3 bước tối ưu hiệu quả ứng dụng Văn phòng số cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp

Với quy mô doanh nghiệp càng lớn, quy trình doanh nghiệp ngày càng trở nên phức tạp khi mở rộng và phát triển, chi phí dành cho việc in ấn, lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu giấy truyền thống cũng mỗi lúc một lớn dần theo khối lượng văn bản tăng cao. Việc quản lý văn bản khi doanh nghiệp mở rộng càng khó khăn hơn khi doanh nghiệp vận hành theo các phương thức truyền thống. Một báo cáo gần đây đã ghi nhận, ước tính khoảng 38 đến 41% chi phí in ấn của mỗi doanh nghiệp là không được ghi nhận chính thức, dẫn tới những khoản thất thoát mà không rõ nguyên do. Vì vậy, việc giảm khối lượng giấy tờ thủ công chính là một trong các bước đầu của chiến lược tối ưu chi phí mà doanh nghiệp nên cân nhắc.

Thông thường, những doanh nghiệp càng lâu đời thì các quy trình phụ trợ càng cố thủ và lỗi thời, đồng nghĩa với việc quy trình một khi đã đi vào vận hành thường được giữ nguyên. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng chọn cách giữ nguyên quy trình làm việc cũ, với quan điểm rằng việc điều chỉnh lại quy trình đang hoạt động sẽ tốn quá nhiều thời gian và nguồn lực. 

Các công ty lớn hơn hay tiên phong áp dụng sớm nhất công nghệ và quy trình đổi mới vì nhiều lợi ích lâu dài, đáng kể như tiết kiệm chi phí vận hành cho mọi quy mô phát triển của công ty, hỗ trợ quản lý hiệu quả và nhanh chóng, chính xác hơn cho việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Những công nghệ quản trị ngày càng phổ biến như Văn phòng số, giờ đây không chỉ là công cụ dành riêng cho giới doanh nghiệp “nhà giàu”, mà liên tục được cải tiến để hỗ trợ cả các doanh nghiệp có ngân sách còn hạn hẹp.

Một số hạn chế chung trong các tác vụ văn phòng thủ công truyền thống xuất phát từ quy trình làm việc dựa trên giấy tờ thiếu hiệu quả quản lý, lỗi thời và kém sát sao với chiến lược ngân sách doanh nghiệp đã đề ra.

Lấy ví dụ một quy trình mua hàng theo cách thức thủ công truyền thống. Khi nhân viên thu mua nhận thấy nguồn cung trong kho sắp hết liền thực hiện bước đặt hàng và giao hàng kèm theo hóa đơn gửi qua email. Sau đó, người nhân viên này in hóa đơn, mang hóa đơn giấy đến bộ phận kế toán và đặt nó lên bàn để xử lý thủ công. Sau khi được xử lý, hóa đơn giấy sẽ bị vứt đi hoặc được cất trong tủ đựng hồ sơ – tốn kém chi phí ước tính khoảng 20 USD cho việc lưu trữ mỗi hồ sơ và lên tới 120 USD khi nhân sự sau này phải mất thêm thời gian tìm lại tài liệu theo cách thủ công.

Một quy trình công việc cơ bản theo cách thức truyền thống như vậy khá rườm rà và có khả năng xảy ra sai sót lớn nếu hóa đơn giấy bị thất lạc. Doanh nghiệp khi đó cũng có nhiều khả năng phải chịu phí thanh toán chậm, đồng thời bỏ lỡ nhiều cơ hội tối ưu ngân sách khác. Khi doanh nghiệp đánh giá và xem xét lại hàng loạt những quy trình nội bộ dưới góc nhìn hiệu quả bền vững, những lợi ích tích cực của việc ứng dụng công nghệ sẽ mỗi lúc càng “lộ rõ”. 

Với doanh nghiệp, công nghệ Văn phòng số có thể đem lại hiệu quả quản trị vượt trội qua những lợi ích sau đây:

 

5 lợi ích cho doanh nghiệp từ việc ứng dụng Văn phòng số

1. Sự linh hoạt trong kinh doanh

Công nghệ hiện đại ngày càng được nâng cấp và cải tiến với mục tiêu cuối cùng để khiến cho hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn, thống nhất và dễ sử dụng dành cho tất cả đối tượng dù cách thức vận hành của doanh nghiệp có thay đổi. Với những công nghệ quản trị vận hành như Văn phòng số, doanh nghiệp có thể tự động hóa những quy trình đã được chuẩn hóa, giúp tăng tốc quá trình vận hành và nâng cao hiệu suất chung. Ngoài ra, cùng trong quá trình vận hành, lãnh đạo doanh nghiệp cũng có thể theo dõi sát sao và nhận biết ngay khâu nào đang là “nút thắt” quy trình nhờ sự hỗ trợ của công nghệ. Từ đó, nguồn lực và tài nguyên của doanh nghiệp sẽ được phân bổ đồng đều, hiệu quả, giúp “giải phóng” tài nguyên nhằm tập trung vào những dự án sinh lời chủ chốt.

2. An ninh cho doanh nghiệp

Ứng dụng các biện pháp công nghệ bảo mật tối tân hiện nay, doanh nghiệp có thể củng cố “hàng rào” bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty, hạn chế và kiểm soát chặt chẽ nguy cơ bị “tin tặc” tấn công hay bị đối thủ “chơi xấu”. Đặc biệt, trong thời đại dữ liệu còn “quý hơn vàng”, doanh nghiệp cần luôn đề cao phòng thủ, chuẩn bị sẵn sàng cho mình một “bộ giáp” công nghệ để ứng phó với bất kì biến động nào.

