Quy Trình Số Hóa Tài Liệu Lưu trữ Chuẩn Thông Tư Số 05/2025/TT-BNV Cho Doanh Nghiệp
Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại doanh nghiệp bước sang giai đoạn mới khi Thông tư 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ được ban hành. Thông tư quy định toàn diện về nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số, thay đổi cách tiếp cận trong quản lý, bảo quản và khai thác tài liệu trong tổ chức.
Bài viết của 1C Việt Nam sẽ làm rõ quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo chuẩn Thông tư 05/2025/TT-BNV từ đó cung cấp cơ sở để doanh nghiệp triển khai đúng nghiệp vụ theo quy định hiện hành.
Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?
Số hóa tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển đổi chuyên sâu các hồ sơ, giấy tờ lưu trữ chính thức (như công văn nhà nước, quyết định hành chính, hồ sơ lưu chiểu) từ dạng vật lý sang dữ liệu số có cấu trúc, tuân thủ quy định pháp lý Việt Nam như Luật Lưu trữ 2025, có hiệu lực từ 1/7/2025.
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ dừng ở quét ảnh mà bao gồm thu thập và chuẩn hóa dữ liệu chủ (metadata), ký số điện tử và nghiệm thu để đảm bảo giá trị pháp lý, giúp cơ quan lưu trữ bảo quản lâu dài mà không làm hỏng bản gốc.
Mục đích chính của số hóa tài liệu lưu trữ bao gồm:
- Bảo vệ và kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc
- Tăng khả năng truy cập và tìm kiếm thông tin nhanh chóng
- Tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý
- Tạo nền tảng cho chuyển đổi số toàn diện trong doanh nghiệp
- Đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật về lưu trữ
Những điểm mới về số hóa tài liệu lưu trữ từ Thông tư 05/2025/TT-BNV
Thông tư số 05/2025/TT-BNV của Bộ Nội vụ ban hành ngày 14/5/2025, quy định về số hóa tài liệu lưu trữ và nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số, có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Đây là văn bản cụ thể hóa các quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và thay thế những nội dung không còn phù hợp trong Thông tư 02/2019/TT-BNV.
Thông tư được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, mở rộng ra khối đơn vị sự nghiệp công lập và các tổ chức và cá nhân có liên quan đến công tác số hóa tài liệu lưu trữ, bảo quản và khai thác tài liệu lưu trữ số.
So với Thông tư 02/2019/TT-BNV, Thông tư mới mang đến 7 thay đổi quan trọng:
| Nội dung | Thông tư 02/2019/TT-BNV | Thông tư 05/2025/TT-BNV |
|---|---|---|
| Phạm vi điều chỉnh | Chỉ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử. |
Mở rộng điều chỉnh toàn bộ nghiệp vụ lưu trữ tài liệu số và quy trình số hóa tài liệu, từ khảo sát, chuẩn bị, số hóa, kiểm tra, ký số, đóng gói, nghiệm thu đến tiêu hủy. |
| Chuẩn hóa định dạng số hóa | Chưa quy định cụ thể |
Bắt buộc dùng định dạng PDF/A, TIFF, MPEG-4, MP3... kèm thông số kỹ thuật rõ ràng khi số hóa tài liệu. |
| Ký số và xác thực | Không bắt buộc |
Ký số bắt buộc trên tài liệu lưu trữ, quy định định dạng trình bày và thông tin định danh, thời gian cụ thể. |
| Tiêu chuẩn lưu trữ dữ liệu | Chưa áp dụng mô hình OAIS |
Áp dụng cấu trúc dữ liệu theo mô hình OAIS chuẩn quốc tế (SIP/AIP/DIP) và quy định rõ các bước nghiệp vụ xuyên suốt vòng đời tài liệu số. |
| Bảo mật thông tin | Quy định chung |
Phân quyền hai lớp, yêu cầu sao lưu định kỳ, quy trình phục hồi sau sự cố. |
| Thu nộp tài liệu |
Chủ yếu thủ công (nộp tận nơi, gửi file, tải thủ công lên hệ thống) |
Hệ thống hóa quy trình thu nộp trực tuyến và ngoại tuyến, quản lý qua phần mềm. |
| Sử dụng tài liệu | Phục vụ nội bộ. Không có chỉ dẫn hay quy định rõ ràng. | Quy định rõ các hình thức tra cứu, đọc và nhận bản sao tài liệu lưu trữ số qua Hệ thống quản lý tài liệu số. |
Có thể nói, những thay đổi nêu trên cho thấy Thông tư 05/2025/TT-BNV đặt trọng tâm vào việc chuẩn hóa quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo cách tiếp cận xuyên suốt vòng đời tài liệu. Để triển khai đúng quy định và bảo đảm giá trị pháp lý, tổ chức cần hiểu rõ từng bước trong quy trình số hóa để đáp ứng các yêu cầu thực tiễn mới.
Quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông tư 05/2025/TT-BNV
Theo Điều 9 của Thông tư 05/2025/TT-BNV, quy trình số hóa tài liệu lưu trữ giấy được thực hiện qua 7 bước:
Bước 1: Khảo sát, đánh giá tổng thể và bàn giao tài liệu để số hóa
Doanh nghiệp cần khảo sát và thống kê toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy cần số hóa, xác định rõ phông lưu trữ, khối lượng dữ liệu, tình trạng vật lý và vị trí lưu trữ hiện tại của từng nhóm tài liệu.
Trên cơ sở đó, xây dựng và trình duyệt kế hoạch số hóa tài liệu lưu trữ, trong đó nêu rõ danh mục tài liệu, khối lượng thực hiện, hình thức số hóa và phương án trích xuất, chuẩn hóa dữ liệu chủ (metadata).
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, tài liệu được bàn giao từ kho lưu trữ sang khu vực số hóa theo quy trình kiểm đếm và lập biên bản giao nhận, bảo đảm an toàn và không làm thất lạc tài liệu.
Bước 2: Vệ sinh tài liệu lưu trữ
Vệ sinh sơ bộ tài liệu giấy cần lưu trữ bằng chổi lông phù hợp để quét nhằm loại bỏ bụi bẩn, tạp chất có thể ảnh hưởng đến chất lượng ảnh số hóa. Trong quá trình vệ sinh, không được làm xáo trộn trật tự sắp xếp hồ sơ theo cấu trúc lưu trữ ban đầu.
Đối với tài liệu bết dính, rách nát hoặc mờ chữ, cần tách riêng để xử lý nghiệp vụ trước khi số hóa tài liệu lưu trữ, giúp tránh gián đoạn và bảo đảm chất lượng đầu ra.
Bước 3: Chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu (nếu có)
Đây là bước đảm bảo dữ liệu đầu vào đồng nhất và tương thích với hệ thống. Doanh nghiệp cần xây dựng tài liệu hướng dẫn chuẩn hóa, trong đó định dạng tệp tin và metadata cần được chuẩn hóa theo quy định về số hóa tài liệu lưu trữ, bảo đảm tính đồng nhất và khả năng quản lý tập trung.
Trong trường hợp cần thiết, doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi mã ký tự và cấu trúc dữ liệu chủ theo chuẩn quy định để bảo đảm dữ liệu hiển thị chính xác và tương thích với hệ thống.
Bước 4: Số hóa tài liệu lưu trữ
Trước khi quét, tài liệu lưu trữ cần được bóc tách, làm phẳng và kiểm tra đối chiếu với danh mục hồ sơ, dữ liệu chủ hiện có (nếu có), bảo đảm 100% tài liệu trong phạm vi phê duyệt được số hóa đầy đủ và đúng thứ tự.
Tổ chức đưa tài liệu lưu trữ vào máy quét (scan), thiết bị chụp ảnh hoặc thiết bị phù hợp khác, thiết lập các thông số kỹ thuật đầu ra như định dạng tệp tin, độ phân giải, chế độ nén, thể thức trình bày, vị trí lưu trữ và quy tắc đặt tên tệp.
Một số tiêu chuẩn kỹ thuật và quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo thông tư 05/2025/TT-BNV doanh nghiệp cần lưu ý:
Ngoài ra, tên file được quy định đặt theo quy tắc: [MãHồSơ]_[SốThứTựTàiLiệuTrongHồSơ].[phầnmởrộng]
Ví dụ: tài liệu thứ 2 trong hồ sơ có mã HS01, được số hóa dưới dạng PDF, sẽ có tên tệp tin là: HS01_002.pdf
Sau khi số hóa tài liệu lưu trữ, 100% ảnh quét phải được kiểm tra và so sánh trực tiếp với tài liệu gốc. Trường hợp không đạt yêu cầu, phải điều chỉnh cấu hình và số hóa lại.
Đối với tài liệu lưu trữ chưa có dữ liệu chủ (metadata), tổ chức thực hiện tạo lập và kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa, sau đó kiểm tra lại mối liên kết.
Khi hoàn tất, tài liệu gốc được kiểm đếm, lập biên bản và vận chuyển về kho bảo quản, sắp xếp đúng vị trí ban đầu.
Bước 5: Kiểm tra chất lượng sản phẩm
Tổ chức xây dựng và phổ biến tài liệu hướng dẫn kiểm tra sản phẩm, trong đó nêu rõ các lỗi ảnh quét, lỗi biên mục và các sai lỗi phổ biến cần kiểm soát.
