Truyền thông nội bộ là gì? Cách xây dựng kế hoạch truyền thông
Bên cạnh truyền thông đối ngoại, truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân viên và thúc đẩy hiệu quả công việc. Trong bài viết dưới đây của 1C Việt Nam sẽ giới thiệu cụ thể về khái niệm và cách xây dựng kế hoạch chuẩn xác cho phân loại truyền thông này.
1. Truyền thông nội bộ là gì?
Truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin giữa các thành viên trong một tổ chức, doanh nghiệp. Hoạt động truyền thông này là một phần không thể thiếu của công tác quản lý nhân sự và chiến dịch nhân sự, được thực hiện với mục đích xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ giữa các thành viên, tạo ra sự hiểu biết, đồng thuận, hợp tác, từ đó thúc đẩy sự phát triển của tổ chức.
Các nội dung truyền tải của truyền thông nội bộ thường diễn ra trong doanh nghiệp bao gồm:
- Thông tin về lịch sử hình thành và truyền thống văn hóa của doanh nghiệp, cùng những thành tựu nổi bật.
- Chiến lược hoạt động và nhiệm vụ của doanh nghiệp trong từng giai đoạn.
- Vinh danh các cá nhân và bộ phận làm việc xuất sắc.
- Tổ chức và tham gia vào các chương trình tài trợ và hoạt động từ thiện.
- Lập kế hoạch cho các cuộc hội nghị và sự kiện doanh nghiệp.
- Kế hoạch và tổ chức các sự kiện, hoạt động nội bộ và kỷ niệm của công ty.
>>> ĐỌC NGAY: Mentorship là gì? Lợi ích và quy trình xây dựng Mentorship
2. Vai trò của truyền thông nội bộ
Truyền thông nội bộ là hoạt động chia sẻ thông tin, ý tưởng và giá trị giữa các thành viên trong tổ chức, đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trên nhiều phương diện, bao gồm:
2.1. Tạo ra môi trường làm việc minh bạch, tin cậy và thu hút nhân tài
Truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp giúp cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác về các vấn đề liên quan đến công việc của nhân viên, bao gồm các mục tiêu, kế hoạch, chiến lược, thay đổi, thành tích,... Đồng thời tạo ra các kênh giao tiếp cởi mở và tăng tương tác hai chiều, giúp nhân viên có cơ hội chia sẻ suy nghĩ, ý tưởng. Điều này khiến người lao động cảm thấy được tôn trọng và lắng nghe, đồng thời giúp doanh nghiệp thu thập thông tin phản hồi quý giá từ nhân viên.
Hiệu quả của việc truyền thông nội bộ là giúp ngăn chặn lời đồn đại tiêu cực giúp nhân viên cảm thấy tự hào và hứng thú với công việc từ đó thu hút các nhân tài ngay cả khi có các công ty khác cung cấp mức lương cao hơn.
2.2. Tăng cường gắn kết, đồng lòng hướng đến mục tiêu chung
Truyền thông nội bộ giúp các thành viên trong tổ chức có chung một mục tiêu và hướng đi. Khi ban lãnh đạo truyền tải thông tin một cách minh bạch và rõ ràng, nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng và tin tưởng, từ đó tăng cường sự gắn kết với doanh nghiệp. Hoạt động này cũng giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu, từ đó tạo ra môi trường làm việc tích cực.
2.3. Truyền tải tầm nhìn, mục tiêu, giá trị cốt lõi và văn hóa doanh nghiệp
Truyền thông nội bộ giúp công ty truyền tải tầm nhìn, mục tiêu và chiến lược đến nhân viên. Thông qua thông điệp tích cực và thông tin liên quan, hoạt động truyền thông này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về hướng đi của công ty và giá trị của bản thân trong đó. Từ đó, nhân viên được khuyến khích, truyền cảm hứng để thực hiện công việc theo đúng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp.
Song song đó, truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng văn hóa công ty. Bằng cách chia sẻ thông tin, tin tức, câu chuyện và truyền đạt những giá trị, quan điểm, mục tiêu của tổ chức, truyền thông trong nội bộ giúp tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tương tác tích cực giữa các thành viên trong đơn vị.
