1C:Document Management - Quản lý quy trình phê duyệt (đơn từ, tờ trình, hồ sơ, văn bản...)

Vấn đề hiện tại của doanh nghiệp

• Sử dụng nhiều công cụ khác nhau như Email, Zalo, Skype, di chuyển để trình hồ sơ, đơn từ, tờ trình, văn bản đến các cấp lãnh đạo
• Hồ sơ, đơn từ, tờ trình, văn bản được lưu trữ rời rạc trên nhiều thư mục, máy tính khác nhau
• Tra cứu thông tin gặp nhiều khó khăn, phụ thuộc người quản lý lưu trữ
• Không nhớ mình đã trình hồ sơ, đơn từ, tờ trình, văn bản cho Sếp chưa?
• Mất nhiều thời gian di chuyển đi lại để trình ký khi văn phòng ở nhiều địa điểm khác nhau
• Tốn nhiều chi phí chuyển phát hồ sơ nếu doanh nghiệp có nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thành khác nhau
• Nếu lãnh đạo vắng mặt tại văn phòng thì tờ trình, văn bản không được ký duyệt ngay tại thời điểm trình, dẫn đến thời gian xử lý hồ sơ chậm
• Nhân viên gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi đơn từ, tờ trình, hồ sơ, văn bản của mình đã được lãnh đạo phê duyệt chưa? có vướng mắc gì không? ai đang phê duyệt
  
• Nhân viên ngại hỏi, thúc dục lãnh đạo ký duyệt hồ sơ cho mình
  
• Trưởng phòng không kiểm soát được nhân viên đang trình những hồ sơ gì cho lãnh đạo hoặc phòng ban khác. Không thống kê được số lượng công việc của nhân viên
  
• Ban lãnh đạo không kiểm soát được hồ sơ, tờ trình nào mình Đã ký duyệt, Đang xem xét và hồ sơ nào Chưa ký duyệt?
  
• Ban lãnh đạo không kiểm soát được nhiệm vụ nào sắp đến hạn cần phải xử lý? Chưa tối ưu được tốc độ xử lý hồ sơ, văn bản, công việc của mình
  

Cách giải quyết vấn đề

1C:Document Management là công cụ hỗ trợ nhân viên trong doanh nghiệp thực hiện hiệu quả trong việc trình ký các loại Đơn từ, Tờ trình, Hồ sơ, Văn bản. Các loại trình ký như:

• Đơn xin nghỉ phép
• Đề nghị tạm ứng, thanh toán, hoàn ứng
  
• Đề nghị tuyển dụng, tiếp nhận, thôi việc nhân sự
  
• Đề nghị mua/bán hàng
  
• Đề nghị hỗ trợ IT Hepldesk
  
• Đề nghị mua/cấp trang thiết bị làm việc
  
• Và (n) quy trình trình ký Đơn từ, Tờ trình, Hồ sơ văn bản khác
  

Ví dụ sơ đồ quy trình phê duyệt Đơn từ, Tờ trình, Hồ sơ, Văn bản tại đơn vị/doanh nghiệp:

Bước 1: Nhân viên lập hồ sơ, tờ trình để trình lên Ban lãnh đạo ký duyệt

•  Được phép thu hồi nhiệm vụ nếu giao nhầm hoặc không cần giao nữa
• Gắn thời hạn (deadline) để người nhận biết thời hạn cần giải quyết
  
• Chọn mức độ ưu tiên (cao, thường, thấp) cho từng nhiệm vụ để người nhận biết mức độ ưu tiên của từng nhiệm vụ
  
•  Chọn giao việc theo thứ tự lần lượt (người nào làm trước-sau) nếu cần
  

Bước 2: Trưởng phòng xem xét.

• Nhận yêu cầu, xem xét và quyết định:

           - Nếu Duyệt thì kết quả sẽ trả về cho người trình, đồng thời quy trình sẽ tự động chuyển tiếp lên các cấp khác nếu có (xem sơ đồ).

           - Nếu Không Duyệt thì kết quả sẽ trả về cho người trình, người trình có thể sửa và trình lại lần 2, 3...(n) hoặc không trình lại.

•  Có thông báo (Notifications) trên ứng dụng đi động (Mobile App), Email, tin nhắn (SMS) khi có nhiệm vụ mới
• Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp từ Mobile App hoặc Email
  
• Có thể tạo nhiệm vụ con trên nhiệm vụ đó (việc này thường áp dụng trong trường hợp là trưởng phòng ai đó kiểm tra trước khi đưa ra quyết định).
  
