Việc đầu tư một hệ thống ERP thường đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm hiểu và đánh giá kỹ nhiều yếu tố khác nhau. Đây không chỉ là một quyết định công nghệ, mà còn là một quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến cách thức doanh nghiệp vận hành trong dài hạn.

Khi lựa chọn hệ thống ERP, doanh nghiệp thường cần cân nhắc nhiều yếu tố như:

• Cấu trúc công nghệ thông tin của doanh nghiệp
• Khả năng đáp ứng nghiệp vụ của phần mềm
• Khả năng triển khai của nhà cung cấp
• Tổng chi phí sở hữu hệ thống
• Khả năng mở rộng trong tương lai

Trong bài viết này, Mr. Trần Quốc Hùng (Chuyên gia cao cấp tư vấn triển khai giải pháp ERP, 1C Việt Nam) sẽ phân tích khả năng đáp ứng nghiệp vụ của hệ thống ERP, một yếu tố quan trọng khi lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu vận hành của doanh nghiệp.

1. TIÊU CHÍ 1: Mô hình hoạt động kinh doanh cốt lõi của doanh nghiệp

Trong phần lớn các trường hợp, việc xác định chính xác mô hình vận hành của doanh nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến nhu cầu nghiệp vụ và các chức năng cốt lõi của hệ thống ERP. Đồng thời, yếu tố này cũng liên quan mật thiết đến khả năng mở rộng trong tương lai cũng như kiến trúc hạ tầng công nghệ thông tin cần thiết để đáp ứng sự phát triển đó.

Các mô hình hoạt động kinh doanh có thể rất khác nhau giữa các doanh nghiệp, ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất hàng loạt hay sản xuất theo đơn đặt hàng/dự án.
• Doanh nghiệp sản xuất rời rạc (nội thất, cơ khí) hay sản xuất liên tục (thực phẩm, dược phẩm).
• Doanh nghiệp phân phối thương mại hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) hay phân phối các thiết bị điện máy.
• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ định kỳ hay dịch vụ theo dự án.
• Doanh nghiệp bán lẻ truyền thống hay thương mại điện tử.
• Doanh nghiệp hoạt động đa ngành hay hoạt động tập trung vào một lĩnh vực cụ thể.

Không có hệ thống ERP nào phù hợp hoàn toàn với mọi mô hình kinh doanh. Mỗi lĩnh vực hoạt động sẽ dẫn đến những yêu cầu nghiệp vụ khác nhau đối với hệ thống quản trị. Dưới đây là một số yêu cầu về hệ thống ERP trong một vài lĩnh vực cụ thể:

a. Lĩnh vực sản xuất nội thất hoặc cơ khí

Các doanh nghiệp sản xuất rời rạc như nội thất hoặc cơ khí thường có nhiều linh kiện và bán thành phẩm đơn chiếc. Do đó hệ thống ERP cần đáp ứng được các yêu cầu như:

• Quản lý BOM nhiều cấp.
• Quản lý nhiều biến thể sản phẩm và biến thể sản xuất.
• Sắp xếp và điều phối các lệnh sản xuất, lệnh công đoạn.
• Kiểm soát việc thực thi sản xuất tại hiện trường.

Sơ đồ BOM nhiều cấp, một yêu cầu bắt buộc đối với hệ thống ERP dành cho các doanh nghiệp sản xuất rời rạc

Những khả năng này giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác cấu trúc sản phẩm và quá trình sản xuất, giảm sai sót trong tính toán nguyên vật liệu, đồng thời tối ưu việc lập kế hoạch và điều phối sản xuất khi doanh nghiệp phải quản lý nhiều cấu hình sản phẩm khác nhau. Đây cũng là một trong những yêu cầu phổ biến khi các doanh nghiệp sản xuất rời rạc đánh giá mức độ phù hợp của một hệ thống ERP.

b. Lĩnh vực sản xuất thực phẩm và dược phẩm

Đối với các doanh nghiệp sản xuất thực phẩm hoặc dược phẩm, hoạt động sản xuất thường diễn ra theo dây chuyền. Vì vậy hệ thống ERP cần hỗ trợ các chức năng như:

• Sản xuất theo lot/batch.
• BOM dạng công thức (recipe) với các thành phần nguyên liệu.
• Quản lý năng lực sản xuất.
• Khả năng truy xuất nguồn gốc sản phẩm.
• Quản lý kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu.
• Quản lý chất lượng (QC).

Hệ thống ERP cho lĩnh vực sản xuất thực phẩm hoặc dược phẩm cần hỗ trợ chức năng BOM có xác định thành phần công thức (recipe) 

Những khả năng này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ quy trình sản xuất theo lô/batch, đảm bảo tính nhất quán của công thức sản phẩm, đồng thời hỗ trợ truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu và thành phẩm trong toàn bộ chuỗi sản xuất. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các ngành yêu cầu cao về tiêu chuẩn chất lượng và tuân thủ quy định như thực phẩm và dược phẩm.

c. Lĩnh vực nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng

Đối với các doanh nghiệp nhập khẩu và phân phối hàng tiêu dùng nhanh, các yêu cầu chính thường tập trung vào:

• Quản lý nhiều đối tác và nhà phân phối.
• Quản lý nhiều điều kiện bán hàng và điều kiện thanh toán.
• Thiết lập các chương trình khuyến mãi linh hoạt.
• Lập kế hoạch cung ứng và kế hoạch bán hàng theo nhiều kịch bản.