2.4. Truyền đạt thông tin trong nội bộ rõ ràng, minh bạch giảm thiểu rủi ro
Truyền thông nội bộ hỗ trợ truyền đạt các thông báo quan trọng, như thay đổi trong tổ chức, dự án mới,... một cách rõ ràng, minh bạch đến tất cả nhân viên. Đây là cơ sở thuận lợi để tạo ra sự hiểu biết chung nhất trong tổ chức, từ đó hỗ trợ tăng cường sự đồng thuận, hợp tác giữa các thành viên.
Đồng thời, điều này giúp doanh nghiệp tránh hiểu lầm từ thông tin sai lệch, qua đó giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra, truyền thông nội bộ cũng cung cấp thông tin về các quy định an ninh, chính sách, thực hành, giúp nâng cao nhận thức và khả năng ứng phó của các thành viên trong tổ chức trước các mối đe dọa an ninh thông tin.
3. Phương tiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện nay
3.1. Truyền thông truyền thống qua hình thức offline
Phương tiện truyền tải của truyền thông trong doanh nghiệp có thể được phân loại thành hai nhóm chính: Phương tiện truyền thống và phương tiện hiện đại. Phương tiện truyền thống là những phương tiện đã được sử dụng từ lâu, có thể tiếp cận được với nhiều người nhưng khả năng tương tác thấp. Bao gồm:
- Ấn phẩm nội bộ: Là những ấn phẩm được phát hành định kỳ hoặc không định kỳ, nhằm cung cấp thông tin, tuyên truyền, giáo dục,... cho nhân viên trong doanh nghiệp. Ấn phẩm nội bộ có thể bao gồm báo nội bộ, tạp chí nội bộ, sách nội bộ,...
- Bảng tin nội bộ: Là những bảng được đặt ở những vị trí dễ thấy trong doanh nghiệp, nhằm truyền tải những thông tin quan trọng, cần thiết đến nhân viên.
- Thư từ nội bộ: Là những thông báo, email,... được gửi đến nhân viên trong doanh nghiệp.
- Poster/ Banner: Là những ấn phẩm được thiết kế đẹp mắt, nhằm thu hút sự chú ý của nhân viên. Poster/ Banner thường được sử dụng để truyền tải những thông tin ngắn gọn, súc tích, như thông báo, khuyến mãi,..
- Hội nghị, họp mặt: Là hình thức truyền thông trực tiếp giữa doanh nghiệp với nhân viên được tổ chức để thông báo các thông tin quan trọng, hoặc để tạo sự gắn kết hai bên.
Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp đây là nhiệm vụ của các thành viên trong tổ chức để xây dựng hình ảnh cho công ty. Tuy nhiên, phòng nhân sự đóng vai trò chủ chốt và nắm được nhu cầu của nhân viên, lấy nhân viên làm trung tâm để có thể xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ hiệu quả.
3.2. Truyền thông hiện đại qua hình thức online
Phương tiện hiện đại là những phương tiện mới xuất hiện, có khả năng tương tác cao, giúp doanh nghiệp truyền tải thông tin một cách hiệu quả hơn. Bao gồm:
- Tận dụng video short truyền thông: Với tốc độ phát triển nhanh chóng của Tiktok, video ngắn để truyền đạt thông điệp tới khách hàng và đối tác giúp tạo ra sức hút hiệu quả. Truyền thông thông tin nội bộ doanh nghiệp hiệu quả, nhà quản lý cần bắt trend với những xu hướng mới nhất qua đó giúp tiếp cận lượng khách hàng lớn quan tâm.
- Mạng xã hội: Là một diễn đàn trực tuyến dành riêng cho nhân viên, nơi cá nhân có thể chia sẻ thông tin, thảo luận và tương tác với nhau. Mạng xã hội giúp tăng cường sự gắn kết giữa các nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc năng động, sáng tạo. Đồng thời, giúp tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng cũng như ứng viên tiềm năng.
- Email: Là một phương tiện truyền thông hiệu quả giúp gửi thông tin đến nhân viên một cách nhanh chóng. Email thường được sử dụng thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp.
