1C:Document Management - Quản lý văn bản đến

Danh sách văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp.

• Tính năng tiếp nhận văn bản đến từ nhiều nguồn bên ngoài chuyển đến
• Cho phép Ghi nhận đầy đủ thông tin thuộc tính văn bản, sổ văn bản và nhiều dạng tệp đính kèm
  
• Ghi nhận thông tin lưu trữ bản vật lý, địa chỉ và nơi lưu, số tờ, số bản, số trang...
  
• Quy trình luân chuyển xin ý kiến chỉ đạo từ chánh văn phòng hoặc cấp lãnh đạo
  
• Quy trình luân chuyển đến các chuyên viên liên quan xử lý văn bản
  
• Cho phép thu hồi hoặc hủy bỏ trong trường hợp chuyển nhầm
  
• Cho phép xin gia hạn thời gian nếu Deadline gần đến hạn
  
• Phân quyền truy cập theo từng loại văn bản, độ mật, tuyệt đối an toàn bảo mật thông tin
  
• Thông báo nhiệm vụ qua Email, App Mobile, SMS...
  
• Khả năng tích hợp máy Scan, máy in và nhiều thiết bị khác

Quy trình xử lý văn bản đến

1. Tiếp nhận và ghi nhận vào chương trình: Văn thư tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn bên ngoài, ghi nhận các thuộc tính vào sổ văn bản đến trong chương trình, scan tệp
2. Đăng ký số văn bản đến: Chương trình tự động cấp số văn bản đến theo loại văn bản, theo đơn vị, nơi gửi...
   
3. Trình Lãnh đạo, cho ý kiến phân phối, giải quyết văn bản: Nếu văn thư không tự phân loại được, tạo quy trình chuyển đến chánh văn phòng hoặc cấp lãnh đạo xin ý kiến chỉ đạo. Nếu văn thư tự phân loại được, tạo quy trình chuyển đến trực tiếp cho các chuyên viên liên quan xử lý
4. Phân công và chuyển giải quyết Văn bản: Lãnh đạo cho ý kiến và trả lại cho văn thư hoặc chuyển trực tiếp cho các chuyên viên liên quan xử lý. Hỗ trợ phân công cho nhiều cá nhân, nhóm, đơn vị xử lý đồng thời hoặc nhận
   
5. Giải quyết văn bản đến: Hỗ trợ nhiều hình thức giải quyết: Tự giải quyết, Lập HS xử lý, Dự thảo văn bản trả lời, Phân công tiếp cho cá nhân/ nhóm
   
6. Lưu trữ vào hồ sơ: Bộ phận văn thư hoặc các bộ phận chuyên môn lưu trữ văn bản gốc vào hồ sơ. Chương trình có chỉ ra nơi lưu như hộp số, ngăn kệ, địa chỉ kho lưu trữ bản gốc
   

Báo cáo đa dạng, tra cứu dễ dàng

• Thống kê số lượng văn bản theo từng dạng văn bản, theo tháng, quý, năm...
• Kiểm soát tiến độ xử lý và quá trình xử lý văn bản đối với từng cấp lãnh đạo hoặc cá nhân
  
• Theo dõi trạng thái văn bản đã xử lý, chưa xử lý và đang xử lý, đang bị tắc ở đâu
  
• Dễ dàng tùy chỉnh theo biểu mẫu báo cáo của khách hàng
  
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí và điều kiện lọc khác nhau, tìm kiếm toàn văn