Những khả năng này giúp doanh nghiệp quản lý linh hoạt các chính sách bán hàng và chương trình khuyến mãi, đồng thời hỗ trợ lập kế hoạch cung ứng và phân phối hàng hóa theo nhiều kịch bản khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn với biến động của thị trường và nhu cầu tiêu thụ.

2. TIÊU CHÍ 2: Quy trình vận hành của doanh nghiệp

Một điều cần hiểu rõ là triển khai hệ thống ERP không có nghĩa là phần mềm phải đáp ứng 100% quy trình hiện tại của doanh nghiệp.

Trên thực tế, chuyên gia Trần Quốc Hùng cho biết cách thức vận hành của doanh nghiệp thường sẽ thay đổi sau khi triển khai ERP, bởi hệ thống giúp chuẩn hóa và tối ưu nhiều quy trình.

Ví dụ:

• Với quy trình mua hàng, thay vì quy trình truyền thống (Đề xuất → Duyệt → Mua hàng), doanh nghiệp có thể chuyển sang: Tính toán nhu cầu → Lập kế hoạch cung ứng → Mua hàng chủ động.
• Với quy trình bán hàng, thay vì phải duyệt nhiều cấp cho tất cả đơn hàng, hệ thống ERP có thể cho phép thiết lập các điều kiện bán hàng tiêu chuẩn, chỉ yêu cầu phê duyệt khi có sự khác biệt so với điều kiện đã thiết lập.
• Với quy trình sản xuất, nhiều doanh nghiệp chuyển từ mô hình sản xuất để lưu kho sang mô hình sản xuất theo nhu cầu nhằm giảm tồn kho và tối ưu nguồn lực.

Minh họa tính năng xác định nhu cầu và khả năng đáp ứng sản xuất của hệ thống ERP

Tối ưu quy trình vận hành thường mang lại hiệu quả đáng kể nhưng khó đo lường ngay lập tức. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp khi lựa chọn hệ thống ERP thường chưa đánh giá đúng tầm quan trọng của yếu tố này.

Một hệ thống ERP hiệu quả cần giúp doanh nghiệp cải tiến quy trình vận hành, thay vì chỉ số hóa những thói quen làm việc cũ.

3. TIÊU CHÍ 3: Quy tắc nghiệp vụ và yêu cầu nghiệp vụ

Trong nhiều dự án triển khai hệ thống ERP, các phòng ban thường chỉ đưa ra các yêu cầu nghiệp vụ (business requirements) cơ bản mà chưa xác định rõ các quy tắc nghiệp vụ (business rules). Tuy nhiên, chính các quy tắc nghiệp vụ này thường là nguyên nhân gây ra các phát sinh trong quá trình triển khai.

Trong giai đoạn khảo sát, nếu nhà cung cấp không khai thác đầy đủ hoặc doanh nghiệp chưa hệ thống hóa thành các quy định rõ ràng, thì trong quá trình triển khai, mỗi phòng ban có thể đưa ra các quy tắc khác nhau, gây khó khăn cho dự án ERP. 

Ví dụ về sự khác nhau giữa YÊU CẦU NGHIỆP VỤ và QUY TẮC NGHIỆP VỤ::

- Yêu cầu nghiệp vụ: Có thể thiết lập chương trình khuyến mãi theo điều kiện giao hàng.

- Quy tắc nghiệp vụ: Với cự ly giao hàng dưới 20 km, chiết khấu 5%. Với cự ly giao hàng trên 20 km, chiết khấu 3%.

Việc xác định rõ các quy tắc nghiệp vụ và mức độ ưu tiên triển khai giúp doanh nghiệp:

- Cấu hình hệ thống ERP chính xác hơn.

- Hạn chế phát sinh trong quá trình triển khai.

- Kiểm soát phạm vi dự án hiệu quả.

4. Kết luận

Việc lựa chọn một hệ thống ERP phù hợp với doanh nghiệp cần được đánh giá dựa trên nhiều yếu tố, thay vì chỉ dựa vào thương hiệu phần mềm, chi phí đầu tư hay các buổi trình diễn hệ thống. Do đó, doanh nghiệp cần xem xét kỹ:

- Mô hình hoạt động kinh doanh.

- Quy trình vận hành.

- Các quy tắc và yêu cầu nghiệp vụ.

Chỉ khi hiểu rõ những yếu tố này, doanh nghiệp mới có thể lựa chọn được hệ thống ERP phù hợp với hoạt động và định hướng phát triển trong tương lai.

Doanh nghiệp đang có nhu cầu triển khai hệ thống ERP, liên hệ với 1C Việt Nam để được tư vấn hệ thống 1C:ERP. Được xây dựng theo chuẩn vận hành của ISO, IATF, với các nghiệp vụ sâu trên nền tảng ổn định, các doanh nghiệp đã hoặc muốn chuẩn hóa, tối ưu vận hành, các doanh nghiệp vendor của các ngành công nghiệp sẽ tìm được giải pháp phù hợp với vận hành của mình mà không phải tùy chỉnh quá nhiều.

Với 1C:ERP, doanh nghiệp có sẵn nghiệp vụ sâu trên nền tảng ổn định, bên cạnh khả năng tùy chỉnh giải pháp mạnh mẽ. Cùng hỗ trợ trực tiếp từ hãng 1-1 tại thị trường Việt Nam. Trao đổi trực tiếp với các chuyên gia giàu kinh nghiệm của chúng tôi TẠI ĐÂY.