• Có thể xin gia hạn thời gian nếu thấy thời gian quá gấp hoặc không đủ thời gian để xử lý công việc đó
  
• Có thể “Đặt câu hỏi” hoặc “Chat” trực tiếp với người trình
  
• Chuyển hướng nhiệm vụ cho người khác thực hiện thay mình (nếu cần)
  
• Có thể phê duyệt trên Mobile App khi đi công tác hoặc đi nghỉ cùng gia đình
  
• Cho ý kiến bút phê bằng bình luận (Comment) vào ghi chú hoặc mở tờ trình ra soạn trực tiếp trước khi có quyết định duyệt hoặc không duyệt
  
• Xem lịch sử những người phê duyệt trước (nếu có) trước khi mình đưa ra quyết định
  

Bước 3: Ban kiểm soát (nếu phải qua Ban kiểm soát thì BKS xử lý tương tự như Bước 2).

Bước 4: Ban lãnh đạo (có thể tạo theo đích danh tên, chức vụ hoặc vai trò)

• Nhận yêu cầu, xem xét và quyết định

           - Nếu Duyệt thì kết quả sẽ trả về cho người trình, đồng thời quy trình sẽ tự động chuyển tiếp lên    các cấp khác nếu có (xem sơ đồ).

           - Nếu Không Duyệt thì kết quả sẽ trả về cho người trình, người trình có thể sửa và trình lại lần 2,  3...(n) hoặc không trình lại.

• Có Notifications trên Mobile App, Email, SMS khi có nhiệm vụ mới.
•  Thực hiện nhiệm vụ trực tiếp từ Mobile App hoặc Email
  
•  Có thể tạo nhiệm vụ con trên nhiệm vụ đó (việc này thường áp dụng trong trường hợp Sếp giao cho ai đó kiểm tra trước khi đưa ra quyết định).
  
•  Có thể xin gia hạn thời gian nếu thấy thời gian quá gấp hoặc không đủ thời gian để xử lý công việc đó.
  
• Có thể “Đặt câu hỏi” hoặc “Chat” trực tiếp với người trình hoặc bất kỳ ai.
  
• Chuyển hướng nhiệm vụ cho người khác thực hiện thay mình (nếu cần)
  
• Có thể phê duyệt trên Mobile App khi đi công tác hoặc đi nghỉ cùng gia đình
  
• Cho ý kiến bút phê bằng Comment vào ghi chú hoặc mở tờ trình ra soạn trực tiếp trước khi có quyết định Duyệt hoặc Không duyệt
  
• Xem lịch sử những người phê duyệt trước (nếu có) trước khi mình đưa ra quyết định
  

Bước n: Người thứ (n) (có thể theo đích danh tên, chức vụ hoặc vai trò)

Xử lý tương tự như các bước trên

Hiệu quả khi áp dụng quy trình trình ký

• Trình hồ sơ, tờ trình ở mọi lúc mọi nơi
• Có thể phê duyệt trên Mobile App khi đi công tác hoặc đi nghỉ cùng gia đình
  
• Nhiệm vụ và các loại hồ sơ được giao tập trung nên dễ dàng cho việc thống kê nhanh những nhiệm vụ, hồ sơ, tờ trình nào đã duyệt, đang duyệt và chưa duyệt
  
• Theo dõi toàn bộ lịch sử luồng công việc đã được xử lý hay chưa?, các ý kiến và thao tác giữa 2 bên đã trao đổi, hiện tại ai đang xử lý
  
• Lưu phiên bản và chương trình tự động so sánh sự khác biệt nội dung giữa người soạn trước và người soạn sau, lưu vết do ai đó mở văn bản ra để sửa/xóa/soạn thêm
  
• Có Notifications trên Mobile App, Email, SMS khi có nhiệm vụ mới
  
• Cho phép khởi tạo nhiều nhiệm vụ con từ nhiệm vụ lớn theo vai trò chức vụ, phòng ban, doanh nghiệp...
  
• Thiết lập được (n) điều kiện phê duyệt như hạn mức tài chính, số ngày nghỉ phép, vai trò trách nhiệm, đơn vị, bộ phận, chức danh…
  
• Kiểm soát được công việc của cá nhân và nhân viên mình quản lý
  
• Kiểm soát được ai là người thường xuyên vi phạm kỷ luật về thời hạn\
  
• Hỗ trợ BLĐ đánh giá KPI khách quan, minh bạch và rõ ràng
  
•  Tạo ra môi trường làm việc giữa các cá nhân sẽ thân thiện hơn
  
•  Tiết kiệm được chi phí văn phòng phẩm (Giấy và mực in...)
  
• Tiết kiệm thời gian đi lại trình hồ sơ cho nhân viên
  
• Tiết kiệm diện tích lưu trữ bằng giấy
  
• Tránh hỏa hoạn khi văn phòng lưu trữ quá nhiều giấy