Số hóa dữ liệu là gì? Phân biệt số hóa dữ liệu và chuyển đổi số

Trong thời đại công nghệ số phát triển mạnh mẽ như hiện nay, số hóa dữ liệu đã trở thành một xu thế tất yếu đối với mọi tổ chức, doanh nghiệp. Bài viết này của 1C Việt Nam sẽ giải đáp chi tiết những thắc mắc về định nghĩa, quy trình cũng như điểm khác biệt của số hóa dữ liệu với chuyển đổi số.

1. Số hóa dữ liệu là gì?

Số hóa dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, sau đó sẽ được lưu trữ và xử lý trên máy tính. Các dữ liệu này có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào tính chất của từng loại.

Số hóa dữ liệu lưu trữ là một quá trình cần thiết đối với các doanh nghiệp. Khi bắt đầu chuyển đổi từ tài liệu giấy sang bản lưu trữ điện tử,doanh nghiệp cần ưu tiên số hóa các loại tài liệu như: giấy tờ tài chính, các hồ sơ hành chính quan trọng, hợp đồng thỏa thuận, hồ sơ nhân sự và đặc biệt là hóa đơn và biên lai. 

Hệ thống số hóa dữ liệu bao gồm ba thành phần chính: thiết bị, phần mềm và dịch vụ. Hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong quá trình chuyển đổi, giúp doanh nghiệp và tổ chức nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Cụ thể:

• Thiết bị để thực hiện số hóa dữ liệu bao gồm các máy quét, máy tính, thiết bị lưu trữ,...
• Phần mềm là công cụ giúp quản lý và xử lý dữ liệu sau khi được số hóa, bao gồm các hệ thống quản lý tài liệu, hệ thống xử lý văn bản,...
• Dịch vụ số hóa là hoạt động cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho quá trình số hóa dữ liệu, bao gồm dịch vụ nhập liệu, dịch vụ chuyển đổi dữ liệu, dịch vụ BPO,...

>>>> XEM THÊM: Số hóa tài liệu là gì? Những lưu ý khi triển khai số hóa

2. Ưu điểm của số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp 

Vậy, số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp sở hữu những ưu điểm gì? Dưới đây là một số lợi ích nổi bật, phổ biến của quá trình chuyển đổi văn bản này:

2.1. Lưu trữ dữ liệu có hệ thống 

Sau khi số hóa, các tài liệu được lưu trữ tập trung trên hệ thống điện tử. Các hệ thống này thường được thiết kế với tính năng truy cập mạnh mẽ, giúp người dùng dễ dàng sắp xếp, tìm kiếm tài liệu theo các tiêu chí khác nhau, chẳng hạn như từ khóa, chủ đề, ngày tháng, hoặc nhân viên phụ trách.

2.2. Bảo mật dữ liệu

Các tài liệu giấy có thể bị thất lạc, bị cháy, hoặc bị phá hủy bởi các yếu tố vật lý như nước, lửa, hoặc mối mọt. Tuy nhiên, dữ liệu số hóa được lưu trữ trên các thiết bị điện tử, được bảo quản trong môi trường an toàn, nên ít có khả năng bị mất mát hoặc hư hỏng.

Ngoài ra, số hóa dữ liệu cũng giúp tăng cường tính bảo mật thông tin. Các tài liệu giấy có thể bị đọc trộm bởi những người không có quyền truy cập. Tuy nhiên, các tài liệu kỹ thuật số có thể được bảo vệ bằng những biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mật khẩu, mã hóa, và xác thực hai yếu tố. Những biện pháp này giúp ngăn chặn những kẻ tấn công truy cập trái phép vào tài liệu và đánh cắp thông tin.

2.3. Truy cập dữ liệu linh hoạt, nhanh chóng

Quá trình số hóa dữ liệu mang lại khả năng truy cập dữ liệu kỹ thuật số từ bất cứ đâu, bất cứ lúc nào. Chỉ với một thiết bị có kết nối Internet, nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin trong hàng trăm trang tài liệu và bài báo, mà không cần phải đến kho lưu trữ của doanh nghiệp.

2.4. Tự động kiểm tra và xuất báo cáo

Với dữ liệu số hóa, việc kiểm tra thông tin được thực hiện tự động thông qua các phần mềm chuyên dụng. Các phần mềm này có thể phân tích nội dung tài liệu, phát hiện các lỗi sai, thiếu sót, và cảnh báo cho người dùng. Ngoài ra, số hoá số liệu còn hỗ trợ xuất báo cáo ở định dạng mong muốn, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho nhân viên, đồng thời đảm bảo thống nhất về mẫu báo cáo.

2.5. Giảm chi phí vận hành hệ thống 

Lưu trữ dữ liệu kỹ thuật số mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp, trong đó có việc giảm gánh nặng chi phí. Cụ thể, doanh nghiệp không cần đầu tư vào các thiết bị lưu trữ vật lý như máy in, giấy, máy móc, mực in,... Thay vào đó, doanh nghiệp có thể lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng đám mây hoặc hệ thống lưu trữ nội bộ.

