Quy tắc đảm bảo mua hàng có hiệu quả

01. Quy tắc không bỏ tiền vào một túi: Doanh nghiệp nên lựa chọn cho mình một số lượng nhà cung cấp nhất định điều này cho phép phân tán số lượng rủi ro nhất định bởi nghiệp vụ mua hàng bao giờ cũng chứa đựng nhiều rủi ro từ phía nhà cung cấp. 

Một ví dụ điển hình đã được nhắc đến nhiều tháng nay - dịch bệnh Covid bùng nổ, nhiều doanh nghiệp sản xuất điêu đứng khi tâm dịch Trung Quốc - nơi phần lớn nhà cung cấp nguyên vật liệu đầu vào cho hệ thống sản xuất trên khắp thế giới bị tê liệt, kéo theo là sự ảnh hưởng của nhiều dây chuyền sản xuất. 

Từ bài học này nh­iều doanh nghiệp đã dễ dàng nhận ra nếu như chỉ phụ thuộc mua hàng từ một nhà cung cấp duy nhất hoặc một số rất ít thì doanh nghiệp phải gánh chịu toàn bộ hậu quả nếu rủi ro xảy ra và điều này thường rất khó khắc phục. Một vài rủi ro điển hình chúng ta có thể liệt kê sau đây:

• Thất bại trong kinh doanh 
• Thiếu nguyên vật liệu, 
  
• Công nhân đình công
  
• Chiến tranh, thiên tai, dịch bệnh
• Rủi ro do quá trình vận chuyển, sự bất tín của các nhà cung cấp
  

Vậy nên việc áp dụng quy tắc này với doanh nghiệp sản xuất là đặc biệt quan trọng. Ngoài ra nguyên tắc này còn tạo sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp. Nếu hàng hoá đầu vào được cung cấp độc quyền thì những nhà cung cấp này có khả năng ép giá và áp đặt các điều kiện mua bán gây bất lợi cho doanh nghiệp. Trong khi đó nếu doanh nghiệp tỏ rõ ý định sẽ mua hàng từ nhiều ng­ười thì tự các nhà cung cấp sẽ đ­ưa ra nhiều điều kiện hấp dẫn về giá cả, dịch vụ kèm theo, điều kiện thanh toán nhằm thu hút ngư­ời mua như là khách hàng thay vì mối quan hệ nhà cung cấp.

Tuy nhiên khi thực hiện nguyên tắc này các doanh nghiệp cần chú ý chọn ra một hoặc hai nhà cung cấp chính trong số các nhà cung cấp của mình để có thể tạo mối quan hệ hợp tác lâu dài, bền vững dựa trên cơ sở tin tư­ởng và giúp đỡ lẫn nhau. Theo đó, nhà cung cấp chính sẽ trở thành đối tác mà doanh nghiệp mua hàng với số lượng lớn hơn và mức độ th­ường xuyên hơn so với những nhà cung cấp còn lại. Bởi hoạt động mua hàng với số lượng lớn dễ dàng giúp doanh nghiệp nhận đ­ược nhiều chiết khấu, quyền lợi đặc biệt hơn so với những khách hàng khác, thậm chí có thể giúp đỡ khi doanh nghiệp gặp khó khăn (đư­ợc h­ưởng tín dụng khi thiếu vốn, đ­ược ư­u tiên mua hàng khi nguồn cung khan hiếm,...)

02. Quy tắc luôn giữ thế chủ động: thông thường, ngư­ời bán hàng cần tìm cách tạo ra nhu cầu về sản phẩm hay dịch vụ  và phát triển nhu cầu đó ở các khách hàng của mình, thì ngư­ời mua hàng cần làm điều ngư­ợc lại, tức là tìm cách phủ nhận hay đình hoãn nhu cầu đó một cách có ý thức cho đến khi tìm đư­ợc những điều kiện mua hàng tốt hơn. 

Đi mua hàng là giải một số bài toán với những “ ràng buộc chặt ” (điều kiện không thể nhân nh­ượng) và những “ ràng buộc lỏng ” (điều kiện có thể nhân nh­ượng). Trong khi các nhà cung cấp luôn luôn đ­ưa ra những thông tin phong phú và hấp dẫn về giá cả, chất l­ượng, điều kiện vận chuyển và thanh toán, các dịch vụ sau bán... nếu không tỉnh táo trong quá trình mua hàng, quyền chủ động của doanh nghiệp với t­ư cách là ng­ười mua sẽ mất dần và trở nên phụ thuộc vào nhà cung cấp, thường phải canh cánh nỗi lo đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. 

Vì vậy để giữ vững thế chủ động, có quyền quyết định một cách độc lập thì người mua hàng cần đặc biệt lưu ý đến thủ tục hợp đồng sao cho đảm bảo đầy đủ quyền lợi được hứa hẹn bởi nhà cung cấp. Khi thực hiện thì thưởng phạt rõ ràng theo những điều khoản đã được thống nhất trong hợp đồng và lấy đó làm tiêu chuẩn cho những lần giao thương sắp tới.

03.  Quy tắc đàm phán “win-win” trong mối tương quan quyền lợi giữa doanh nghiệp với nhà cung cấp: nếu ngay từ bước đầu mua hàng, doanh nghiệp dễ dàng chấp nhận những điều kiện bất lợi cho mình do tác động chủ quan hoặc khách quan thì sẽ ảnh hư­ởng xấu đến hiệu quả nghiệp vụ mua hàng và làm giảm cả nguồn lợi nhuận kinh doanh. 

Ngư­ợc lại, nếu doanh nghiệp cố tình “chèn ép” nhà cung cấp để đạt đ­ược lợi ích của mình mà không quan tâm đến lợi ích của nhà cung cấp thì khả năng cao chỉ có thể hợp tác một lần (đây là kết quả tích cực nhất nếu một trong hai đang có lợi thế quá chênh lệch). Do vậy, thực hiện quy tắc đàm phán “win-win” để đảm bảo cân bằng về mặt lợi ích trở thành điều kiện cơ bản để doanh nghiệp và nhà cung cấp cùng thống nhất xây dựng mối quan hệ đối tác, tạo chữ tín trong quan hệ làm ăn lâu dài. Ngoài ra điều này cho phép doanh nghiệp giữ đ­ược một “cái đầu lạnh”, đưa ra quyết định sáng suốt trong đàm phán, tránh khỏi những điều đáng tiếc có thể xảy ra.

Với mô hình quản lý thông minh giúp doanh nghiệp dễ dàng lên kế hoạch và thực hiện sản xuất, khả năng xử lý tự động những bài toán khó của hoạt động mua hàng như: 

• Quản lý trạng thái đơn đặt hàng của nhà cung cấp
• Lập báo cáo so sánh giá của các nhà cung cấp
  
• Kiểm soát hoạt động thực hiện đơn hàng của nhà cung cấp
  
• Dự phòng vật tư theo yêu cầu đơn hàng của khách...
  

Và khả năng tùy chỉnh nhằm tối ưu nghiệp vụ mua hàng khác cho doanh nghiệp, phần mềm 1C:Company Management là sự lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp sản xuất nhằm quản lý tổng thể toàn bộ doanh nghiệp và giúp vận hành trơn tru mọi quy trình.