VNPAY Company - Câu chuyện thành công

Mục đích chính dự án

Mục đích chính của dự án quản lý tập trung tất cả các loại hợp đồng và văn bản, phê duyệt và tra cứu thông tin kịp thời ở mọi lúc mọi nơi. Hỗ trỡ lãnh đạo lập báo cáo doanh thu một cách nhanh chóng và thuận lợi. Tự động hóa cũng như tối ưu các quy trình quản lý trong doanh nghiệp.

Thực trạng

• Hợp đồng, văn bản được lưu trữ rời rạc trên các ổ đĩa máy tính cá nhân, mất mát thông tin khi luân chuyển nhân viên hoặc nghỉ việc.
• Khó khăn theo dõi hợp đồng đã hết hiệu lực hay chưa? hợp đồng này được liên kết với những loại văn bản nghiệm thu, thanh lý nào?
  
• Ban lãnh đạo khó khăn trong việc thống kê giá trị doanh thu theo từng cá nhân/bộ phận.
  
• Nhân viên khó khăn trong việc theo dõi hợp đồng, hồ sơ, tờ trình, văn bản của mình đã được phê duyệt chưa? Có vướng mắc gì không? hiện tại Ai đang phê duyệt.
  
• Tốn nhiều chi phí in ấn, văn phòng phẩm, có nhiều phiên bản tài liệu khác nhau (v1, v2, …Vn), không biết do ai sửa, sửa nội dung gì?
  

Lựa chọn giải pháp

• Tháng 7 năm 2018, VNPAY quyết định thành lập ban dự án tái cấu trúc trong việc lưu giữ và bảo mật thông tin tập trung như các loại hợp đồng, văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ, điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công việc và phát triển kinh doanh.
• 1C:Document Management là giải pháp được lựa chọn để triển khai quản lý các hợp đồng, văn bản hiện tại và số hóa toàn bộ hợp đồng đã ký với khách hàng kể từ khi thành lập công ty cho đến nay, lưu giữ tập trung tất cả các tài liệu và biểu mẫu văn bản theo tiêu chuẩn nội bộ công ty.
  

Kết quả đạt được

• Sau 2 tháng triển khai kể từ ngày ký kết hợp đồng, hệ thống đã đi vào hoạt động đúng yêu cầu của VNPAY, không chiếm nhiều thời gian triển khai và tiết kiệm được nhiều khoản chi phí như văn phòng phẩm, mực in, kho bãi, tất cả thông tin được lưu trữ an toàn và tính bảo mật cao, hàng tháng hỗ trợ lãnh đạo thống kê được số lượng hợp đồng đã ký, giá trị hợp đồng theo kỳ quý/tháng/năm, giải quyết được tất cả các vấn đề khó khăn hiện tại.
• Đặc biệt, phần mềm có công cụ nhắc khi hợp đồng sắp hết hạn, quá hạn, liên kết hợp đồng với các phụ lục, thanh lý, trước và sau, một tiện ích khác là hỗ trợ tìm kiếm tra cứu thông tin nhanh mà không cần phải liên hệ bộ phận lưu trữ để xem bản gốc.
  

Xem thêm

Nhận xét trực tiếp của khách hàng khi đang sử dụng 1C:Document Management

Các câu chuyện thành công khi áp dụng 1C:Document Management

Workshop Quản lý văn bản - Hỏi & Đáp