>>>> XEM THÊM: Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là gì? Nguyên tắc xây dựng

3. Quy trình số hoá dữ liệu trong doanh nghiệp

Số hóa tài liệu là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giải quyết các vấn đề về quản lý, truy xuất, chia sẻ và bảo mật tài liệu. Quy trình số hóa dữ liệu gồm 5 bước:

Bước 1: Thu thập dữ liệu

Các loại dữ liệu thu thập dựa trên mục đích của doanh nghiệp. Cụ thể, nếu công ty muốn chuẩn hóa dữ liệu nhân viên, thì phòng nhân sự sẽ thu thập các loại hồ sơ cơ bản như thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảng lương,... 

Bước 2: Chuẩn bị tài liệu

Các công việc cần thực hiện ở bước này bao gồm:

• Phân loại tài liệu theo loại, trạng thái,...
• Làm phẳng các trang tài liệu.
• Kẹp tài liệu vào bìa cứng và ghim kẹp.
• Kiểm tra chất lượng tài liệu, xử lý các tài liệu rách, hư hỏng.

Bước 3: Thiết lập hệ thống

Ở bước này, cần đặt tên file, định dạng và phân nhóm tài liệu một cách khoa học. Đồng thời, tạo danh mục tài liệu số hóa và gắn tài liệu vào danh mục thông qua phần mềm ứng dụng. Đây là bước quan trọng nhất để chuyển đổi tài liệu truyền thống sang tài liệu số hóa.

Bước 4: Kiểm tra tài liệu

Tất cả tài liệu sau khi số hóa cần được kiểm tra lại một lần nữa, đảm bảo chất lượng và số lượng. Tiêu chí kiểm tra bao gồm:

• Tài liệu phải rõ ràng, đầy đủ thông tin.
• Độ phân giải của tài liệu phải đảm bảo.
• Định dạng tài liệu phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Bước 5: Nghiệm thu và bàn giao tài liệu

Sau khi kiểm tra, tài liệu được nghiệm thu và bàn giao cho người có thẩm quyền. Tài liệu gốc và tài liệu số hóa được lưu trữ hệ thống bảo mật của doanh nghiệp.

4. Phân loại số hóa dữ liệu và chuyển đổi số 

Số hóa là quá trình chuyển đổi các thông tin và dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số. Trong khi đó, chuyển đổi số không chỉ đơn thuần là số hóa dữ liệu mà còn bao gồm việc ứng dụng các công nghệ số để tối ưu hóa quy trình, tạo ra các sản phẩm, dịch vụ mới, nâng cao năng suất, hiệu quả hoạt động của tổ chức.

5. Phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý số hóa dữ liệu 

Để quá trình số hóa tài liệu diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management đã được cho ra đời, trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các doanh nghiệp. 1C:Document Management được phát triển trên nền tảng công nghệ tân tiến, hỗ trợ lưu trữ tài liệu tập trung, tối ưu hóa quy trình vận hành doanh nghiệp:

• Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu đã số hóa: Quản lý, lưu trữ tập trung tất cả các loại văn bản, tài liệu giảm tối đa diện tích kho lưu trữ vật lý cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tra cứu thông tin một cách nhanh chóng, chính xác tại bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào, giúp tiết kiệm không gian và tài nguyên.
• Tìm kiếm nâng cao: Cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng từ mọi văn bản thông qua phương pháp tìm kiếm theo metadata, giúp doanh nghiệp tìm kiếm chính xác chỉ với một con số hoặc một từ khóa.
• Quản lý quy trình: Giải pháp 1C:Document Management hỗ trợ tự động hóa quy trình quản lý văn bản điện tử, giúp hạn chế sai sót do thao tác thủ công và đảm bảo quy trình vận hành chuẩn.
• Phân quyền và bảo mật tuyệt đối: Hệ thống phân quyền chi tiết đến từng phòng ban và cá nhân, chỉ cho phép người có thẩm quyền truy cập vào các văn bản cụ thể, đảm bảo an toàn thông tin và bảo mật dữ liệu.
• Ứng dụng di động: 1C:Document Management còn có ứng dụng di động, giúp tăng cường tốc độ làm việc, cho phép nhân viên trình sếp ký duyệt mọi lúc, còn sếp có thể quản lý đội nhóm và phê duyệt văn bản từ bất kỳ nơi đâu, kể cả khi không có mặt tại văn phòng.

Như vậy, số hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức, doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh. Tuy nhiên, để quá trình số hóa thành công, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về nguồn lực, công nghệ và quy trình. Để được tư vấn cụ thể hơn về phần mềm Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ quản lý số hóa dữ liệu, vui lòng liên hệ ngay tới 1C Việt Nam.

>>>> XEM THÊM: 

• Số hóa và chuyển đổi số: Phân biệt điểm giống và khác nhau 
• Văn bản điện tử là gì? Quy trình quản lý văn bản điện tử đơn giản