Hướng dẫn lập Báo cáo Tài chính (Phần 2)

(Lập BCTC) tiếp theo: Kiểm soát chứng từ:

-          Đối với TK 112: Chứng từ kẹp vào TK này chủ yếu là Ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, giấy báo có, biên lai, hóa đơn đơn thu phí…của Ngân hàng.

           + Đối với UNC thanh toán cho các hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ thông thường có ngày khác với ngày Hóa đơn, nó là chứng từ chứng minh thanh toán không dùng tiền mặt nên không để mất hay thất lạc.Khi hóa đơn về chúng ta hạch toán theo hóa đơn và kẹp chứng từ hạch toán đó với hóa đơn., ngoài ra còn có biên bản giao nhận hàng, phiếu NK.  Khi có UNC  và giấy báo nợ của NH đã thanh toán thì phô-tô hóa đơn kẹp vào UNC  cùng giấy báo nợ để tránh việc phải tìm hóa đơn gốc khi ta không nhớ. Đối với các hợp đồng mà thời gian cung cấp hàng hóa dài, nhiều hóa đơn thì mỗi một lần thanh toán chúng ta cũng kẹp như trên để tránh vc lẫn giữa các lần thanh toán.

Các hợp đồng và thanh lý hợp đồng mình để riêng không kẹp vào UNC.

• Đối với giấy báo có: Khi có giấy báo có (  phát sinh các khoản phải thu của khách hàng là chủ yếu, các khoản thu khác ít) chúng ta căn cứ nội dung để hạch toán và cũng kẹp chứng từ hạch toán với giấy báo có.
• Đối với giấy báo nợ về thu phí của NH kẹp chung với chứng từ hạch toán và biên lai ( hóa đơn thu phí)
  
• Cuối tháng, năm yêu cầu ngân hàng in sao kê và biên bản đối chiếu số dư.
  

-          Đối với TK 131, 331 ( phải thu, phải trả khách hàng), Tài khoản này cũng lắm rắc rối nếu không có chứng từ chứng minh đã cung cấp hàng hóa dịch vụ nhưng khách hàng chưa thanh toán, hoặc chứng từ chứng minh đã mua hàng nhưng chưa thanh toán cho nhà cung cấp. Do vậy ngoài hóa đơn đã giao cho khách hàng, hóa đơn đã nhận của nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ thì cần có hợp đồng, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho biên bản giao hàng  và đặc biệt tại thời điểm cuối năm phải có biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên. Nếu thiếu nhiều chứng từ kế trên tại thời điểm 31/12 và đến thời điểm thanh tra mà chưa có thì  cơ quan thuế có thể quy vào hành vi mua, bán Hóa đơn.

TK này cũng được kẹp với bảng tổng hợp công nợ, biên bản đối chiếu công nợ của từng khách hàng, sổ chi tiết công nợ với từng khách hàng.

-          Đối với TK 133 và 3331 (đã nói ở phần trước)

-         TK 142,242 và 153: Tài khoản 142 và 242 liên quan đến  TK 153, ngoài giá trị phân bổ hợp lý theo thời gian dựa vào quy định của Luật ( hiện nay ccdc phân bổ ko quá 3 năm theo TT 78) thì cần có chứng từ chứng minh số liệu đã phân bổ vào chi phí.

+ Bảng phân bổ CCDC đã được ký và đóng dấu. Hồ sơ CCDC như thẻ CCDC, sổ theo dõi CCDC, hóa đơn pho to kẹp vào bảng phân bổ ( mình làm vậy để đỡ phải tìm khi thuế kiểm tra), biên bản giao CCDC cho người quản lý sử dụng ( nếu đc giao riêng)

+ Cuối năm phải có biên bản kiểm kê CCDC

Nếu không có các chứng từ trên thì cũng dễ bị loại chi phí  và dễ bị thuế  đặt dấu hỏi và có thể yêu cầu kiểm tra thực tế CCDC. ( rất nhiều trường hợp xin hóa đơn máy tính, bàn ghế…bị loại chi phí và bị phạt)

-          Lập BCTC (phần 5):

+ Đối với các TK 152,156 cần có đủ hóa đơn, phiếu nhập kho, xuất kho,  hợp đồng mua bán, thanh lý hợp đồng,  chứng từ thanh toán qua NH, với 156 khi xuất hàng phải có hóa đơn, tồn kho thực tế luôn bằng với sổ kế toán. Một số bạn chưa rõ, khi bán hàng cho cá nhân, hoặc những đơn vị không lấy hóa đơn nên ko viết hóa đơn dẫn đến sổ kế toán tồn nhiều hàng hóa nhưng thực tế ko còn hoặc tồn thấp hơn nhiều so với sổ kế toán, khi kiểm tra cơ quan thuế sẽ khép lỗi cố tình trốn thuế VAT đầu ra và TNDN.

