Biểu đồ Pareto là gì? Quy trình tạo biểu đồ và lưu ý khi áp dụng
Biểu đồ Pareto là dạng biểu đồ được sử dụng khá phổ biến hiện nay bởi những lợi thế đối với các nhà đầu tư, doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách khai thác tối đa ưu điểm của biểu đồ này. Trong bài viết dưới đây, 1C Việt Nam sẽ mang đến các thông tin về khái niệm, vai trò của biểu đồ Pareto cũng như quy trình tạo biểu đồ Pareto đơn giản. Tham khảo ngay!
1. Biểu đồ Pareto là gì?
Biểu đồ Pareto được giới thiệu bởi Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học, triết học và xã hội học người Ý. Ông là người đầu tiên đưa ra khái niệm quy luật 80/20 về hiệu quả Pareto. Nghĩa là 80% vấn đề xảy ra bởi 20% nguyên nhân cốt lõi. Hiểu theo một cách khác thì thực thi 20% công việc giúp đạt được 80% lợi ích so với việc hoàn thành các công việc tồn đọng.
Sau đó, khái niệm đã được chuyên gia trong lĩnh vực quản lý và kiểm soát chất lượng Joseph Juran đưa vào ứng dụng. Biểu đồ Pareto được dùng chủ yếu trong lĩnh vực kinh tế, y tế.
Nguyên lý này không phải là ngẫu nhiên mà đã được nghiệm chứng qua việc phân tích hàng trăm biểu đồ của các doanh nghiệp tính đến hiện tại. Với nguyên lý này, các doanh nghiệp có thể tập trung nguồn lực vào việc giải quyết các rủi ro lớn nhất gây ra ảnh hưởng đến toàn bộ dự án. Từ đó, các công việc tồn đọng khác cũng được giải quyết nhanh chóng.
>>> XEM THÊM: Biểu đồ nhân quả là gì? Nguyên nhân gốc rễ và quy trình áp dụng
2. Vai trò của biểu đồ Pareto đối với doanh nghiệp
Biểu đồ Pareto có thể mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm cả đội ngũ lãnh đạo, quản lý cấp cao đến đội ngũ nhân viên.
1- Đối với cấp lãnh đạo: Biểu đồ Pareto giúp nhà lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về các vấn đề trong tổ chức. Qua đó, người quản lý có thể đưa ra các quyết định chính xác hơn cũng như đề xuất được các chiến lược sử dụng nguồn lực hiệu quả.
2 - Đối với nhân viên: Biểu đồ Pareto giúp nhân viên sắp xếp vấn đề theo mức độ ưu tiên. Từ đó, nhân viên có thể xây dựng kế hoạch phù hợp để tập trung vào những yếu tố có tác động lớn hơn cũng như đạt được hiệu quả cao trong công việc.
3 - Đối với tổ chức: Biểu đồ Pareto giúp nhận diện các vấn đề cốt lõi và cần được ưu tiên xử lý. Thông qua kết quả phân tích, doanh nghiệp có thể kịp thời giải quyết các vấn đề, kìm hãm sức ảnh hưởng và ngăn chặn hiệu ứng domino. Nếu nhận diện được yếu tố phát triển tích cực, doanh nghiệp cần có kế hoạch tập trung nguồn lực để đưa doanh nghiệp phát triển bền vững hơn.
3. Khi nào nên ứng dụng biểu đồ Pareto?
Biểu đồ Pareto có vai trò quan trọng trong việc nhận diện nguyên nhân cốt yếu gây ra vấn đề trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng có thể áp dụng biểu đồ Pareto. Dưới đây là một số trường hợp doanh nghiệp có thể dùng Pareto để phân tích:
- Khi phân tích tần suất của các vấn đề hoặc nguyên nhân trong một quy trình.
- Khi doanh nghiệp có nhiều vấn đề nhưng muốn tập trung nguồn lực để giải quyết các vấn đề cốt lõi.
- Khi cần tìm hiểu và lý giải các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.
- Khi doanh nghiệp cần thực hiện phân tích các nguyên nhân chung thông qua việc xem xét các yếu tố cụ thể.
