AUSTDOOR Group - Câu chuyện thành công

Mục tiêu dự án

• Tìm kiếm giải pháp tự động để số hóa toàn bộ quy trình xử lý công việc.
• Tái cấu trúc công tác lưu trữ thông tin tập trung và có khoa học
  
• Tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm, phí chuyển phát hồ sơ giấy, diện tích lưu trữ.
  
• Hỗ trợ nhân viên trình đề xuất và lãnh đạo phê duyệt hồ sơ, điều hành công việc ở mọi lúc mọi nơi hiệu quả và nhanh hơn.
  

Thực trạng

• Nhiệm vụ được giao rời rạc trên E-mail, Zalo, Skype...
• Không kiểm soát được Nhiệm vụ nào Đã thực hiện, Đang thực hiện và Chưa thực hiện?
  
• Không biết được Nhiệm vụ sắp đến Deadline?, Ai thường xuyên quá Deadline?
  
• Chưa tối ưu được tốc độ xử lý công việc, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính.
  
• Nhân viên không theo dõi được các loại đề xuất như Hồ sơ, Tờ trình, Văn bản của tôi đã được phê duyệt chưa? Có vướng mắc gì không? Ai đang phê duyệt.
  
• Lãnh đạo tốn nhiều thời gian phê duyệt và không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt tại văn phòng hoặc đi công tác?
  
• Tốn nhiều chi phí chuyển phát hồ sơ trình ký, mất nhiều thời gian di chuyển để trình ký hồ sơ.
  
• Văn bản, tài liệu, hợp đồng được lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc.
  
• Công ty đang sử dụng nhiều phần mềm khác nhau, không có tính tích hợp.

Giải pháp áp dụng

Từ những khó khăn trên, lãnh đạo Austdoor đã yêu cầu Ban IT và Ban HCNS phải tìm kiếm các giải pháp phần mềm của nhiều nhà cung cấp trên thị trường, Qua thời gian tìm hiểu và đánh giá mức độ phù hợp cũng như đáp ứng yêu cầu. Austdoor quyết định chọn giải pháp 1C:Document Management để triển khai.

Mô hình triển khai:

• Số vị trí làm việc tự động hóa: 100 kết nối đồng thời cho hơn 2000 nhân viên làm việc hàng ngày
  
• Phương án làm việc: Client-Server; Văn phòng và các chi nhánh dùng chung một dữ liệu, có thiết lập cơ chế Thin-Client cho phép truy cập từ xa với giao diện trên Desktop và cơ chế Web-Server cho phép truy cập từ xa qua các trình duyệt Internet như Firefox, MS Internet Explorer, Google Chrome
  
• Hệ quản trị CSDL: Microsoft SQL server 2008
  

Kết quả đạt được

Sau hơn 1 năm áp dụng, hiện tại chúng tôi kết luận giải pháp 1C:Document Management đã đáp ứng được khá đầy đủ các yêu cầu của dự án đề ra:

• Quản lý lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn bản tập trung trên một hệ thống.
• Số hóa được tất cả các quy trình phối hợp công việc như: Quy trình đăng ký xe đi công tác, Quy trình đặt vé đi công tác, Quy trình đề nghị cấp trang thiết bị, Quy trình đề nghị cấp văn phòng phẩm, Quy trình hỗ trợ IT HelpDesk, Quy trình duyệt bảng so sánh giá, Quy trình mua hàng sản xuất, Quy trình tạm ứng/thanh toán/hoàn ứng và nhiều quy trình khác.
• Các quy trình đều được gán điều kiện để phù hợp với từng vai trò, bộ phận phê duyệt khác nhau.
• Hỗ trợ lãnh đạo duyệt hồ sơ, đề xuất qua thiết bị cầm tay (Mobile App) ở mọi lúc mọi nơi.
• Từ khi đưa 1C:Document Management vào vận hành thì mọi quy trình trở lên sống động, minh bạch. Tốc độ luân chuyển giấy tờ không còn bất kỳ một rào cản nào nữa và tất cả mọi người đều cảm thấy sự thay đổi này.
• Đội ngũ tư vấn, triển khai rất chuyên nghiệp và chu đáo, phần mềm nhìn chung rất Ổn định, hiệu suất hệ thống xử lý nhanh, ứng dụng được nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, PostgreSQL, Linux, Oracle...
• Đặc biệt, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép thiết lập n điều kiện lồng ghép điều kiện. AUSTDOOR có thể tự xây dựng khi có quy trình (mới) được ban hành và sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.

Ngoài giải pháp 1C:Document Management, AUSTDOOR đang triển khai song song giải pháp 1C:HRM&PAYROLL để quản lý nhân sự và tính lượng cho Tập đoàn. Khi áp dụng 1C cũng không làm xáo trộn cách quản lý truyền thống hiện tại.

Xem thêm

Nhận xét trực tiếp của khách hàng khi đang sử dụng 1C:Document Management

Các câu chuyện thành công khi áp dụng 1C:Document Management

Workshop Quản lý văn bản - Hỏi & Đáp