Hướng dẫn lập Báo cáo Tài chính (Phần 1)

Bộ báo cáo này giúp chủ doanh nghiệp đánh giá được tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong khoảng thời gian tiêu chuẩn. Từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra kịp thời những biện pháp để khắc phục những vấn đề tồn đọng trong kinh doanh.

Chúng tôi đã tổng hợp lại bộ kiến thức hướng dẫn lập Báo cáo tài chính cho doanh nghiệp một cách chi tiết nhất, hy vọng quý khách hàng có thể tìm kiếm được lời giải cho những khó khăn nghiệp vụ trong bài viết này.

1/ Bước 1: Kiểm tra tính hợp lý của các Tài khoản

• Kiểm tra sổ nhật ký chung: Tổng phát sinh bên nợ và bên có tại thời điểm 31/12 phải bằng nhau, nếu không bằng nhau nghĩa là có một hoặc nhiều bút toán đã nhập chỉ nhập bên nợ hoặc bên có. Bạn phải kiểm tra lại và nhập đủ số liệu vào sổ NKC. Sau khi khi đã nhập đúng, đủ dữ liệu các bạn thực hiện chuyển số liệu theo từng TK sang sổ cái và bảng cân đối tài khoản.
• Kiểm tra bảng cân đối TK: Khi bạn đã lên bảng CĐTK xong thì kiểm tra tính cân đối của nó: Hai cột số dư Nợ và số dư Có đầu kỳ có tổng giá trị phải bằng nhau, tiếp đến là hai cột tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có phải bằng nhau và bằng tổng phát sinh bên N và bên C của sổ NKC. đồng thời đảm bảo các TK từ đầu 5-9 đã được kết chuyển hết và không có số dư. Hai cột cuối cùng cũng giống như hai cột đầu tiên, tổng giá trị dư N bằng dư C và từ đầu 5-9 không có số dư ở hai cột này.
  
• Sau khi kiểm tra các bước trên chúng ta tiếp tục kiểm tra các tài khoản có trên bảng CĐTK để đảm bảo các TK có số dư đúng tính chất của nó.
  

           + Ví dụ:

TK 1111 ko được phép âm, chỉ có số dư bên nợ và số dương.

Các TK đầu 1 và 2 đều có số dư nợ ( trừ một số TK như 214, các tài khoản dự phòng, cũng có trường hợp 131 dư có ở TK chi tiết)

Các tài khoản đầu 3 và 4 đều có số dư có ( cũng có một số dư nợ tùy theo từng trường hợp cụ thể)

• Tiếp theo kiểm tra tính hợp lý của TK, hầu hết các TK đều phát sinh cả hai bên Có và Nợ, khi nhìn trên bảng CĐKT nếu có tk nào đó chỉ có phát sinh một bên Nợ hoặc 1 bên Có thì cần xem xét lại.

           + Ví dụ:

TK 152 chỉ có phát sinh nợ mà ko có ps bên có nghĩa là xuất dùng nguyên vật liệu nhưng ko hạch toán vào chi phí.

Hoặc TK 242 nhìn trên bảng CĐTK có PS bên nợ mà ko có phát sinh bên có nghĩa là chi phí chưa được phân bổ vào các TK liên quan. 

Hoặc TK 133 chỉ có ps bên Nợ nghĩa là chưa hạch toán bút toán khấu trừ thuế.

Hoặc TK 331 nếu chỉ phát sinh bên Có mà ko có PS bên Nợ, nghĩa là trong năm chúng ta có thanh toán cho nhà cung cấp nhưng không hạch toán.

Hoặc TK 338, nếu chỉ có PS bên Có nghĩa là chúng ta chưa nộp bảo hiểm hoặc nộp rồi nhưng quên chưa hạch toán. Cứ như vậy kiểm tra hết các TK.

• Sau đó kiểm tra sự thống nhất của số liệu

+ Ví dụ 1:Kiểm tra tk 133 và 3331

Cuối tháng, quý các bạn đối chiếu tổng số phát sinh TK 133 với số thuế trên bảng kê mua vào, trên tờ khai, TK 3331 với bảng kê bán ra, các số liệu trên tờ khai và trên TK bằng nhau thì khả năng bỏ quên, sót hóa đơn là thấp. Trường hợp không bằng nhau thì có thể kê sót hóa đơn, kê hai lần hoặc hạch toán hai lần trên sổ sách, hoặc ko hạch toán, hoặc hạch toán VAT vào giá trị hàng hóa, dịch vụ. phải kiểm tra lại.

Sau khi đã khớp số liệu thì các bạn nộp tờ khai. Hạch toán bút toán khấu trừ vào cuối tháng, quý.

