Quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết nhất
Quản lý vật tư tại công trường là vấn đề mà các doanh nghiệp xây dựng rất quan tâm, bởi nếu quản lý không tốt sẽ dẫn tới dư thừa và thất thoát vật tư gây tổn thất lớn. Tại bài viết này, 1C Việt Nam sẽ giới thiệu các quy trình quản lý vật tư tại công trường chi tiết nhất.
1. Quy trình quản lý vật tư tại công trường là gì?
Quy trình quản lý vật tư tại công trường là quá trình mua sắm, phân bổ và theo dõi quá trình sử dụng vật tư so với định mức được quy định sẵn. Quy trình này bao gồm nhiều hoạt động khác nhau nhưng đều hướng tới mục tiêu chung là sử dụng vật tư hợp lý, hiệu quả tránh dẫn tới dư thừa và thất thoát vật tư.
2. Quy trình mua vật tư cho công trường
2.1. Quy trình mua vật tư
- Các đơn vị khi có nhu cầu sử dụng vật tư trong xây dựng thì cần lên kế hoạch cụ thể, tính định mức dựa trên công trình sau đó lập đề nghị mua hàng gửi phòng vật tư hoặc phòng thu mua.
- Phòng thu mua sau khi nhận được yêu cầu tiến hành lựa chọn và so sánh các nhà nhà cung cấp dựa trên tiêu chí như chất lượng, chủng loại, giá thành,..
- Sau đó phòng thu mua gửi bán đánh giá và so sánh 2 đến 3 nhà cung cấp khác nhau để Giám đốc vật tư và kế toán trưởng xem xét.
- Hình thức mua hàng được theo dạng chuyển khoản và tiền mặt. Với các đơn hàng trên 20 triệu đồng cần có thêm hợp đồng mua bán, xác nhận đặt hàng, đề nghị thanh toán hoặc đề nghị tạm ứng phù hợp với quy trình của công ty.
- Khi hàng hóa được chuyển vào kho hàng của công ty, thủ kho có trách nghiệm kiểm tra chất lượng vật tư, số lượng, thủ tục nhập kho và xuất kho để vận chuyển tới công trường
2.2 Mục đích của quy trình mua vật tư
- Mua hàng hóa đảm bảo chất lượng với giá cả phù hợp nhất
- Đảm bảo tính có sẵn và liên tục của hàng hóa, tránh tình trạng hàng không có sẵn gây gián đoạn quy trình thi công
- Duy trì mức tồn kho tối thiểu của công trình
- Mở rộng số lượng và chất lượng nhà cung cấp, từ đó tiết kiệm chi phí cho công ty, tăng cường chất lượng vật tư
3. Quy trình quản lý vật tư tại kho công trường
3.1. Quy trình vật tư tại kho
- Thủ kho có trách nghiệm chuẩn bị các điều kiện cần thiết như điều kiện kho bãi, thẻ kho,.. để tiếp nhận đơn hàng đến
- Khi vật tư được chuyển về kho, giám sát sát kho sẽ thông báo tới các bộ phận liên quan để tiến hành kiểm tra, nghiệm thu chất lượng của hàng hóa có đúng đủ theo hợp đồng không, sau đó tiến hành nhập kho
- Thủ kho hoặc người phụ trách kho tiến hành tiếp nhận các nguyên vật liệu đủ chất lượng, phân loại các vật tư không đạt yêu cầu
- Sau đó, tiến hành sắp xếp hàng hóa vào đúng nơi quy định (theo sơ đồ kho/ vị trí trong kho/ giá để vật tư) để đảm bảo khoa học, thuận tiện sử dụng, cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý
- Trên cơ sở kế hoạch thi công, giám sát kho tiến hành xuất số lượng nguyên vật liệu cho từng đội thi công theo số lượng cần thiết hàng ngày
- Giám sát kho kiểm tra số lượng kho hàng theo ngày, tuần hoặc tháng và cập nhật vào báo cáo tồn kho
- Giám sát kho cần căn cứ vào số lượng tồn kho tối thiểu của từng loại vật tư để lập kế hoạch mua hàng hóa dự trù theo tháng, quý, năm và trình Giám đốc vật tư để duyệt.
