1. Giới thiệu công ty

Được thành lập vào năm 2019, Công ty TNHH Thương Mại Navita Việt Nam là một doanh nghiệp trẻ, chuyên nhập khẩu và phân phối độc quyền các sản phẩm của thương hiệu Navita đến từ Hungary. Với tầm nhìn “Vì một thế giới khoẻ mạnh hơn từ thiên nhiên”, các sản phẩm của công ty xoay quanh bảo vệ sức khỏe, chống lão hóa và làm đẹp từ gốc, được chiết xuất 100% từ thảo dược theo công nghệ hiện đại, tiêu chuẩn Châu Âu. 

Trong quá trình hoạt động, Navita Việt Nam đã đạt được những kết quả ấn tượng: giải thưởng “Sản phẩm vàng vì sức khoẻ cộng đồng năm 2019”; “Top 10 thương hiệu vàng Việt Nam” năm 2020;  “TOP 10 Thương hiệu tiêu biểu Châu Á Thái Bình Dương”. Hiện tại, Navita Việt Nam đang sở hữu hệ thống phân phối với hơn 90 điểm trên toàn cầu tại Anh, Đức, Thụy Điển, Hà Nội, Hồ Chí Minh,... 

2. Những khó khăn trong quy trình vận hành của công ty

Hiện tại, Navita đang tích cực mở rộng lĩnh vực kinh doanh sản phẩm chức năng chăm sóc sức khỏe người tiêu dùng. Với số lượng Đại lý và khách hàng ngày càng lớn, công ty đang gặp khó khăn trong vấn đề quản lý dữ liệu.

Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng: 

• Công ty chưa có hệ thống chăm sóc khách hàng chuyên biệt
• Khó khăn khi ghi nhận các giao tiếp với khách hàng chi tiết theo các chỉ tiêu đánh giá liên quan đến sức khỏe của khách hàng.

Đối với bộ phận bán hàng: 

• Nhân viên chưa cập nhật được tức thời mặt hàng nào đang còn hàng và số lượng tồn là bao nhiêu
• Nhân viên bán hàng khó theo dõi được lịch trình giao hàng của bộ phận vận chuyển.

Đối với bộ phận kho: 

• Một trong những khó khăn lớn nhất của bộ phận kho tại Navita Việt Nam chính là chưa thể kiểm soát được hàng hóa tồn kho theo thời gian thực. 
• Bộ phận kho mất nhiều thời gian tổng hợp nhu cầu nhập hàng.

Đối với bộ phận nhân sự:

• Quy trình tính lương của công ty vẫn đang thực hiện thủ công trên các file Excel khiến bộ phận kế toán mất nhiều thời gian tính lương hàng tháng.

3. 1C Việt Nam đồng hành cùng Navita Việt Nam trong công cuộc chuyển đổi số

Qua thời gian tìm hiểu và nhận tư vấn tối ưu quy trình từ 1C Việt Nam, ban lãnh đạo Navita Việt Nam đã quyết định lựa chọn triển khai giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp thương mại 1C:Company Management nhằm tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, giúp nhân viên giảm tải các thao tác thủ công và cải thiện hiệu suất làm việc, là tiền đề cho việc mở rộng doanh nghiệp sau này.

Thông qua triển khai giải pháp 1C:Company Management, Công ty TNHH Thương Mại Navita Việt Nam đã có thể: 

Quản lý mua hàng: 

• Giúp Navita Việt Nam chủ động lập kế hoạch nhập hàng, lên đơn đặt hàng với nhà cung cấp từ Hungary dựa trên: tồn kho tối đa, tồn kho tối thiểu,... được cập nhật theo thời gian thực trên hệ thống
• Thiết lập đơn hàng mua với nhiều trạng thái đơn hàng (Đã mở, Đang xử lý và đã đóng) với chi tiết về kế hoạch nhận hàng và lịch thanh toán nhà cung cấp

Quản lý bán hàng:

• Hệ thống giúp Navita Việt Nam kiểm soát tiến độ giao hàng theo từng đơn hàng của khách, công nợ phải thu của khách theo thời gian thực, cụ thể, nhân viên bán hàng chủ động xem được đơn hàng đang ở giai đoạn nào để trả lời với khách hàng. Với việc quản lý trên 1C:Company Management, nhân viên của Navita Việt Nam đã tiết kiệm được nhiều thời gian trao đổi, chủ động hơn trong công việc.

Quản lý quan hệ khách hàng: 

• 1C:Company Management đưa toàn bộ thông tin về khách hàng lưu trữ trên cùng một hệ thống. Nhân viên có thể dễ dàng truy cập, tìm thông tin và hỗ trợ khách hàng khi cần thiết. Nhờ phần mềm mà Navita Việt Nam có thể giảm các tình trạng nhầm lẫn, sót đơn cho khách hàng. Khi nhân viên kinh doanh làm báo cáo cũng dễ dàng tổng hợp thông tin, tiết kiệm được thời gian, công sức.
• Tự động ghi nhận cơ sở khách hàng và phân nhóm khách hàng cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp luôn nắm rõ được tình hình sức khỏe của khách hàng, từ đó đảm bảo chất lượng giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng. 

Quản lý kho bãi: 

• Toàn bộ các hoạt động nhập xuất đều được cập nhật trên hệ thống theo thời gian thực. Nhờ hệ thống, Navita Việt Nam đã có thể giảm tình trạng chênh lệch tồn kho, luôn đảm bảo được lượng hàng tồn kho theo thời gian thực để cung cấp đầy đủ thông tin cho khách hàng.
• Với chức năng cảnh báo tồn kho tối thiểu, Navita hoàn toàn chủ động trong việc nhập hàng và duy trì hàng hóa ở mức an toàn. Với các sản phẩm thuốc uống, thực phẩm chức năng, hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp quản lý chi tiết đến từng ô hàng, kệ hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát được các lô hàng quá hạn, sắp tới hạn một cách dễ dàng.

Quản trị nhân sự và tiền lương:

• Hệ thống tự động tính toán lương hành chính, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân cho nhân viên, giúp Navita Việt Nam loại bỏ các file Excel ra khỏi quy trình tính lương của doanh nghiệp

Với nhận thức và tầm nhìn rất rõ ràng của Công ty TNHH Thương mại Navita Việt Nam là “Đưa những giá trị của thiên nhiên để bảo vệ sức khoẻ bằng sự kết hợp của thảo dược, sự sáng tạo, công nghệ tiên tiến và trách nhiệm nghề nghiệp”, chuyển đổi số là một hành trình cần thực hiện cấp tốc để đáp ứng nhu cầu về sức khỏe của người dùng trong bối cảnh dịch bệnh hiện tại. Nhờ kinh nghiệm nhiều năm trong việc triển khai phần mềm quản trị cho các doanh nghiệp, cùng với việc tận dụng sự ưu việt  của nền tảng nổi tiếng thế giới 1C:Enterprise, 1C Việt Nam đã từng bước khắc phục được khó khăn ban đầu và đưa Navita Việt Nam tiến gần hơn tới mục tiêu và tầm nhìn của mình.