- Phần mềm quản lý nhân sự: là giải pháp tuyệt vời để tối ưu hóa quy trình quản trị nhân lực của doanh nghiệp. Với phần mềm quản lý nhân sự, doanh nghiệp có thể truyền tải thông tin liên quan đến hợp đồng, các quyết định nhân sự, chính sách lương thưởng,....tới nhân viên một cách tự động và chính xác.
>>> TÌM HIỂU THÊM: Onboarding là gì? Bí quyết xây dựng quy trình Onboarding hiệu quả
4. Hướng dẫn cách xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ chi tiết
Chiến lược truyền thông nội bộ là một kế hoạch tổng thể nhằm mục đích truyền tải thông tin, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, gắn kết nhân viên và thúc đẩy sự thay đổi. Để xây dựng một chiến lược hiệu quả, cần thực hiện theo 6 bước sau:
Bước 1: Đánh giá thực trạng
Đánh giá thực trạng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp cần xác định rõ những vấn đề nội tại mà doanh nghiệp đang gặp phải, cũng như các cơ hội mà hoạt động truyền thông này có thể mang lại.
Bước 2: Xác định đối tượng mục tiêu
Đối tượng mục tiêu của truyền thông nội bộ có thể là toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp, hoặc một nhóm đối tượng cụ thể, chẳng hạn như đội ngũ lãnh đạo, nhân viên mới, nhân viên ở các phòng ban khác nhau,...
Bước 3: Xác định mục tiêu và thông điệp
Mục tiêu của truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp là gì? Công ty muốn truyền tải thông điệp gì đến đối tượng mục tiêu? Đây là những câu hỏi cần trả lời ở bước này. Lưu ý, mục tiêu, thông điệp cần được cụ thể, rõ ràng và đo lường được.
Bước 4: Xác định chiến lược và kênh truyền thông
Chiến lược truyền thông là cách thức mà doanh nghiệp sẽ sử dụng để đạt được mục tiêu. Kênh truyền thông là phương tiện để truyền tải thông điệp. Chiến lược, kênh truyền thông cần được lựa chọn phù hợp với đối tượng, mục tiêu và thông điệp của công ty.
Bước 5: Triển khai kế hoạch hành động
Kế hoạch hành động là những việc làm cụ thể mà đơn vị kinh doanh sẽ triển khai để thực hiện chiến lược và kênh truyền thông đã lựa chọn. Bản kế hoạch cần chi tiết, có thời hạn cụ thể và được phân công trách nhiệm rõ ràng.
Bước 6: Đo lường hiệu quả
Đo lường hiệu quả là bước cuối cùng và quan trọng trong xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ. Doanh nghiệp cần đánh giá xem chiến lược đã đạt được mục tiêu hay chưa, và điều chỉnh những gì nếu cần thiết.
5. Cách cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ
Để cải thiện hoạt động truyền thông nội bộ, doanh nghiệp có thể cân nhắc thực hiện một số cách sau:
-
Lắng nghe nhân viên: Tổ chức các cuộc khảo sát, phỏng vấn nhân viên để thu thập ý kiến và phản hồi về công việc và môi trường làm việc. Qua đó, giúp mở các kênh phản hồi trực tuyến hoặc trực tiếp để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và phản hồi của mình.
- Tổ chức các buổi gặp mặt, giao lưu giữa lãnh đạo và nhân viên để lãnh đạo có thể lắng nghe trực tiếp những tâm tư và nguyện vọng của nhân viên.
-
Xác định kênh truyền thông phù hợp:
- Xác định đối tượng mục tiêu và thói quen tiếp nhận thông tin của nhân viên.
- Xác định rõ mục tiêu truyền thông và nội dung cần truyền đạt để lựa chọn kênh truyền thông phù hợp.
- Chọn kênh truyền thông có khả năng tiếp cận được với tất cả nhân viên và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp.
-
Tăng cường sự tương tác hai chiều:
- Tổ chức cuộc họp nội bộ và sử dụng các kênh truyền thông trực tuyến để tạo ra sự tương tác giữa lãnh đạo và nhân viên.
- Tổ chức các hoạt động ngoại khóa như team building và hội thảo để tạo cơ hội giao lưu và tương tác giữa các thành viên trong doanh nghiệp.
