Chuẩn hóa quy trình làm việc - Một bước tới thành công với 1C:Document Management

Tuy nhiên, thay vì kết quả mà bạn mong muốn, đây là tất cả những vấn đề mà bạn sẽ gặp phải: 

• Mỗi nhân viên sẽ thực hiện công việc theo cách của riêng họ
• Công việc trùng lặp, nhiệm vụ chồng chéo và trách nhiệm không rõ ràng
• Nhân viên thông minh và có kinh nghiệm thực hiện công việc hoàn hảo nhất nhưng không có cơ hội chia sẻ cho đồng nghiệp

Và nếu những vấn đề này tiếp diễn đây là kết quả mà doanh nghiệp của bạn phải đối mặt:

• Chất lượng sản phẩm và dịch vụ không ổn định
• Công việc chung không được giải quyết kịp thời
• Doanh nghiệp tốn hàng trăm triệu để đào tạo nhân viên nhưng số tiền này sẽ ra đi cùng lúc khi nhân viên lành nghề thôi việc

Để giải quyết những vấn đề và hệ lụy nghiêm trọng, trong bài viết này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về hoạt động chuẩn hóa quy trình cho doanh nghiệp

1. Quy trình là gì? Lợi ích của việc xây dựng quy trình chuẩn với doanh nghiệp
2. Những khó khăn khi thực hiện chuẩn hóa quy trình
3. 1C:Document Management giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình như thế nào?

1. Quy trình là gì? 

Quy trình trong doanh nghiệp là một chuỗi các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm quản lý và thực hiện một hoạt động hay sản phẩm/dịch vụ nào đó. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.

Lợi ích của việc xây dựng quy trình chuẩn với doanh nghiệp

• Đề cao tính minh bạch 
• Đảm bảo chất lượng và thúc đẩy tới 35% năng suất - 
• Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên 
• Giảm tới 40% chi phí vận hành - bởi vì doanh nghiệp không tốn chi phí đào tạo cho những nhiệm vụ trùng lặp

2. Khó khăn khi thực hiện chuẩn hóa quy trình

Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và chuẩn hóa quy trình chính là con đường thuận lợi nhất để quản lý doanh nghiệp mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua. Tuy nhiên, có rất nhiều doanh nghiệp còn đang phân vân trước hiệu quả của việc chuẩn hóa quy trình:

• Quy trình là đơn điệu và nhàm chán

Đúng như theo định nghĩa của quy trình, chúng ta chỉ có duy nhất một cách làm đúng. Đối với một số cá nhân, điều này chắc chắn sẽ nghe có vẻ đơn điệu và nhàm chán.

Điều quan trọng cần hiểu ở đây là bằng cách loại bỏ tính thiếu thống nhất và thiết lập một tiêu chuẩn để đánh giá hiệu suất, các quy trình được tiêu chuẩn hóa có thể giúp nhân viên cảm thấy rằng họ đang thực sự hoàn thành công việc. Nhiều khả năng nhân viên của bạn sẽ cảm thấy họ thực sự đã hoàn thành một cách chính xác nhất, không hề nhàm chán mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian của nhân viên và cả doanh nghiệp.

• Quy trình làm mất đi tính sáng tạo

Mọi người thường nghi ngờ nếu doanh nghiệp tiêu chuẩn hóa các quy trình quan trọng nhân viên sẽ có xu hướng tuân theo quy trình mà loại bỏ mọi suy nghĩ cá nhân và ý tưởng mới, thay thế sự đa dạng sống động cho mỗi dự án là việc tuân thủ một cách cứng nhắc.

Ở đây, điều quan trọng là chúng ta không kết hợp tiêu chuẩn hóa với sự thiếu đổi mới. Một lần nữa, chúng ta cần khẳng định việc chuẩn hóa là loại bỏ các lựa chọn thay thế không hiệu quả và dễ dàng gây ra xung đột. Bằng cách loại bỏ sự không hiệu quả và xung đột không cần thiết trong tổ chức của bạn, bạn có thể giúp mọi người giải phóng bản thân khỏi sự lãng phí thời gian và năng lượng không cần thiết để tập trung vào sự đổi mới trong các lĩnh vực thực sự quan trọng.