3.2. Mục đích của quy trình quản lý vật tư kho
- Tiết kiệm chi phí: quản lý kho đảm bảo việc doanh nghiệp mua đủ nguyên vật liệu phục vụ quá trình thi công, giảm thiểu chi phí lưu trữ và xử lý vật tư không cần thiết
- Tăng năng suất: việc quản lý kho vật tư đúng cách giúp quá trình thi công được trơn tru, đảm bảo các vật liệu luôn có sẵn từ đó tránh lãng phí thời gian thi công
- Lập kế hoạch mua hàng chính xác: quản lý kho vật liệu xây dựng tốt giúp doanh nghiệp lập kế hoạch nhập hàng chính xác tránh tình trạng dư thừa nguyên vật liệu làm gián đoạn quy trình thi công
4. Quy trình quản lý vật tư dư thừa
4.1. Quy trình quản lý vật tư thừa
Phế liệu luôn được sinh ra trong quá trình thi công. Các đội thi công có trách nghiệm hạn chế tối đa số lượng phế liệu phát sinh và đảm bảo số lượng trong khoảng quy định của doanh nghiệp.
- Đội thi công sẽ thông báo cho phòng vật tư để thu gom phế liệu, sau đó lập biên bản được ký kết bởi các bên liên quan và tiến hành nhập kho, quản lý
- Thủ kho có nhiệm vụ cập nhật và theo dõi số lượng phế liệu
- Căn cứ vào lượng tồn phế liệu trên kho, phòng vật tư thực hiện xuất kho phế liệu cho đơn liệu cho đơn vị mua hàng
- Tùy theo quy định, thủ kho vật tư có trách nhiệm lập báo cáo nhập và xuất kho phế liệu và gửi cho giám đốc vật tư
4.2 Mục đích của quy trình quản lý vật tư thừa
Quy trình quản lý này giúp doanh nghiệp thu gom, xuất bán hoặc tái chế các nguyên liệu không được sử dụng nữa từ đó tiết kiệm chi phí, diện tích kho.
5. Sử dụng phần mềm 1C:Company Management giúp tối ưu hóa quy trình quản lý vật tư tại công trường
Phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1C:Company Management, thích hợp áp dụng với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp được phát triển trên nền tảng công nghệ hiện đại, với các tính năng linh hoạt, có khả năng tùy chỉnh cao nhằm mang lại sự thuận tiện nhất cho người sử dụng. Đặc biệt, 1C:Company Management giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình kinh doanh, kết nối các bộ phận và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Phần mềm 1C:Company Management là giải pháp quản trị kho vật tư chuyên nghiệp, cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết và hiệu quả:
- Tự động tính toán giá vốn vật tư: Phần mềm sẽ tự động tính toán giá vốn vật tư dựa trên các thông tin nhập liệu, giúp doanh nghiệp quản lý nguồn ngân sách và tránh thất thoát.
- Tạo giới hạn tồn kho tối đa và tối thiểu: Doanh nghiệp có thể thiết lập mức tồn kho tối đa và tối thiểu của vật liệu, đảm bảo hàng hóa luôn có sẵn trong kho, tránh tình trạng thiếu hụt.
- Theo dõi tình hình xuất, nhập kho: Hệ thống sẽ theo dõi thường xuyên tình hình xuất, nhập kho, giúp kiểm soát số lượng đơn giá, số lô hàng và vị trí công trường, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt.
- Lập báo cáo tồn kho: Báo cáo sẽ ghi nhận đầy đủ sự thay đổi của số lượng nguyên vật liệu và phế liệu phục vụ cho doanh nghiệp kiểm kê kho định kỳ.
- Lưu trữ thông tin nhà cung cấp: Phần mềm sẽ lưu trữ đầy đủ các thông tin các nhà cung cấp trước đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và phân tích giá cả từ đó chọn nhà cung cấp phù hợp
Trên đây, 1C Việt Nam đã cung cấp thông tin về quy trình quản lý kho vật tư tại công trường, cũng như giới thiệu về phần mềm 1C:Company Management giúp quản lý kho hiệu quả. Hy vọng những thông tin hữu ích trên giúp công ty xây dựng quy trình quản lý vật tư công trường cho doanh nghiệp mình. Nếu công ty quan tâm tới phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể 1C:Company Management, liên hệ ngay 1C Việt Nam để được tư vấn.