1C:Document Management - Quản lý văn bản đi

Danh sách văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao, văn bản nội bộ, văn bản mật) được phát hành đi từ cơ quan, đơn vị hoặc doanh nghiệp

• Tính năng ghi nhận văn bản đi nhiều thuộc tính văn bản và nhiều dạng tệp đính kèm
• Tạo bản dự thảo, các cấp sửa trực tiếp trên chương trình, phê duyệt văn bản
  
• Quy trình luân chuyển đến các cấp trưởng phòng, ban lãnh đạo phê duyệt và phát hành
  
• Tự động tạo ra phiên bản mới và lưu phiên bản cũ nếu có người khác hiệu chỉnh, lưu vết lịch sử do ai sửa, nội dung, thời gian sửa
  
• So sánh sự khác biệt giữa phiên bản cũ và phiên bản mới do người khác sửa
  
• Tự động sinh số ký hiệu văn bản, hỗ trợ tính năng chọn số (giữ số)
  
• Cho phép thu hồi hoặc hủy bỏ trong trường hợp chuyển nhầm hoặc cần sửa lại nội dung
  
• Phân quyền truy cập theo từng loại văn bản, độ mật, tuyệt đối an toàn bảo mật thông tin
  
• Thông báo nhiệm vụ qua Email, App Mobile, SMS...
  
• Khả năng tích hợp máy Scan, máy in và nhiều thiết bị khác
  

Quy trình xử lý văn bản đi

1. Soạn thảo văn bản đi: Nhân viên tạo bản dự thảo theo mẫu; Người soạn bản dự thảo chuyển quy trình lên Trưởng phòng thống nhất nội dung
2. Trình Lãnh đạo phòng hoặc các cấp liên quan thống nhất nội dung: Trưởng phòng có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở văn bản ra soạn trực tiếp (1); Trưởng phòng có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt (2); Trưởng phòng có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo (3); Trưởng phòng có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận (4).
   
3. Trình Ban giám đốc phê duyệt (ký): Ban lãnh đạo có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở văn bản ra soạn trực tiếp (1); Ban lãnh đạo có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt (2); Ban lãnh đạo có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo trước khi duyệt (3); Ban lãnh đạo có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận hoặc không thuộc thẩm quyền; Ban lãnh đạo có thể theo dõi lịch sử các cấp đã duyệt trước đó trước khi duyệt (4)
   
4. Đăng ký số văn bản đi và phát hành: Chương trình tự động cấp số văn bản đi theo bộ đánh số riêng từng đơn vị, có thể giữ số (1); Phân quyền cấp số theo từng cá nhân, khi cấp số tự động chèn số vào file văn bản dạng Word (2); Chuyển bộ phận văn thư phát hành đi cho các đơn vị thành viên hoặc ra ngoài (3).
   
5. Lưu trữ vào hồ sơ: Bộ phận văn thư hoặc các bộ phận soạn thảo lưu trữ văn bản gốc vào hồ sơ; Chương trình có chỉ ra nơi lưu như hộp số, ngăn kệ, địa chỉ kho lưu trữ bản gốc
   

Báo cáo đa dạng, tra cứu dễ dàng

• Thống kê số lượng văn bản theo từng dạng văn bản, theo tháng, quý, năm...
• Kiểm soát tiến độ xử lý và quá trình xử lý văn bản đối với từng cấp lãnh đạo hoặc cá nhân
  
• Theo dõi trạng thái văn bản đã xử lý, chưa xử lý và đang xử lý, đang bị tắc ở đâu
  
• Dễ dàng tùy chỉnh theo biểu mẫu báo cáo của khách hàng
  
• Dễ dàng nhận biết văn bản nào đã được phát hành, phát hành vào thời gian nào.
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản theo nhiều tiêu chí và điều kiện lọc khác nhau, tìm kiếm toàn văn