3. Thu hút khách hàng

Người tiêu dùng luôn thấy thích thú và tin tưởng thương hiệu hơn khi thấy những công nghệ mới nhất được ra mắt hay đưa vào ứng dụng. Do đó, việc đầu tư vào công nghệ hiện đại giúp doanh nghiệp thể hiện cho khách hàng thấy sự đột phá, thú vị trong hình ảnh thương hiệu cũng như sự cam kết phát triển bền vững, đảm bảo quyền lợi khách hàng trong hoạt động kinh doanh.

4. Đóng góp cho sự phát triển xanh của môi trường

Các ứng dụng quản lý tài liệu - như Văn phòng số, sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu việc sử dụng các vật liệu văn phòng phẩm bằng giấy và nhựa. Môi trường làm việc số trực tuyến cũng sẽ giảm lượng khí carbon do các phương tiện di chuyển tạo ra. Một môi trường, xã hội phát triển xanh, sạch, ổn định và bền vững chính là tiền đề cho sự thịnh vượng lâu dài của doanh nghiệp.

5. Tăng năng suất và động lực cho nhân viên

Với các công cụ tự động hóa, nhân sự trở nên chủ động hơn, có thể sắp xếp lịch trình và phân bổ nhiệm vụ của chính mình tốt hơn trong ngày. Phương pháp này cũng đã được chứng minh sẽ giúp nhân sự hoàn thành công việc hiệu quả và đúng thời hạn hơn so với các cách thức làm việc và quản lý thủ công.

 

Tất nhiên, không phải khi doanh nghiệp cứ áp dụng công cụ “bừa bãi” vào quy trình sẽ đều nghiễm nhiên dẫn tới hiệu quả quản trị và tăng trưởng. Do vậy, để đảm bảo việc ứng dụng Văn phòng số vào vận hành trở nên thật sự thành công và đem lại cho doanh nghiệp những lợi ích lớn lao kể trên, nhà lãnh đạo cần chú ý tới những “bí kíp” sau:

5 bước tối ưu hiệu quả ứng dụng Văn phòng số cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp

1. Đảm bảo trải nghiệm khách hàng thân thiện và tích cực

Nhằm duy trì chất lượng chăm sóc khách hàng tích cực, nhân sự cần truy cập vào mọi tài liệu và dữ liệu cũ thật nhanh chóng tại bất kì thời điểm nào, trong mọi tình huống, dù làm việc từ xa hay tại văn phòng. Điều này sẽ đảm bảo khách hàng luôn có được trải nghiệm được phục vụ liền mạch, chu đáo, từ đó mang lại ấn tượng tốt đẹp về thương hiệu. Những giải pháp Văn phòng số cung cấp khả năng tùy chỉnh linh hoạt, hệ thống hóa thông tin tập trung và xuyên suốt sẽ là công cụ “đắc lực” giúp doanh nghiệp “ghi điểm” trong mắt khách hàng.

2. Cung cấp kênh liên lạc thống nhất

Mỗi ngày, mỗi người trong số chúng ta đều nhận được hàng ngàn tin nhắn và thông báo từ vô số các ứng dụng khác nhau. Điều này vô hình trung khiến chúng ta mất tập trung hơn, chểnh mảng hơn trong công việc, dễ xảy ra các sai sót, nhầm lẫn hay thiếu sót khi làm việc. Để giải quyết vấn đề này, một kênh liên lạc tập trung, thống nhất giữa tất cả phòng ban và nhân sự sẽ giúp nội bộ doanh nghiệp nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin, thống nhất luồng xử lý công việc, gia tăng hiệu suất làm việc chung của cả công ty.

Những công cụ như giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management sẽ giúp đội ngũ doanh nghiệp trao đổi, quản lý công việc tập trung chỉ trên một màn hình duy nhất. Đồng thời, phần mềm cho phép nhân sự truy cập vào mọi tài liệu từ tất cả thời điểm ngay trên màn hình làm việc, đảm bảo tính thống nhất và chính xác cho dữ liệu được xử lý.

3. Khám phá công nghệ mới

Thị trường công nghệ số ngày nay cung cấp tới các doanh nghiệp hàng loạt công cụ thông minh, đáp ứng nhu cầu xử lý hầu hết mọi khía cạnh của doanh nghiệp: quản lý nội dung, kế toán, thiết kế, tiếp thị, v.v. Doanh nghiệp cần xác định những quy trình nào nên được tự động hóa để đem lại hiệu quả tối ưu, đồng thời trang bị kĩ năng số cùng tư duy chuyển đổi số bài bản cho đội ngũ nhân sự, khi đó việc ứng dụng công nghệ vào vận hành sẽ giúp gia tăng hiệu suất và tăng trưởng đáng kể.

Giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management hỗ trợ nhà lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá chính xác quy trình thủ công cần được “cải tổ”, cùng lúc tự động hóa vận hành quy trình chuẩn, khiến công việc của toàn bộ công ty trở nên nhẹ nhàng, nhanh chóng hơn mà lại đạt hiệu quả vượt trội hơn.

Để cân nhắc chính xác nhất công cụ nào thật sự hiệu quả, doanh nghiệp nên lựa chọn những phần mềm có cung cấp thời gian dùng thử để đánh giá được sức ảnh hưởng thực tế lên kết quả vận hành. Liên hệ 1C Việt Nam ngay hôm nay để dùng thử miễn phí giải pháp Văn phòng số 1C:Document Management, và cùng khai phá tiềm năng nội lực doanh nghiệp!