- Sử dụng video short: Video là một phương tiện truyền thông hiệu quả, giúp doanh nghiệp truyền tải thông điệp một cách sinh động và hấp dẫn. Bởi thế, công ty nên sử dụng video để giới thiệu về doanh nghiệp, sản phẩm/dịch vụ, hoạt động nội bộ,...
- Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến: Khi kết nối với nhân viên thông qua hội nghị truyền hình, email,... doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí. Chính vì vậy, các công ty nên tận dụng những công cụ này để tổ chức các cuộc họp, đào tạo,...
- Sử dụng mạng xã hội nội bộ: Kênh truyền thông hiệu quả này có thể giúp nhân viên tương tác với nhau một cách dễ dàng. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng mạng xã hội nội bộ để tạo môi trường làm việc gắn kết và cởi mở hơn.
- Tổ chức sự kiện nội bộ: Đây là một cách hiệu quả để gắn kết nhân viên và truyền tải thông điệp của doanh nghiệp. Đơn vị kinh doanh nên tổ chức các sự kiện nội bộ thường xuyên, với các hình thức đa dạng như tiệc, du lịch, team building,...
6. Xu hướng truyền thông nội bộ trong tương lai
Công nghệ và chuyển đổi số đã tác động sâu sắc đến mọi khía cạnh của quản trị doanh nghiệp, trong đó có truyền thông nội bộ. Loại hình truyền thông này trong tương lai sẽ có những xu hướng mới, khác biệt so với cách thức truyền thống trước đây, bao gồm:
- Chuyển đổi số: Công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò không thể thiếu trong truyền thông nội bộ. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng các nền tảng và công cụ kỹ thuật số như phần mềm quản lý vận hành, phần mềm quản lý nhân sự,... để truyền tải thông tin và tương tác với nhân viên một cách hiệu quả, nhanh chóng và thuận tiện hơn.
- Trải nghiệm cá nhân hóa: Các doanh nghiệp sẽ chú trọng hơn đến việc cá nhân hóa trải nghiệm cho từng nhân viên. Điều này có thể được thực hiện thông qua việc sử dụng dữ liệu và phân tích để hiểu nhu cầu và sở thích của nhân viên, từ đó tạo ra các nội dung và hoạt động truyền thông phù hợp hơn.
- Tính tương tác: Các doanh nghiệp sẽ khuyến khích nhân viên tham gia và chia sẻ ý kiến của mình thông qua các kênh truyền thông. Điều này giúp tăng cường sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp và tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.
- Tập trung vào con người: Truyền thông nội bộ sẽ không chỉ đơn thuần là truyền tải thông tin, mà còn là một công cụ để xây dựng mối quan hệ với nhân viên, từ đó tạo nên môi trường làm việc tích cực. Các doanh nghiệp sẽ sử dụng hoạt động truyền thông này để chia sẻ các giá trị, mục tiêu và văn hóa doanh nghiệp, từ đó giúp người lao động gắn bó, gắn kết hơn với doanh nghiệp.
Một số xu hướng cụ thể của truyền thông nội bộ trong tương lai:
- Sử dụng dữ liệu và phân tích để hiểu nhân viên: Dữ liệu và phân tích sẽ được sử dụng để hiểu nhu cầu và sở thích của nhân viên, từ đó tạo ra các nội dung, hoạt động truyền thông phù hợp hơn.
- Tăng cường sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI): AI sẽ được sử dụng để tự động hóa các tác vụ truyền thông trong doanh nghiệp, chẳng hạn như tạo nội dung, phân phối nội dung và đo lường hiệu quả.
Như vậy, truyền thông nội bộ là một hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược. Để xây dựng một kế hoạch truyền thông hiệu quả, đơn vị kinh doanh cần xác định rõ mục tiêu, thông điệp và kênh thực hiện phù hợp. Phần mềm 1C:Company Management được ra đời với mục đích hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình truyền thông nội bộ, thúc đẩy kết nối nhân sự, gia tăng hiệu quả vận hành. Ngoài ra, để tìm hiểu thêm thông tin hữu ích về quản trị doanh nghiệp, đừng quên theo dõi các bài viết khác trên website của 1C Việt Nam.
>>> BÀI VIẾT HỮU ÍCH KHÁC: