1C:Document Management - Quản lý văn bản nội bộ
Văn bản nội bộ là văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, do chính các phòng ban, trao đổi với nhau mà tạo nên hay do lãnh đạo ban hành đến toàn thể nhân viên.
Ví dụ: Chỉ thị của Tổng giám đốc yêu cầu các nhân viên của mình làm theo, Thông báo của phòng Hành chính- Nhân sự về việc nghỉ lễ Quốc khánh, Tờ trình của Phòng Kỹ thuật về việc thay thế một số trang thiết bị văn phòng,…
1C:Document Management có đầy đủ các tính năng để quản lý văn bản nội bộ. Các bước để tạo nên một văn bản nội bộ bao gồm:
Quy trình xử lý văn bản nội bộ
Bước 1: Cá nhân soạn thảo văn bản
Bước 2: Lấy ý kiến của các bên liên quan hoặc văn thư và chỉnh sửa nội dung, thể thức cho phù hợp
Bước 3: Lãnh đạo phê duyệt hoặc đưa ý kiến chỉnh sửa trực tiếp trên file. Tiếp theo văn bản được hoàn thiện, và được lãnh đạo cho chữ ký phê duyệt
Bước 4: Đăng ký phát hành văn bản nội bộ
Bước 5: Các cá nhân có liên quan tiến hành thực hiện các mô tả công việc trong văn bản.
Bước 6: Sau khi văn bản được thực hiện, văn thư lưu hồ sơ.
Báo cáo văn bản nội bộ
Trong quá trình công tác, lãnh đạo sẽ yêu cầu văn thư/ người làm hành chính báo cáo kết quả của mình với văn bản, do đó, chức năng lập báo cáo/ thống kê trên 1C:Document Management là công cụ để xem được các báo cáo thống kê với văn bản. Các báo cáo thống kê bao gồm:
- Báo cáo chung về toàn bộ văn bản với các trường: ngày tháng, số ký hiệu, trích yếu nội dung,...
- Báo cáo về trạng thái xử lý văn bản
- Báo cáo thống kê về các nhiệm vụ kèm theo văn bản
- Thống kê được số lượng văn bản theo Kỳ, Loại văn bản, Đơn vị gửi/nhận,...
Phân quyền truy cập
Hệ thống 1C:Document Management cho phép người dùng có thể phân quyền tới theo nhiều chiều. Cụ thể:
- Phân quyền đối tượng/nhóm đối tượng nào được xem, thêm, sửa, xóa thư mục văn bản
- Phân quyền thay đổi nội dung các mục tin của văn bản
- Phân quyền được thực hiện thao tác theo trạng thái của văn bản