Ngược lại với lo lắng của mọi người, trên thực tế, tiêu chuẩn hóa chính là động lực thúc đẩy sự đổi mới. Bằng cách chuẩn hóa các quy trình, bạn sẽ hợp lý hóa các hoạt động theo cách giúp mọi người làm được nhiều hơn và trở thành thành viên hiệu quả hơn trong nhóm

Và tất nhiên, nếu ai đó trong tổ chức phát hiện ra một cách để cải thiện một quy trình được tiêu chuẩn hóa, tổ chức có thể cân nhắc và có thể áp dụng nó. Không có lý do gì một quy trình được tiêu chuẩn hóa không thể thay đổi theo thời gian nếu hoàn cảnh, công nghệ và cấu trúc doanh nghiệp đã có sự thay đổi.

3. 1C:Document Management giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình như thế nào?

• Cải thiện sự minh bạch

Mọi quy trình đều được cài đặt sẵn trong hệ thống của bạn. Dù đó là quy trình thông qua văn bản nội bộ từ nhân viên tới trưởng phòng Marketing hoặc một quy trình thông qua ngân sách dự án cần sự tham gia của nhiều phòng ban trong công ty với những điều kiện và quy chuẩn nghiêm ngặt, 1C:Document Management giúp doanh nghiệp giám sát chặt chẽ tiến độ, ghi nhận tất cả thông tin liên quan trong quá trình điều chuyển luồng văn bản và công việc để đảm bảo độ khách quan, minh bạch. Mọi quá trình đã đã được tự động hóa không gây ra nhầm lẫn hay bất kì sự trì hoãn nào cho người dùng.

• Đảm bảo chất lượng và thúc đẩy tới 35% năng suất

Thay vì lo lắng nhân sự mới sẽ không hiểu quy trình làm việc, làm sai hoặc cần đào tạo lại nhiều thời gian, mọi quy trình đã được tối ưu trên hệ thống 1C:Document Management như một hướng dẫn chi tiết, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn và đem lại kết quả tốt nhất cho doanh nghiệp. Các bộ phận và phòng ban khác nhau cũng có thể phối hợp nhịp nhàng nhờ có sự theo dõi và báo cáo kết quả tức thời từ đó đẩy mạnh năng suất công việc, giảm thiểu thời gian chờ về mức tối đa.

• Thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên

Như đã trao đổi phía trên, chắc chắn không ai trong chúng ta khi làm việc lại thấy mình như đang lạc trong mê cung, không biết phải gửi tài liệu này cho ai, không biết lấy ý kiến từ phòng ban cách chúng ta cả nửa đất nước như thế nào. Việc chuẩn hóa quy trình đem lại cho nhân viên cách làm thống nhất, mỗi khi hoàn thành công việc với 100% năng lượng lại có thêm động lực rằng mình đã theo đúng chuẩn quy trình, mình đã hoàn thành tốt. 

Điều này đặc biệt được tối ưu hóa trong 1C:Document Management bởi không chỉ quy trình tự động, mỗi nhân viên đều có màn hình quản lý công việc riêng giúp họ chủ động nắm bắt và giải quyết nhiệm vụ được giao. Ngoài ra, phần mềm còn giúp ban lãnh đạo theo dõi được kết quả làm việc theo KPI nhằm đưa ra đánh giá khách quan, sẵn sàng quy chế thưởng phạt cho nhân viên.

• Giảm tới 40% chi phí vận hành

Hướng tới một văn phòng “không giấy” - “không chạm”, 1C:Document Management giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tới 40% chi phí vận hành nhờ chuẩn hóa quy trình, không mất chi phí và thời gian chờ cho những nhiệm vụ không cần thiết. 

Giao diện màn hình theo dõi kết quả điều hành dựa trên chuẩn hóa quy trình

Ngoài ra, với khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo yêu cầu đặc thù và tích hợp linh hoạt bất kỳ giải pháp đám mây nào nhờ sử dụng mã nguồn mở, 1C:Document Management mang tới sự hài lòng cho bất kì doanh nghiệp nào sử dụng. Luôn thấu hiểu nhu cầu và mang trên mình sứ mệnh đồng hành cùng Doanh nghiệp Việt trong thời kỳ chuyển đổi số, 1C Việt Nam luôn mang tới nhiều giá trị trong từng sản phẩm để doanh nghiệp có thể phát triển bứt phá nhất.