>>> ĐỌC NGAY: Biểu đồ phân tán là gì? Cách vẽ và phân tích Scatter diagram
4. Quy trình tạo biểu đồ Pareto bằng Excel đơn giản
Excel là một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực trong việc tạo biểu đồ Pareto. Vậy làm thế nào để tạo biểu đồ Pareto trong Excel. Cùng tìm hiểu các bước dưới đây nhé!
4.1 Bước 1: Xác định dữ liệu cần thu thập theo thời gian cụ thể
Để tạo biểu đồ Pareto trong Excel cần chuẩn bị dữ liệu theo thời gian cụ thể. Người quản lý có thể tạo một bảng tính và đưa các dữ liệu cần thiết vào.
4.2 Bước 2: Sắp xếp dữ liệu tăng dần và tính tỉ lệ % của từng yếu tố
Thực hiện thao tác Home ⇒ Sort & Filter ⇒ Sort largest to smallest để sắp xếp dữ liệu giảm dần về mặt giá trị.
4.3 Bước 3: Vẽ biểu đồ Pareto bằng Excel
Để tiến hành vẽ biểu đồ Pareto trong Excel, người thực hiện cần tính toán một số dữ liệu sau đây:
1 - Tính tỷ lệ phần trăm của mỗi yếu tố
Tạo cột thứ ba trong bảng tính để thực hiện tính toán tỷ lệ phần trăm của các yếu tố. Có thể lấy giá trị riêng lẻ của từng yếu tố rồi chia cho giá trị của tổng tất cả các yếu tố.
2 - Tính giá trị tích lũy
Tạo một cột thứ tư để tiến hành tính toán phần trăm tích lũy của từng yếu tố. Trong đó, yếu tố đầu tiên có tỷ lệ phần trăm tích lũy bằng với tỷ lệ phần trăm ở cột 3 đã tính. Các yếu tố sau đó, người thực hiện sử dụng công thức dưới đây:
Tỷ lệ phần trăm tích lũy của thành phần n = % tích lũy của thành phần n – 1 + % thành phần n
Sau khi đã hoàn thiện các bước nhập và tính toán, người thực hiện chọn vùng dữ liệu cần biểu diễn rồi thao tác lần lượt Insert ⇒ Insert Chart ⇒ Clustered Column ⇒ OK. Khi đã có được biểu đồ Pareto, người thực hiện có thể thực hiện các tùy chỉnh như tên trục, tiêu đề, màu sắc để phù hợp với nhu cầu.
4.4 Bước 4: Phân tích biểu đồ Pareto
Từ trục phía bên phải, người dùng sẽ kẻ một đường thẳng tại vị trí 80%, đi sang ngang. Từ điểm giao của biểu đồ và đường thẳng, vẽ một đường vuông góc với đường thẳng vừa kẻ và song song với trục %. Lúc này nhà quản trị của thể thấy rõ ràng bên trái đường vuông góc này là 80% các vấn đề đang cần tập trung giải quyết.
>>> KHÁM PHÁ THÊM: Quản trị sự thay đổi: Nguyên tắc, quy trình triển khai hiệu quả
5. Lưu ý khi áp dụng biểu đồ Pareto để ra quyết định
Mặc dù biểu đồ Pareto có thể mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích to lớn, tuy nhiên không phải lúc nào cũng cần sử dụng biểu đồ này vì có những vấn đề đơn giản có thể giải quyết ngay. Biểu đồ Pareto chỉ nên sử dụng khi tình trạng vấn đề phức tạp, lớn mà không tìm được nguyên nhân trọng yếu gây ra. Lúc này, Pareto sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện và khắc phục những nguyên nhân tạo ra ảnh hưởng lớn nhất.
Biểu đồ Pareto có vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp trong việc xác định nguyên nhân cốt yếu gây ra vấn đề, từ đó tập trung nguồn lực giải quyết triệt để. Mong rằng qua bài viết này quý doanh nghiệp đã có thêm các kiến thức bổ ích cũng như cách vẽ biểu đồ Pareto trong Excel. Quý doanh nghiệp cũng có thể tham khảo các phần mềm quản lý toàn diện như 1C:Company Management để hỗ trợ tốt hơn trong các nghiệp vụ liên quan đến vận hành và phát triển doanh nghiệp. Nếu còn bất kỳ thắc mắc gì, hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ.
>>> BÀI VIẾT LIÊN QUAN: