản lý kho trên điện thoại thuận tiện, dễ sử dụng

3. Quản lý kho bằng QR Code khác gì với mã vạch?

QR Code hay mã vạch truyền thống đều cung cấp khả năng mã hóa dữ liệu nội bộ và cho phép người dùng cung cấp thông tin về sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho hoạt động tồn kho, thanh toán, sắp xếp,... nhằm nâng cao sự thuận tiện cho doanh nghiệp. Tuy nhiên quản lý kho bằng hai phân loại mã vạch này vẫn tồn tại một số khác biệt cơ bản.

Dưới đây là bảng so sánh điểm khác nhau giữa quản lý kho bằng QR Code và mã vạch truyền thống:

Tóm lại, mặc dù cùng được doanh nghiệp sử dụng trong quá trình quản lý kho, tuy nhiên QR Code vẫn sở hữu những tính năng hiện đại, tiên tiến hơn so với mã vạch truyền thống.

4. Lợi ích khi sử dụng mã QR Code để quản lý kho

Sở dĩ, ngày càng nhiều doanh nghiệp trên thị trường chuyển sang quản lý kho hàng bằng mã QR bởi hình thức này sở hữu nhiều lợi ích, có khả năng tác động mạnh mẽ đến sự tăng trưởng trong tương lai của doanh nghiệp, cụ thể:

• Tự động tạo phiếu xuất/nhập kho: Khi nhân viên quét mã QR in trên sản phẩm, số lượng nhập/xuất ngay lập tức được ghi nhận trên thiết bị và gửi về phần mềm để tự động tạo phiếu. Điều này cho phép doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và nhầm lẫn.
• Dễ dàng quản lý kho: Sau khi nhiều hoạt động thủ công được chuyển sang hình thức quản lý kho bằng QR Code, quá trình ghi nhận thông số liên quan tới dữ liệu sản phẩm xuất, nhập hoặc tồn kho sẽ khắc phục nhanh chóng những lỗi hoặc sự cố gặp phải, đảm bảo tính chính xác và cập nhật cao. Đây là điều kiện thuận lợi giúp quá trình quản lý kho vật tư của doanh nghiệp dễ dàng, hiệu quả. 
• Tiết kiệm thời gian: Nhân viên không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm sản phẩm trong kho, chỉ qua thao tác quét mã QR bằng điện thoại thông minh hoặc đầu đọc mã, hệ thống sẽ cung cấp thông tin cụ thể về vị trí của mặt hàng trong kho. Điều này cho phép doanh nghiệp quản lý cùng một lúc nhiều vị trí kho khác nhau. 
• Hỗ trợ doanh nghiệp chủ động trong sản xuất: Bằng cách quản lý kho bằng mã QR, doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi tình trạng sản phẩm trong kho của mình. Từ đó, công ty có thể chủ động ước tính quy mô sản xuất và tránh tình trạng tồn kho hay thiếu hàng. 
• Tiết kiệm chi phí: Nhờ việc sử dụng mã QR Code để quản lý, doanh nghiệp có thể giảm bớt số lượng nhân công trong kho nhưng độ chính xác trong từng bước lại ở mức cao. Từ đó, chi phí trong việc kiểm soát hàng hóa được cắt giảm, giúp lợi nhuận tăng lên đáng kể.
• Báo cáo bán hàng: Quản lý kho bằng mã vạch QR Code còn giúp doanh nghiệp có được sự nhìn nhận rõ ràng, chi tiết về sản phẩm với các thông tin cụ thể như mặt hàng nào đang bán chạy, đang tạo ra doanh số cao và thấp,... Đây là nền tảng quan trọng cho phép doanh nghiệp có được hình dung tổng quan về tình hình kho hàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc dự tính các kế hoạch sản xuất.
• Đảm bảo độ bảo mật thông tin cao: QR Code sử dụng công nghệ điện toán đám mây mới nhất. Tất cả dữ liệu sản phẩm được lưu trữ trên máy chủ. Do đó, doanh nghiệp không phải lo lắng về vấn đề hỏng hóc hoặc vi rút khi sử dụng mã QR để quản lý kho hàng.

>>>> XEM NGAY: Nguyên tắc ABC trong quản lý kho hàng và hệ thống lưu trữ

5. Phần mềm 1C:Company Management tự động hóa công tác quản lý kho hàng cho doanh nghiệp

Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp mở hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa việc quản lý theo các mô hình khác nhau. Giải pháp kết nối các bộ phận bán hàng, mua hàng, sản xuất, kho bãi, tài chính, nhân sự, tính lương, CRM trên một hệ thống phần mềm duy nhất, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng doanh thu. Tuỳ thuộc vào yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp, tất cả các tính năng có thể được điều chỉnh để mang lại sự thuận tiện tối đa cho người dùng. 

Giải pháp 1C:Company Management cung cấp đầy đủ tính năng cần thiết không thua kém gì một phần mềm quản lý kho bằng mã vạch, nổi bật cho quản lý kho hàng bao gồm:

• Cho phép tính chi phí nguyên vật liệu: Phần mềm 1C:Company Management hỗ trợ tính chi phí nguyên vật liệu nhanh và chính xác. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát được nguồn ngân sách, tránh tình trạng thiếu hụt và những sự cố không đáng có.
• Đặt giới hạn tồn kho: Giải pháp hỗ trợ công ty thiết lập mức tồn kho tối đa, mức tồn kho tối thiểu và nguyên liệu thay thế khi triển khai sản xuất. Từ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng dư thừa dẫn đến lãng phí, ứ đọng vốn, đảm bảo sẵn hàng và giảm nguy cơ thiếu hụt sản phẩm. 
• Quản lý thông tin nguyên vật liệu trong kho: Chức năng quản lý kho của giải pháp 1C:Company Management giúp doanh nghiệp nắm bắt đầy đủ các dữ liệu sản phẩm như đặc tính, số seri, lô hàng, ô hàng, đơn vị tính và dự phòng hàng tồn kho. Điều này hỗ trợ quá trình xuất, nhập hoặc cập nhật sản phẩm tồn kho của công ty được diễn ra một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. 
• Tạo chứng từ kho: Phần mềm 1C:Company Management giúp quản lý kho nguyên vật liệu linh hoạt và hiệu quả với khả năng tạo các chứng từ như luân chuyển nguyên liệu, xuất hàng hóa, hàng tồn kho,... Giao dịch vật tư có thể được thực hiện theo nhiều đơn vị đo lường khác nhau (thùng, hộp, gói, chiếc).

Như vậy, quản lý kho bằng QR Code là hoạt động hữu ích, hỗ trợ doanh nghiệp lưu trữ thông tin sản phẩm, theo dõi và kiểm soát tình trạng xuất, nhập hoặc tồn kho. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng các phần mềm quản trị kho như phần mềm 1C:Company Management giúp tự động hóa quá trình làm việc, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành. Vui lòng liên hệ ngay với 1C Việt Nam để được tư vấn và hỗ trợ triển khai giải pháp quản trị kho hàng chuyên nghiệp, hiệu quả.

>>>> TÌM HIỂU THÊM: 

• Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho: Lợi ích và cách áp dụng
• Quy trình kiểm kê hàng tồn kho nhanh chóng, hiệu quả hiện nay