Sự khác nhau giữa OKR và KPI mà nhà quản lý cần biết

OKR và KPI là hai công cụ phổ biến được sử dụng để thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu suất, nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đạt được thành công. Vậy, sự khác nhau giữa OKR và KPI là gì? Nên ứng dụng chỉ tiêu nào vào hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp? Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ cung cấp thông tin chi tiết giúp giải đáp cụ thể những băn khoăn trên. 

1. Tổng quan về OKR và KPI 

Có nhiều phương pháp khác nhau để thiết lập và theo dõi mục tiêu, trong đó phổ biến nhất là OKR (Objectives and Key Results) và KPI (Key Performance Indicators). Dưới đây là thông tin tổng quan về hai phương pháp này:

1.1. Khái niệm và ví dụ về OKR 

OKR là gì? OKR là viết tắt của "Objective and Key Results", tức là mục tiêu và kết quả chính. Đây là một phương pháp quản trị cho phép các doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình bằng cách thiết lập những mục tiêu nhỏ có thể đo lường được và theo dõi tiến độ đạt được mục tiêu đó.

Ví dụ về OKR:

Trong quý 3 năm 2024, một doanh nghiệp bán quần áo đặt mục tiêu là tăng doanh số bán hàng.

Khi áp dụng phương pháp OKR ta có: 

Mục tiêu (O): Tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp trong quý 3 năm 2024. 

Các kết quả chính (KRs): 

• Tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ 3% lên 5%.
• Tăng 5000 khách hàng mới đăng ký sử dụng sản phẩm. 
• Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng từ 10% xuống còn 3%.

Trong ví dụ này, mục tiêu là tăng doanh số bán hàng trong quý 3 năm nay. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp đã đặt ra 3 kết quả chính cụ thể. Mỗi kết quả đều được xác định cụ thể, rõ ràng và có thể đo lường được.

>>>> XEM THÊM: Key result là gì? Cách xây dựng OKRs chi tiết, hiệu quả

1.2. Khái niệm và ví dụ về KPI 

KPI là viết tắt của Key Performance Indicator, là chỉ số đánh giá hiệu suất trọng yếu, phản ánh tình trạng hiện tại của một tổ chức. KPI được áp dụng rộng rãi nhằm đánh giá các dự án, sản phẩm hoặc nhân viên.

Ví dụ: KPI của nhóm Marketing trong doanh nghiệp X là tỷ lệ chuyển đổi khách hàng trên Website. Chỉ số này có thể được tính bằng cách lấy số lượng đơn hàng được đặt thành công chia số lượt truy cập trang web, nhân với 100%. Nếu KPI này không đạt được kỳ vọng, các nhà quản lý cần xem xét lại cách tiếp cận và có những thay đổi cần thiết để khắc phục.

2. Sự khác nhau giữa OKR và KPI 

OKR khác gì KPI? OKR và KPI đều là những công cụ đo lường hiệu quả và đánh giá tiến độ thực hiện các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp. Cả hai đều có thể được sử dụng linh hoạt ở cả doanh nghiệp lớn và nhỏ, đồng thời đều có tác động tích cực đến năng suất của doanh nghiệp nếu được áp dụng đúng cách.

Mặc dù vậy, giữa hai công cụ này có những điểm khác biệt cơ bản về cách tiếp cận, mục đích sử dụng và phạm vi áp dụng. Dưới đây là bảng so sánh cụ thể về sự khác nhau giữa OKR và KPI:

Để hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa KPI và OKRs, doanh nghiệp có thể tham khảo ví dụ sau:

Trong quý II/2023, một doanh nghiệp đặt ra mục tiêu là “Thương hiệu được phổ biến tới 15.000 người”. Mục tiêu này là chung chung, không thể đo lường được. Do đó, doanh nghiệp cần chia nhỏ mục tiêu thành các kết quả then chốt (KR) cụ thể hơn.

Các kết quả then chốt được đặt ra trong trường hợp này là:

• KR 1: Website có 10.000 người dùng mới.
• KR 2: Xây dựng lại bộ nhận diện thương hiệu.
• KR 3: Lượt tương tác trên trang Social tăng 200%.

Các kết quả then chốt này đã cụ thể hóa mục tiêu ban đầu, giúp doanh nghiệp có thể đo lường được tiến độ và hiệu quả đạt được mục tiêu. Dựa trên các kết quả then chốt, ban lãnh đạo doanh nghiệp có thể đặt ra các KPI để theo dõi từng bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện.

Ví dụ như đối với kết quả then chốt KR 1: Website có 10.000 người dùng mới, ban lãnh đạo có thể đặt ra các KPI sau:

• KPI 1: Số bài viết được đăng tải trên website mỗi tuần là 30.
• KPI 2: Số backlink về website mỗi tuần là 10.
• KPI 3: Số email được gửi cho khách hàng mỗi tuần là 5.

Các KPI này giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao tiến độ đạt được kết quả then chốt KR 1, từ đó có những điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.

>>>> BÀI VIẾT CÙNG CHỦ ĐỀ: Cách tính KPI cho sale đơn giản và ứng dụng thực tế 

3. OKR vs KPI: Nên chọn chỉ tiêu nào?

Khi so sánh KPI và OKR, ta thấy giữa chúng có nhiều điểm khác biệt. Hiểu rõ về sự khác nhau giữa OKR và KPI có thể thấy cả hai đều là những chỉ tiêu quan trọng trong việc quản lý và đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, hai chỉ tiêu này có những ưu và nhược điểm riêng, do đó cần căn cứ vào mục tiêu và đặc điểm của doanh nghiệp để chọn chỉ tiêu phù hợp.

