Docflow & Workflow Day 2019 và câu chuyện ứng dụng giải pháp quản lý văn bản, công việc trong doanh nghiệp Việt
Với sự gia tăng nhanh chóng về số lượng doanh nghiệp và ảnh hưởng từ cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 đã trở thành những động lực thúc đẩy sự phát triển của kỹ thuật, của việc ứng dụng giải pháp phần mềm trong doanh nghiệp.
Thông qua quá trình Việt hóa và triển khai sản phẩm tại thị trường trong nước, 1C Việt Nam nhận ra rằng rất nhiều doanh nghiệp còn đangvướng mắc trong việc tự động hóa quy trình, điều hành công việc và lưu trữ. Những khó khăn, vướng mắc hay sự lãng phí mà các doanh nghiệp đang gặp phải là gì? Làm thế nào để tối ưu hóa quy trình quản lý điều hành công việc, số hóa và lưu trữ tài liệu một cách khoa học và tiết kiệm chi phí? Tất cả đã được trả lời thông qua hội thảo “Docflow & Workflow – Tạo lợi thế cạnh tranh trong thời kỳ CNTT 4.0” diễn ra vào ngày 05/04/2019 tại Melia Hotel Hà Nội với sự tham gia của các đại biểu đến từ 200 doanh nghiệp hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau.
Chính phủ điện tử ảnh hưởng đến việc ứng dụng CNTT vào quản lý văn bản và công việc
Phát biểu tại hội thảo, PGS.TS. Vũ Thị Phụng – Phó Chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ cho biết, 80 – 90% các hoạt động trong cơ quan nhà nước và trong doanh nghiệp phải được thể hiện qua văn bản. Vì thế, quản lý văn bản chính là một cách hữu hiệu để quản lý công việc.
“Hiện nay, Việt Nam đang có những chủ trương và biện pháp vô cùng quyết liệt để tiến hành lộ trình chính phủ điện tử. Trong những ngày vừa qua, Chính phủ đã có hàng loạt các hoạt động, không chỉ ban hành văn bản mà còn có các hành động cụ thể như khai trương Trục liên thông văn bản quốc gia”– Bà Phụng chia sẻ.
Sự chuyển biến mạnh mẽ của cơ quan nhà nước chính là một trong những tiền đề vững chắc cho sự thay đổi của các doanh nghiệp trên cả nước. Tuy nhiên, quá trình triển khai giải pháp phần mềm cũng gặp phải một số rào cản như: Quy trình giải quyết công việc chưa được chuẩn hóa theo ISO; Nhiều doanh nghiệp chỉ coi trọng sự quan trọng của bộ tiêu chuẩn ISO; Không có quy trình quản lý văn bản chuẩn; Tính xác thực của văn bản điện tử chưa được xác nhận trong thực tế.
Sự “vắng bóng” của BPM trong triển khai giải pháp ECM
Từ năm 2013, các khái niệm BPM và ECM bắt đầu được biết đến rộng rãi tại Việt Nam. Tuy nhiên, việc áp dụng BPM vào triển khai phần mềm quản lý quy trình vẫn đang chỉ là những ý tưởng dở dang.
Theo ông Bezborodov Alexander Evgenievich – Руководитель отдела разработки программ документооборота Фирма 1С, BPM là công cụ hỗ trợ hiệu quả trong xây dựng và triển khai hệ thống quản lý quy trình của ECM.
Nói cách khác, BPM có thể ứng dụng cho doanh nghiệp hay các tổ chức có áp dụng phương pháp quản lý tiếp cận theo quá trình và đặc biệt tốt cho những doanh nghiệp có sử dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001.
Vậy thiếu BPM, giải pháp ECM liệu có hiệu quả? Sự tranh luận về việc có hay không những quy trình thống nhất trong ECM vẫn chưa đi đến hồi kết, cùng với đó là tình trạng rất nhiều doanh nghiệp đang loay hoay đi tìm một phần mềm có thể hỗ trợ việc tự động hóa quy trình, ghi nhận quy trình và phân tích hoạt động.
Tự động hóa quy trình và điều hành công việc - bước đi chiến lược trong phát triển doanh nghiệp
Theo Báo cáo mới nhất của Liên Hợp Quốc về chỉ số Chính phủ điện tử năm 2018 thì Việt Nam được xếp vào nhóm có dịch vụ công trực tuyến và chỉ số tham gia điện tử ở mức cao. Lĩnh vực số hóa của Việt Nam được đánh giá là tiềm năng và thu hút được rất nhiều sự quan tâm của doanh nghiệp nước ngoài.
Giới thiệu tại hội thảo, giải pháp 1C:Document Management được Việt hóa bởi 1C Vietnam đã thu hút được sự chú ý của đông đảo khách tham dự hội thảo bởi hệ thống tính năng và quy trình có thể đáp ứng được mọi yêu cầu của doanh nghiệp. Không dừng lại ở tình năng quản lý thông tin, phần mềm còn giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống quy trình điều hành và quản lý công việc.
Ngoài ra, đại diện của các doanh nghiệp hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: Kiểm toán, Luật, Xây dựng, IT cũng góp mặt để chia sẻ những trải nghiệm về sử dụng giải pháp 1C:Document Management.
“Nếu so với các công ty phần mềm trong nước, công nghệ của Nga nói riêng và giải pháp 1C:Document Management nói chung có tốt hơn về hiệu năng, sự tùy chỉnh và sự hỗ trợ mà sản phẩm mang lại”– Ông Đỗ Mạnh Cường – Phó giám đốc Hãng kiểm toán AASC cho biết.
“Năm 2015, khi bắt tay vào xây dựng phần mềm này, chính chúng tôi cũng chưa hiểu rõ mình cần gì và nên định hướng xây dựng phần mềm ra sao. Khởi điểm ban đầu chỉ là những hình dung hết sức mơ hồ. Trong tình hình đó, các kỹ sư của 1C Vietnam đã cùng chúng tôi biến những ý tưởng mơ hồ đó thành hiện thực và xây dựng được phần mềm Quản lý dữ liệu luật sư với đầy đủ các tính năng cần thiết. Thông thường thì ngôn từ của người dùng và nhà phát triển không khớp nhau: Nhà phát triển sẽ hướng người dùng khớp tới một hệ thống hay mô hình sẵn có thay vì phát triển theo nhu cầu của khách hàng, nhưng 1C Vietnam đã cố gắng để hiểu được chúng tôi. Họ lắng nghe, phân tích và hiểu được khách hàng cần gì” – TS.Nguyễn Danh Châu – Liên đoàn Luật sư Việt Nam
Có thể nói, ECM là một trong những câu chuyện không mới nhưng sự quan trọng của việc ứng dụng giải pháp này vào trong doanh nghiệp và nhà nước vẫn luôn là vấn đề nhức nhối. Được đánh giá là một năm “bản lề” trong tiến trình số hóa tài liệu và quản lý công việc, Docflow & Workflow Day 2019 đã phần nào mang đến những hình dung cụ thể nhất về xây dựng và triển khai quy trình trong doanh nghiệp.
Giải pháp công nghệ hôm nay nói chung và giải pháp quản lý văn bản, công việc nói riêng cần được coi như một người bạn đồng hành cùng doanh nghiệp, giúp giải quyết khó khăn cũng như tối đa hóa hiệu quả hoạt động.