Với TK 152: Đảm bảo mọi vật tư xuất dùng cho SX phải có phiếu xuất kho, cần có yêu cầu hoặc đề nghị cấp vật tư của bộ phận SX, một số đơn vị còn căn cứ định mức tiêu hao vật tư, căn cứ dự toán, căn cứ vào kế hoạch SX để xuất vật tư.  Khi kết chuyển TK 621 sang TK 154 phải căn cứ số lượng vật tư dùng thực tế dựa trên biên bản kiểm đếm vật tư, số không dùng hết nhập lại kho, một số bạn cứ xuất vật tư bao nhiêu là kết chuyển từ 621 sang 154 bấy nhiêu, khi cơ quan kiểm tra hỏi cơ sở kết chuyển thì ko giải trình đc.

Một số DN bị loại chi phí vật tư vì sử dụng vật tư quá định mức kỹ thuật, vật tư nhập kho ko có hóa đơn chứng từ, mua hàng trả chậm ko thanh toán cũng ko có hợp đồng, ko có biên bản đối chiếu công nợ, thời hạn nợ kéo dài, tại thời điểm kiểm tra ko có hồ sơ chứng minh đã mua vật tư…

+ Đối với TK 154. TK này được tập hợp chi phí từ việc kết chuyển các tk 621,622,623 và 627 sang. Thông thường tổng phát sinh nợ TK 154 sẽ bằng tổng phát sinh có của các TK 621,622,623 và 627. Khi kết chuyển từ 154 sang 155 hoặc 632 đều phải căn cứ vào giá trị thành phẩm nhập kho hoặc giá trị khối lượng sản phẩm hoàn thành. Đặc biệt với các DN xây dựng thì mở TK 154 chi tiết cho từng công trình. Cơ quan thuế kiểm tra TK này khá kỹ vì nó liên quan đến thành phẩm bán ra và tất nhiên là liên quan đến doanh thu và hóa đơn.

+ Đối với TK 211 và 214: Khi trích khấu hao cần tuân thủ theo đúng quy định ( thông tư 45), Tài sản cố định phải có hóa đơn mua vào, có sổ và thẻ theo dõi TS và thực sự tham gia vào SXKD và mang lại lợi ích cho DN, đặc biệt là bắt buộc phải có bảng trích khấu hao cho từng TSCĐ được ký và đóng dấu. Một số Cty nhỏ kiểu gia đình khi mua đồ dùng gia đình cứ lấy hóa đơn tên Cty để khấu trừ thuế và tăng chi phí, hầu hết bị loại, bị truy thuế và bị phạt vấn đề này.

Lưu ý với các bạn mới đi làm cho các cty nhỏ có xe ô tô 4-9 chỗ, khi kiểm tra khấu hao cho oto thường kiểm tra luôn các chi phí liên quan như xăng xe, có trường hợp định mức tiêu thụ nhiên liệu chỉ 7-8 lít/100km nhưng hóa đơn xăng dầu lên tới 20L/100km hoặc xe phải chạy 1 ngày cả 1000km quanh HN mới tiêu thụ hết nhiên liệu. Những trường hợp như vậy vừa bị loại chi phí, vừa bị truy thu thuế và bị phạt hành vi mua hóa đơn.

Mình chỉ nói cách kiểm tra, kiểm soát một số TK trọng yếu để các bạn tham khảo thêm. Tiếp theo mình sẽ nói cách lập bảng CĐKT và LCTT ( còn nữa)

-          Lập BCTC ( phần 6).
3/ Bước 3: Lập BCTC ( phần 7) : Lập bảng CĐKT

Sau khi kiểm tra các bước từ phần 1 đến phần 6 mình nói ở trên thì tiến hành lập bảng CĐKT. Về kết cấu bảng CĐKT mình ko nói nữa vì có mẫu chung, mình chỉ nói lấy số liệu ở sổ cái hoặc bảng CĐPS vào bảng CĐKT. Trên bảng CĐKT các chỉ tiêu có dấu * là ghi số âm.

Nguồn: sưu tầm