Số hóa thông tin là gì? Lợi ích của việc số hóa thông tin
Trong mỗi doanh nghiệp, việc truyền tải, liên kết thông tin là điều vô cùng quan trọng. Những phương thức truyền tải thông tin thủ công dễ gây ra việc sót, thiếu thông tin hay không thể đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của nhà quản trị, chính vì thế, số hóa thông tin là một giải pháp cần thiết và khả quan mà các doanh nghiệp nên áp dụng, đặc biệt là trong kỷ nguyên số như hiện nay.
1.Khái niệm số hóa thông tin là gì?
Số hóa thông tin (Digitization) là hình thức chuyển đổi thông tin, tài liệu, dữ liệu từ dạng vật lý, analog,... sang định dạng kỹ thuật số (digital), ví dụ: các tài liệu, hợp đồng, hồ sơ chứng từ đang ở dạng giấy được scan và sau đó chuyển sang lưu ở dạng file PDF và được lưu trữ trong máy chủ của doanh nghiệp hoặc ở trong các giải pháp đám mây (Cloud) mà doanh nghiệp đó đang sử dụng.
Số hóa thông tin trong thời đại 4.0
2.Số hóa thông tin trong chuyển đổi số
Trên hành trình chuyển đổi số, có ba giai đoạn chuyển đổi mà các doanh nghiệp cần thực hiện:
2.1. Số hóa thông tin
Số hóa thông tin là giai đoạn đầu tiên trong chuyển đổi số. Đây là giai đoạn bước đầu để doanh nghiệp thực hiện các hoạt động chuyển đổi thông tin, tài liệu, dữ liệu,... và tập hợp, lưu trữ chúng để giúp cho việc tra cứu trở nên dễ dàng hơn, cũng như tránh trường hợp truyền tải thiếu thông tin, mất dữ liệu, dữ kiện bị đánh cắp.
2.2. Số hóa quy trình
Giai đoạn thứ đó chính là số hóa quy trình. Đây là giai đoạn áp dụng công nghệ vào công cuộc chuyển đổi, cụ thể là việc ứng dụng công nghệ để giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình hiện tại. Ở giai đoạn này, các hoạt động chuyển đổi, số hóa nhằm mục đích là giảm chi phí vận hành và nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh cho doanh nghiệp.
Số hóa quy trình giúp giảm thiểu chi phí, tối ưu vận hành
Số hóa quy trình cũng là giai đoạn mà doanh nghiệp có thể sử dụng các thông tin đã được chuyển sang dạng điện tử từ giai đoạn số hóa thông tin để phân tích và đưa ra các hướng đi giúp cải tiến hoặc nâng cấp quy trình vận hành hiện tại. Từ đó, doanh nghiệp cũng có thể khai thác những ứng dụng công nghệ khác để phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý, vận hành, kinh doanh,...
2.3. Số hóa toàn diện
Giai đoạn cuối cùng của chuyển đối số chính là số hóa toàn diện. Đây là giai đoạn giúp doanh nghiệp tạo ra những sự đột phá trong quá trình chuyển đổi, cải tiến quy trình cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp hay những chuyển đổi số áp dụng trong xã hội. Với quá trình số hóa toàn diện này, nó không chỉ mang lại lợi ích cho xã hội, doanh nghiệp mà còn là con đường mang đến nhiều hơn những trải nghiệm giá trị cho khách hàng.
Việc áp dụng số hóa toàn diện sẽ tác động tích cực đến mọi mặt của doanh nghiệp từ kinh doanh, công nghệ, cho đến con người và muốn giai đoạn này diễn ra thành công thì việc thống nhất mật thiết với hai giai đoạn: số hóa thông tin, số hóa quy trình là vô cùng quan trọng.
Số hóa toàn diện chỉ trên một màn hình duy nhất
Đối với các doanh nghiệp đang trên hành trình đó, việc muốn quá trình chuyển đổi số thành công thì sẽ phải có thêm sự có sự thống nhất mật thiết về chiến lược kinh doanh và quản lý - hiện thực hóa chiến lược kinh doanh trong doanh nghiệp, đồng thời truyền thông nội bộ văn hóa tổ chức để từng bước tạo một cộng đồng phát triển cả về văn hóa và kinh tế.
3. Lợi ích của việc số hóa thông tin
3.1. Tăng năng suất làm việc
Khi các doanh nghiệp thực hiện số hóa thông tin, năng suất làm việc của doanh nghiệp đó sẽ được tăng lên đáng kể. Việc đang áp dụng phương pháp lưu trữ dữ liệu, hợp đồng trên giấy truyền thống khiến nhân viên phải mất nhiều thời gian để tìm kiếm, còn khi doanh nghiệp đã số hóa thông tin thì việc lưu trữ thông tin, dữ liệu trên một nền tảng sẽ giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm, tra cứu.
3.2. Tiết kiệm chi phí
Các phương pháp quản lý và làm việc truyền thống sẽ đòi hỏi doanh nghiệp cần phải in ấn một khối lượng tài liệu lớn. Điều này khiến doanh nghiệp phải chịu một phí khá cao cho tiền giấy, mực, điện, khấu hao thiết bị in,...
Áp dụng số hóa thông tin, doanh nghiệp có thể giảm thiểu hoàn toàn các loại chi phí này chỉ tập trung vào những chi phí quan trọng. Theo một số báo cáo về việc số hóa thông tin, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí in ấn, chuyển phát, lưu trữ và nhân công nhờ quá trình số hóa này.
3.3. Xử lý thông tin và dữ liệu linh hoạt
Số hóa thông tin cho phép doanh nghiệp tìm kiếm tất cả dữ liệu và thông tin của họ một cách nhanh chóng, dễ dàng. Và những dữ liệu đó của doanh nghiệp có thể được đồng bộ hóa và chuyển đổi thành các định dạng kỹ thuật số mới nhất giúp truy cập nhanh chóng và dễ dàng mọi thứ mọi lúc, mọi nơi.
Đây cũng là một lợi ích giúp nhân sự trong doanh nghiệp xử lý công việc thuận tiện, linh hoạt và hiệu quả hơn, đặc biệt là đối với nhân sự có nhu cầu làm việc tại nhà hoặc từ xa.
3.4. Bảo mật thông tin an toàn
Tất cả những tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp hầu hết đều yêu cầu bảo mật cao bởi mọi doanh nghiệp đều có những chiến lược kinh doanh, kế hoạch phát triển,…riêng để phát triển doanh nghiệp. Chính vì vậy việc bảo mật dữ liệu rất quan trọng.
Bảo mật thông tin an toàn cho doanh nghiệp
Vậy nên, việc đảm bảo an toàn dữ liệu là rất cần thiết và việc số hóa thông tin, tài liệu là việc mà doanh nghiệp cần bắt tay làm ngay hôm nay. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể bước đầu ứng dụng số hóa thông tin thông qua một phần mềm Văn phòng số với những tính năng lưu trữ và số hóa thông tin tối ưu nhất như giải pháp 1C:Document Management để giúp doanh nghiệp tăng trưởng vững mạnh, chuyển đổi số thành công.
Như vậy, chúng ta đã nắm được số hóa thông tin là gì và những lợi ích của số hóa thông tin. Để biết thêm thông tin về giải pháp Văn phòng số cũng như được trực tiếp trao đổi với các chuyên gia về số hóa thông tin, số hóa quy trình hàng đầu tại 1C Việt Nam, vui lòng liên hệ ngay!