TONMAT Group - Câu chuyện thành công

Mục tiêu của dự án

• Việc nhận thấy sự cần thiết và sự lớn dần của doanh nghiệp, công ty TONMAT quyết định đưa hệ thống 1C:Document Management vào triên khai để quản quản lý lưu trữ tất cả các văn bản và tối ưu hóa tất cả quy trình ISO 9001:2015.
• Hợp nhất toàn bộ văn bản và lữu trữ tập trung trong một cơ sở dữ liệu.
  
• Đẩy nhanh quy trình công việc giữa các đại lý, nhà máy với văn phòng trung tâm để nâng cao hiệu quả kinh doanh
  

Thực trạng

• Văn bản, tài liệu, hợp đồng được lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, không có tính logic, mất mát thông tin khi nhân viên nghỉ việc.
• Nhiệm vụ giao rời rạc trên E-mail, Zalo, Skype.
  
• Không kiểm soát được Nhiệm vụ nào Đã thực hiện, Đang thực hiện và Chưa thực hiện?
  
• Không biết được Nhiệm vụ sắp đến Deadline?, Ai thường xuyên quá Deadline?
  
• Chưa tối ưu được tốc độ xử lý công việc, đánh giá không minh bạch, theo cảm tính.
  
• Nhân viên không theo dõi được các loại đề xuất như Hồ sơ, Tờ trình, Văn bản của tôi đã được phê duyệt chưa? Có vướng mắc gì không? Ai đang phê duyệt.
  
• Lãnh đạo tốn nhiều thời gian phê duyệt và không phê duyệt kịp thời khi vắng mặt tại văn phòng hoặc đi công tác?
  
• Tốn nhiều chi phí chuyển phát hồ sơ trình ký, mất nhiều thời gian di chuyển để trình ký hồ sơ.
  

Giải pháp áp dụng

Trong quá trình nghiên cứu và tìm hiểu thị trường, TONMAT bắt tay với 1C Việt Nam đưa giải pháp 1C:Document Management vào triển khai cho toàn tập đoàn với quy mô hơn 200 nhân sự tại các chi nhánh trên 63 tỉnh thành.

Kết quả sau khi triển khai

• 1C:Document Management - hỗ trợ Tonmat Group rất nhiều trong việc vận hành và quản lý. Mặc dù đã có ISO 9001:2015 tuy nhiên trước khi chưa có phần mềm 1C thì chúng tôi vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong việc quản lý, thông tin nằm rải rác khắp nơi từ Email đến Chat, trên một tờ giấy nào đó. Từ khi đưa 1C:Document Management vào vận hành thì mọi quy trình trở lên sống động, minh bạch. Tốc độ luân chuyển giấy tờ không còn bất kỳ một rào cản nào nữa và tất cả mọi người đều cảm thấy sự thay đổi này.
• Đội ngũ tư vấn, triển khai rất chuyên nghiệp và chu đáo. Mọi vấn đề được bàn thảo rất kỹ và luôn có vài phương án để lựa chọn
  
• Về phần mềm nhìn chung rất ổn định, hiệu suất hệ thống xử lý nhanh, ứng dụng được nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server, PostgreSQL, Linux, Oracle...
  
• Đặc biệt, phần quy trình có tính mở và linh động, có sẵn nhiều loại điều kiện như hạn mức tài chính, vai trò, số ngày nghỉ phép, cho phép thiết lập n điều kiện lồng ghép điều kiện. TONMAT có thể tự xây dựng khi có quy trình (thêm mới) được ban hành và sửa những quy trình (cũ) đã xây dựng mà không cần sự hỗ trợ của nhà cung cấp 1C.
  
• Ngoài giải pháp 1C:Document Management, TONMAT đang triển khai song song các giải pháp khác của 1C như 1C:HRM&PAYROLL, 1C:FINANCE&ACCOUTING và ERP với 1C Việt Nam để xây dựng thành một hệ sinh thái chuyển đổi số cho Tập đoàn.
  

Xem thêm

Nhận xét trực tiếp của khách hàng khi đang sử dụng 1C:Document Management

Các câu chuyện thành công khi áp dụng 1C:Document Management

Workshop Quản lý văn bản - Hỏi & Đáp