Việc kiểm tra được thực hiện theo hướng dẫn, lập báo cáo kết quả và sửa lỗi đầy đủ trước khi chuyển sang bước tiếp theo.
Bước 6: Ký số tài liệu lưu trữ số hóa
Tài liệu lưu trữ số hóa đạt yêu cầu được ký số bởi chủ thể có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc. Thông tin chữ ký số hiển thị ở góc trên, bên phải của tệp tin, bao gồm: tên cơ quan/cá nhân ký, thời gian ký (định dạng ISO 8601). Chữ ký số phải tuân thủ quy định của pháp luật về chữ ký số và giao dịch điện tử.
Bước 7: Đóng gói chuyển vào hệ thống và nghiệm thu
Tài liệu số hóa và dữ liệu chủ được đóng gói theo cấu trúc OAIS, bao gồm các gói SIP, AIP và DIP, trước khi chuyển vào Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số.
Tổ chức thực hiện sao lưu dự phòng tối thiểu hai bộ dữ liệu trên các thiết bị lưu trữ độc lập, tuân thủ yêu cầu về an ninh, an toàn và bảo mật thông tin.
Cuối cùng, sản phẩm số hóa được kiểm tra về số lượng, chất lượng và cấu trúc dữ liệu để nghiệm thu, bàn giao theo biên bản.
1C:Document Management - Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ theo Thông tư 05/2025/TT-BNV
Trong bối cảnh Thông tư 05/2025/TT-BNV đặt trọng tâm vào chuẩn hóa quy trình số hóa tài liệu lưu trữ, doanh nghiệp cần một hệ thống đủ năng lực kiểm soát chất lượng và bảo đảm tuân thủ lâu dài.
Giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ 1C:Document Management được triển khai như một hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp hợp nhất toàn bộ công tác hành chính văn phòng, thực hiện các bước trọng yếu trong quy trình số hóa tài liệu lưu trữ theo chuẩn Thông tư:
- Số hóa nhanh mọi định dạng văn bản: Tích hợp công nghệ OCR tự động nhận dạng và trích xuất thông tin, cho phép người dùng quét hoặc chụp đồng thời trực tiếp lên hệ thống, giảm thiểu lỗi thủ công trong quá trình số hóa tài liệu lưu trữ.
- Khai báo thông tin văn bản chi tiết: Khai báo theo tên, dạng văn bản, nội dung, hiệu lực, giá trị hợp đồng, vị trí hồ sơ gốc và liên kết dữ liệu chủ với từng hồ sơ theo đúng luồng xử lý nghiệp vụ.
- Ký số tiện lợi: Ký số trực tiếp từ Desktop, Mobile, iPad, bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số theo quy định về chữ ký số và giao dịch điện tử.
- Quản lý toàn vẹn vòng đời văn bản: Quản lý văn bản từ tạo lập, đăng ký, soạn thảo, chỉnh lý, phân quyền, luân chuyển, trình ký đến lưu trữ và tiêu hủy trực tiếp trên phần mềm, không cần chuyển đổi qua nhiều hệ thống.
- Log nhật ký chi tiết: Tự động lưu vết nội dung, thời gian và người chỉnh sửa, dễ dàng so sánh và truy vết thay đổi theo từng phiên bản, hỗ trợ kiểm toán và tuân thủ quy định.
- Mở rộng không giới hạn: Hệ thống hỗ trợ mở rộng không giới hạn khối lượng dữ liệu, số lượng người dùng và quy trình, đáp ứng nhu cầu tăng trưởng của doanh nghiệp trong dài hạn.
Kết luận
Thông tư 05/2025/TT-BNV không chỉ là yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là cơ hội để doanh nghiệp nâng cấp hệ thống quản lý văn bản tài liệu, tăng hiệu quả vận hành và tạo nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số. Với quy trình số hóa tài liệu lưu trữ 7 bước rõ ràng và các yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn thông tin, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về công nghệ, nhân lực và kế hoạch triển khai.
Với kinh nghiệm triển khai thành công tại nhiều doanh nghiệp đa chi nhánh trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại, xây dựng và tài chính, 1C Việt Nam cam kết đồng hành cùng doanh nghiệp từ khảo sát, chuẩn hóa, đào tạo đến hỗ trợ vận hành lâu dài.
👉 Liên hệ 1C Việt Nam để tìm hiểu Phần mềm quản lý văn bản 1C:Document Management giúp doanh nghiệp số hóa tài liệu đúng quy định, hiệu quả và bền vững ngay hôm nay.