Việc quản lý hợp đồng bao gồm việc quản lý tất cả các dạng hợp đồng của doanh nghiệp theo từng dự án và lĩnh vực hoạt động tương ứng.
DANH SÁCH HỢP ĐỒNG
Quản lý hợp đồng sẽ quản lý tất cả các loại Hợp đồng của Doanh nghiệp theo từng Dự án, theo Lĩnh vực hoạt động
- Tính năng ghi nhận hợp đồng đi nhiều thuộc tính hợp đồng và nhiều dạng tệp đính kèm
- Tạo bản dự thảo, các cấp sửa trực tiếp trên chương trình, phê duyệt hợp đồng
- Quản lý được giá trị, tiền tệ, giai đoạn thanh toán, xuất hóa đơn...
- Quản lý thời hạn hiệu lực của hợp đồng, tự động gia hạn khi Hợp đồng hết hiệu lực
- Quy trình luân chuyển đến các cấp trưởng phòng, ban lãnh đạo phê duyệt và phát hành
- Tự động tạo ra phiên bản mới và lưu phiên bản cũ nếu có người khác hiệu chỉnh, lưu vết lịch sử do ai sửa, nội dung, thời gian sửa
- So sánh sự khác biệt giữa phiên bản cũ và phiên bản mới do người khác sửa
- Tự động sinh số ký hiệu hợp đồng, hỗ trợ tính năng chọn số (giữ số)
- Liên kết hợp đồng với các loại văn bản khác
- Cho phép thu hồi hoặc hủy bỏ trong trường hợp chuyển nhầm hoặc cần sửa lại nội dung
- Cho phép xin gia hạn thời gian nếu Deadline gần đến hạn
- Phân quyền truy cập theo từng loại hợp đồng, độ mật, tuyệt đối an toàn bảo mật thông tin
- Thông báo nhiệm vụ qua Email, App Mobile, SMS...
- Khả năng tích hợp máy Scan, máy in và nhiều thiết bị khác
QUY TRÌNH XỬ LÝ HỢP ĐỒNG
1. Soạn thảo Hợp đồng
- Nhân viên tạo bản dự thảo theo mẫu
- Người soạn bản dự thảo chuyển quy trình lên Trưởng phòng thống nhất nội dung
2. Trình Lãnh đạo phòng hoặc các cấp liên quan thống nhất nội dung
- Trưởng phòng có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở hợp đồng ra soạn trực tiếp
- Trưởng phòng có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt
- Trưởng phòng có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo
- Trưởng phòng có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận
3. Trình Ban giám đốc phê duyệt (ký)
- Ban lãnh đạo có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở hợp đồng ra soạn trực tiếp
- Ban lãnh đạo có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt
- Ban lãnh đạo có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo trước khi duyệt
- Ban lãnh đạo có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận hoặc không thuộc thẩm quyền
- Ban lãnh đạo có thể theo dõi lịch sử các cấp đã duyệt trước đó trước khi duyệt
4. Đăng ký số hợp đồng đi và phát hành
- Chương trình tự động cấp số hợp đồng theo bộ đánh số riêng từng đơn vị, có thể giữ số
- Phân quyền cấp số theo từng cá nhân, khi cấp số tự động chèn số vào file hợp đồng dạng Word
- Chuyển bộ phận văn thư hoặc bộ phận Sale chuyển cho khách hàng
5. Lưu trữ vào hồ sơ
- Bộ phận văn thư hoặc các bộ phận soạn thảo lưu trữ hợp đồng gốc vào hồ sơ
- Chương trình có chỉ ra nơi lưu như hộp số, ngăn kệ, địa chỉ kho lưu trữ bản gốc
BÁO CÁO ĐA DẠNG & TRA CỨU DỄ DÀNG
- Thống kê số lượng hợp đồng theo từng loại hợp đồng, theo tháng, quý, năm...
- Báo cáo kết quả và giá trị của hợp đồng
- Báo cáo thời hạn hiệu lực của hợp đồng
- Kiểm soát tiến độ xử lý và quá trình xử lý hợp đồng đối với từng cấp lãnh đạo hoặc cá nhân
- Theo dõi trạng thái hợp đồng đã xử lý, chưa xử lý và đang xử lý, đang bị tắc ở đâu
- Dễ dàng tùy chỉnh theo biểu mẫu báo cáo của khách hàng
- Dễ dàng nhận biết hợp đồng nào đã được phát hành, phát hành vào thời gian nào
- Hỗ trợ tìm kiếm hợp đồng theo nhiều tiêu chí và điều kiện lọc khác nhau, tìm kiếm toàn văn