Trường hợp số dư nợ TK 133> số dư có TK 3331; nghĩa là số thuế đầu vào lớn hơn đầu ra N3331/C133 = “số dư có tk 3331”, sau khi lập bút toán khấu trừ thì số dư TK 133 phải bằng chỉ tiêu 43 trên tờ khai ( số thuế còn được khấu trừ chuyển sang kỳ sau).  Lưu ý: Trường hợp này ko tính đến việc cty có số thuế đề nghị hoàn thuế.
Trường hợp TK 133< tk 3331: Số thuế đầu ra lớn hơn đầu vào--- phải nộp thuế. Cũng hạch toán như trên: N3331/C133= “số dư nợ tk 133” ; sau khi lập bút toán này thì số dư bên nợ TK 133=0 và cũng bằng chỉ tiêu 43 trên tờ khai và số dư bên có của TK 3331 phải bằng chỉ tiêu 40 trên tờ khai ( số thuế VAT phải nộp trong kỳ) Sau khi nộp tờ khai bạn phải đi nộp thuế, sau khi nộp thuế thì bạn căn cứ chứng từ ( giấy nộp tiền vào NSNN) ghi: N3331/C111,112. Sau khi hạch toán bút toán này thì số dư tk 3331 cũng sẽ=0.

+ Ví dụ 2:Tổng phát sinh bên có TK 511, 515 ( nếu có mua bán chứng khoán) và 711 ( nếu có thanh lý TS) phải bằng tổng doanh số bán ra trên các tờ khai của năm làm BCTC. Như vậy các TK có tính thống nhất với các báo cáo, thống nhất với các biểu bảng đã lập.

2/ Bước 2: Kiểm soát chứng từ

Khâu này quan trọng nhất vì các chứng từ đều phải hợp lý và hợp lệ, mình sẽ nói cụ thể việc kiểm soát chứng từ và những chứng từ cụ thể cần có cho một số TK trọng yếu.

     + Ví dụ: Tk 155 và 156

Số lượng bán ra = số đầu kỳ + nhập trong kỳ- dư cuối kỳ.

Chỉ tiêu dư cuối kỳ trên sổ sách còn nhiều nhưng thực tế không còn, hoặc còn nhưng thấp hơn nhiều so với sổ kế toán,  như vậy rõ ràng là số lượng bán ra đã ko xuất hóa đơn mặc dù số TK 511 vẫn bằng các tờ khai, nghĩa là chỉ kê khai hàng đã bán có xuất hóa đơn.

Kiểm soát chứng từ: Khi kiểm soát chứng từ thì hãy làm lần lượt các TK cũng giống như khi kiểm tra tính chất của TK. Khi kiểm soát chứng từ cũng có nghĩa là đồng thời xem xét các chi phí hợp lý và không hợp lý theo các quy định hiện hành liên quan đến DN của các bạn. Ở cty mình thì những chi phí  ko hợp lý để riêng khi  làm quyết toán Thuế  thì ko đưa các chi phí đó vào quyết toán TNDN,  trước khi xác định thời điểm chuẩn bị làm BCTC nên đọc các TT hướng dẫn lien quan đến DN của mình, đặc biệt là tìm hiểu xem có được miễn giảm thuế TNDN, TNCN  hoặc ngành nghề đặc thù được miễn giảm.

Mình chỉ nêu một số việc kiểm soát chứng  từ của một số TK chủ yếu để các bạn tham khảo.

+ Ví dụ: TK 111Tài khoản này phát sinh nhiều, đòi hỏi bạn kiểm soát thường xuyên đến  khi làm BCTC sẽ đỡ phải kiểm soát lại

Đối với phiếu chi: Hầu hết là chi cho hoạt động của DN nên tất cả các phiếu chi đều có chứng từ kèm theo như hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, các chứng từ do cty lập ra như giấy đề nghị tạm ứng, đề nghị thanh toán tạm ứng, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền ăn ca, bảng thanh toán phụ cấp,bảng thanh toán làm thêm giờ….tất cả được kẹp sau từng phiếu chi tương ứng với từng nội dung ( một số bạn thì kẹp hóa đơn sau tờ khai, mình ko làm vậy), tất cả các chứng từ tối thiểu phải có chữ ký người lập và giám đốc, đóng dấu. Với bảng thanh toán các khoản cho NLĐ  thì phải có đủ chữ ký người nhận. Nếu  ko có chứng từ chứng minh khoản chi phí đó thì phiếu chi bị loại và đương nhiên là bị loại chi phí. Do vậy khi kiểm soát chứng từ chi các bạn luôn đối chiếu với các khoản được trừ tại TT 96

Đối với phiếu thu: Tương tự như trên, cũng cần có các chứng từ là căn cứ nộp tiền vào quỹ như giấy lĩnh mặt tại NH về nhập quỹ, biên bản góp vốn, thu hoàn ứng, thu khác….

Cuối năm : Tại thời điểm 24h ngày 31/12 lập bảng kiểm kê quỹ  đúng theo quy định.

(Còn tiếp...)

Xem tiếp phần 2 tại đây

Nguồn: Sưu tầm