1C:Document Management - Quản lý văn bản nội bộ

Danh sách văn bản nội bộ

Văn bản nội bộ là tất cả các văn bản do cơ quan/doanh nghiệp ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan/doanh nghiệp đó.

• Tính năng ghi nhận văn bản nội bộ đi nhiều thuộc tính văn bản nội bộ và nhiều dạng tệp đính kèm
• Tạo bản dự thảo, các cấp sửa trực tiếp trên chương trình, phê duyệt văn bản nội bộ
  
• Quản lý được giá trị, tiền tệ, giai đoạn thanh toán, xuất hóa đơn...
  
• Quản lý thời hạn hiệu lực của văn bản nội bộ, tự động gia hạn khi văn bản nội bộ hết hiệu lực
  
• Quy trình luân chuyển đến các cấp trưởng phòng, ban lãnh đạo phê duyệt và phát hành
  
• Tự động tạo ra phiên bản mới và lưu phiên bản cũ nếu có người khác hiệu chỉnh, lưu vết lịch sử do ai sửa, nội dung, thời gian sửa
  
• So sánh sự khác biệt giữa phiên bản cũ và phiên bản mới do người khác sửa
  
• Tự động sinh số ký hiệu văn bản nội bộ, hỗ trợ tính năng chọn số (giữ số)
  
• Liên kết các loại văn bản với nhau để biết những văn bản nào hết hiệu lực và văn bản liên quan văn bản nào
  
• Cho phép thu hồi hoặc hủy bỏ trong trường hợp chuyển nhầm hoặc cần sửa lại nội dung
  
• Cho phép xin gia hạn thời gian nếu Deadline gần đến hạn
  
• Phân quyền truy cập theo từng loại văn bản nội bộ, độ mật, tuyệt đối an toàn bảo mật thông tin
  
• Thông báo nhiệm vụ qua Email, App Mobile, SMS...
  
• Khả năng tích hợp máy Scan, máy in và nhiều thiết bị khác
  

Quy trình xử lý văn bản nội bộ

1. Soạn thảo Văn bản

• Nhân viên tạo bản dự thảo theo mẫu
• Người soạn bản dự thảo chuyển quy trình lên Trưởng phòng thống nhất nội dung
  

2. Trình Lãnh đạo phòng hoặc các cấp liên quan thống nhất nội dung

• Trưởng phòng có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở văn bản ra soạn trực tiếp
• Trưởng phòng có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt
  
• Trưởng phòng có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo
  
• Trưởng phòng có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận
  

3. Trình Ban giám đốc phê duyệt (ký)

• Ban lãnh đạo có thể cho ý kiến bằng Comment hoặc mở văn bản ra soạn trực tiếp
• Ban lãnh đạo có thể giao nhiệm vụ con (rẽ nhánh) yêu cầu người khác kiểm tra trước khi duyệt
• Ban lãnh đạo có thể đặt câu hỏi, chat nội bộ để hỏi trực tiếp người soạn thảo trước khi duyệt
• Ban lãnh đạo có thể ủy quyền hoặc chuyển hướng cho người khác phê duyệt nếu bận hoặc không thuộc thẩm quyền
• Ban lãnh đạo có thể theo dõi lịch sử các cấp đã duyệt trước đó trước khi duyệt

4. Đăng ký số văn bản đi và phát hành

• Chương trình tự động cấp số văn bản theo bộ đánh số riêng từng đơn vị, có thể giữ số
• Phân quyền cấp số theo từng cá nhân, khi cấp số tự động chèn số vào file văn bản dạng Word
  
• Chuyển bộ phận văn thư hoặc bộ phận Sale chuyển cho khách hàng

5. Lưu trữ vào hồ sơ

• Bộ phận văn thư hoặc các bộ phận soạn thảo lưu trữ văn bản gốc vào hồ sơ
• Chương trình có chỉ ra nơi lưu như hộp số, ngăn kệ, địa chỉ kho lưu trữ bản gốc
  

Báo cáo đa dạng, tra cứu dễ dàng

• Thống kê số lượng văn bản nội bộ theo từng loại văn bản nội bộ, theo tháng, quý, năm...
• Kiểm soát tiến độ xử lý và quá trình xử lý hợp đồng đối với từng cấp lãnh đạo hoặc cá nhân
  
• Theo dõi trạng thái hợp đồng đã xử lý, chưa xử lý và đang xử lý, đang bị tắc ở đâu
  
• Dễ dàng tùy chỉnh theo biểu mẫu báo cáo của khách hàng
  
• Dễ dàng nhận biết văn bản nội bộ nào đã được phát hành, phát hành vào thời gian nào.
  
• Hỗ trợ tìm kiếm văn bản nội bộ theo nhiều tiêu chí và điều kiện lọc khác nhau, tìm kiếm toàn văn