Các doanh nghiệp mới, vừa và nhỏ hoặc đang phát triển thường sử dụng OKR bởi vì phương pháp này đề cao sự linh hoạt và tập trung vào các mục tiêu lớn. Điều này giúp các doanh nghiệp định hướng và tập trung nguồn lực vào những mục tiêu quan trọng nhất, từ đó đạt được hiệu quả cao hơn trong hoạt động kinh doanh.

Đổi lại, KPI được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp lớn, các công ty niêm yết và các ngành công nghiệp truyền thống. KPI là các chỉ tiêu định lượng, đo lường các mục tiêu cụ thể trong chiến lược kinh doanh. KPI giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác và tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh. Tuy nhiên, KPI cũng có thể dẫn đến việc chỉ chú trọng vào chỉ số, bỏ qua các yếu tố quan trọng khác.

Vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc kỹ trước khi đưa ra lựa chọn OKR hay KPI. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp sẽ cần kết hợp cả OKR và KPI để đạt được hiệu quả tối ưu và quản trị rủi ro chuyên nghiệp. Khi đó, KPI sẽ giúp theo dõi hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp, trong khi OKR giúp tạo sự tập trung vào các điều cần ưu tiên.

4. Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR

OKR có thể thay thế cho KPI không? Câu trả lời là hoàn toàn có thể. Công nghệ bùng nổ đang khiến nhiều nhà lãnh đạo doanh nghiệp chuyển sang mô hình quản trị OKR. Mô hình này phù hợp hơn với các doanh nghiệp lớn, giúp họ tập trung vào mục tiêu tổng thể và thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận.

Quy trình chuyển đổi từ KPI sang OKR bao gồm ba bước chính:

• Thiết lập mục tiêu và tạo kết quả then chốt từ KPI: Bước đầu tiên là xác định mục tiêu chính của doanh nghiệp. Sau đó, các KPI hiện có sẽ được xem xét để chuyển đổi thành kết quả then chốt của OKR. Số lượng KPI cho mỗi OKR cần được giới hạn ở mức 1-3 để đảm bảo tính tập trung và khả thi.
• Xác định kết quả then chốt: Xác định kết quả then chốt cần đáp ứng các tiêu chí SMART như sau:

- Specific: Kết quả then chốt cần được diễn đạt rõ ràng và dễ hiểu.

- Measurable: Kết quả then chốt cần có thể đo lường được bằng các số liệu cụ thể.

- Achievable: Kết quả then chốt cần có thể đạt được trong thời gian quy định.

- Relevant: Kết quả then chốt cần liên quan đến mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

- Time-bound: Kết quả then chốt cần có thời hạn cụ thể để hoàn thành.

• Sử dụng công cụ giám sát phù hợp: Để đảm bảo quá trình triển khai OKR thành công, doanh nghiệp cần sử dụng một công cụ giám sát phù hợp. Công cụ này sẽ giúp theo dõi tiến độ thực hiện OKR và kịp thời đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Doanh nghiệp có thể tham khảo TOP 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp hiệu quả tốt hiện nay để ứng dụng vào việc triển khai và theo dõi tiến độ OKR. 

5. Một số lưu ý khi triển khai OKR và KPI

KPI và OKR là hai phương pháp đo lường hiệu suất phổ biến hiện nay. Để xây dựng hai mô hình này hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau:

• Mục tiêu cần được xác định rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được, có thời hạn và có tính khả thi.
• Khi xây dựng KPI và OKR, cần tham khảo ý kiến từ các bên liên quan, bao gồm nhân viên, quản lý cấp trung và cấp cao. Điều này giúp đảm bảo rằng mục tiêu được xây dựng phù hợp với chiến lược của doanh nghiệp và khả năng thực hiện của nhân viên.
• Đánh giá hiệu suất làm việc cần được thực hiện một cách công bằng, khách quan, dựa trên các tiêu chí cụ thể và rõ ràng. Đây là cơ sở quan trọng để tạo động lực cho nhân viên và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp.
• KPI và OKR cần được áp dụng linh hoạt, phù hợp với từng doanh nghiệp và từng giai đoạn phát triển.
• KPI thường được áp dụng cho các doanh nghiệp đã đi vào hoạt động ổn định, với các chiến lược cụ thể và hệ thống quản lý nhân sự đầy đủ.
• OKR thường được áp dụng cho các doanh nghiệp có mong muốn hướng tới những mục tiêu to lớn, hoài bão, nhiều cảm hứng.

Như vậy, bài viết trên đã trình bày cụ thể về sự khác nhau giữa OKR và KPI cũng như một vài lưu ý khi triển khai hai yếu tố trên. Để áp dụng OKR và KPI một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các phần mềm hỗ trợ như 1C:Company Management. Đây là giải pháp giúp quản lý doanh nghiệp một cách tự động hóa, lưu trữ thông tin tập trung, tổ chức đo lường kết quả thực hiện và cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, cụ thể. Để được tư vấn thêm về phần mềm này, vui lòng liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay!

>>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: Các loại hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp hiện nay