Hỏi và đáp về phần mềm quản lý văn bản hàng đầu của Nga với chuyên gia Trần Văn Dũng
Mất hàng trăm triệu để sản xuất lại nguồn tài liệu đã mất, liệu có đáng?
Mỗi ngày 1 nhân viên văn phòng dành khoảng 1-2 tiếng để đọc tài liệu và tốn đến 50% thời gian chỉ đề tìm kiếm những thông tin đó. Ngoài ra, để lưu trữ 1 văn bản thường công ty phải chi trả ít nhất 20$, 120$ cho việc tìm kiếm dữ liệu và 220$ để làm lại những dữ liệu đã mất. Đây là hậu quả khi sử dụng phương pháp lưu trữ dữ liệu bằng giấy truyền thống.
Điều này lí giải tại sao khi khảo sát về xu hướng mới, tới 90% lãnh đạo và nhân viên các công ty như pháp lý, tổ chức truyền thông và xuất bản, sản xuất... đang tích cực tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý tài liệu (Document Management) nhằm vận hành doanh nghiệp một cách hiệu quả hơn.
Đặc biệt, khi Covid đang nhăm nhe đe dọa chúng ta một lần nữa, rất nhiều doanh nghiệp thực hiện hình thức làm việc từ xa trở lại, việc sử dụng phần mềm đáp ứng khả năng quản lý đồng thời nâng cao năng suất là vấn đề đang rất được quan tâm.
Nhằm hỗ trợ các doanh nghiệp, 1C Việt Nam xin được chia sẻ video “Quản lý văn bản - Câu hỏi thường gặp” với sự tham gia của chuyên gia giải pháp 1C:Document Management - Trần Văn Dũng. Mọi bài toán về quản lý văn bản, bảo mật và phân quyền, khả năng tích hợp và tùy chỉnh báo cáo đã được đưa ra lời giải không thể thuyết phục hơn.
Phần mềm quản lý văn bản như giấy tờ, công văn, hợp đồng,... không chỉ giúp việc lưu trữ công văn dễ dàng, nhanh chóng mà thông qua đó còn nâng cao năng suất công việc hiệu quả hơn. Thay vì mất hàng giờ tìm kiếm tài liệu công văn trong kho thì với phần mềm quản lý tài liệu, người dùng chỉ cần gõ tên tài liệu cần tìm và trong nháy mắt tài liệu đã xuất hiện trước mặt bạn.
Chưa hết, khi phần mềm quản lý văn bản có khả năng tích hợp với email, ngay lập tức doanh nghiệp có thể lưu trữ toàn bộ dữ liệu văn bản trên cùng một không gian mà không cần sử dụng các phần mềm khác nhau gây ra sự lãng phí không cần thiết. Không gian lưu trữ chiếm diện tích và chi phí lớn cũng có thể đc dẹp bỏ chỉ bằng một phần mềm vô hình nhưng lại có sức chứa gần như là vô hạn. Vậy còn lý do gì mà doanh nghiệp không sử dụng phần mềm này mà phải mất tiền, mất thời gian loay hoay với phương pháp cũ đã không còn phù hợp.
Đối với phần mềm 1C:Document Management, doanh nghiệp không chỉ được tận hưởng những giây phút làm việc đầy thư giãn nhờ quá trình tự động hóa trong quản lý văn bản mà cùng lúc có thể tích hợp thêm nhiều tiện ích đặc biệt như: quản lý công việc, nhiệm vụ liên quan trực tiếp đến văn bản hợp đồng trên hệ thống hay các tiện ích văn phòng như thảo luận, ghi chép,...
Ngoài ra phần mềm quản lý văn bản của 1C còn gây ấn tượng với người dùng nhờ khả năng tích hợp với các giải pháp khác, và đặc biệt là tính cá nhân hóa màn hình làm việc, linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu người dùng giúp họ thoải mái làm việc trong không gian được thiết kế dành riêng cho mình.
Khi sử dụng một phần mềm mới, nhiều doanh nghiệp thường bối rối trước sự thay đổi quá nhanh và lo lắng khi phải giải quyết một lượng lớn văn bản còn tồn đọng ở dạng giấy tờ. Tuy nhiên với khả năng mã vạch hóa văn bản giấy tờ, vấn đề này của các doanh nghiệp hoàn toàn được giải quyết với 1C:Document Management.
